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kintone活用事例を業種・業務別にご紹介!業務改善事例10選

目次

kintoneを活用して業務改善を進めたい!とお考えの企業様が気になるのが、「実際に導入してどんな効果があるのか」「使いにくくはないのか」「ほかの会社はどんなkintoneアプリを作成し、どのように活用しているのか」ということ。

そこで今回は、これまでコムデックラボでご紹介した活用事例を業種別・業務別でご紹介

実際にkintoneを導入した事例から、業務改善のヒントや便利な使い方がきっと見つかるはず!
kintone導入前の企業様も、すでに利用いただいている企業様も必見です!

この記事を読んでわかること
  • 業種ごとのkintone活用事例(サービス業、建築業、介護業、製造業、士業)
  • 業務ごとのkintone活用事例(スケジュール管理、案件管理、顧客管理、予実管理、勤怠管理)
こんな人に向いている記事です
  • まだkintoneを使っておらず、何ができるのか、導入するとどんな効果があるのか知りたい人
  • kintoneでどんなふうに業務改善できるのか知りたい
  • すでにkintoneを使っていて、同業他社の事例を参考にしたい

業種別kintone活用事例:サービス業 株式会社赤福さまの事例

誰もが知る伊勢名物の「赤福餅」。
その株式会社赤福さまも、毎月1日に発売される「朔日餅」の予約受付管理や百貨店イートイン店舗のオーダー管理にkintoneキントーンを活用しておられます!

年間200時間の削減|株式会社赤福さまkintone朔日餅予約管理アプリ活用インタビュー

年間数万件の紙の予約票を取りまとめ、さらに予約品の引き渡しの時のために伝票を一枚一枚並び替えていたという株式会社赤福さま。

kintoneを導入することで予約数は自動で集計されるようになり、予約データも検索できるようになりました。
kintone導入による業務時間削減効果はなんと200時間!

今はその時間をお店の運営やお客様応対に使えるようになったとのことです。

予約システムが確立したことでキャンセル削減にもつながり、さらに蓄積されたデータから従業員一人当たりの処理能力を分析して人員配置に活かすなど、効率化に留まらない活用をしていらしゃいます。

老舗さんの挑戦!kintone導入が救ったイートイン店舗オーダー管理業務

「赤福餅」だけでなく、季節限定の商品も楽しめることから多くのお客様が来店される百貨店のイートイン店舗。

kintone導入前までは従業員さんがオーダーを記憶して厨房に口頭で伝え記憶を頼りにお客様のお席まで商品を提供していました。

そこにkintoneを導入し、朔日餅の予約管理と同じようにタブレット端末でオーダーを受け付け、番号レシートを発行できる仕組みに。

厨房側のタブレットには自動で注文データが反映される他、注文はお客様にお渡しした番号レシートで照合できるようになりました。

kintone画面のカスタマイズを行うことにより、従業員さんが直感的に利用できるオーダー画面を実現した他、各商品の販売数も自動で集計されるため、蓄積したデータを発注や店舗運営に活用することが期待されます。

業種別kintone活用事例:建築業 株式会社中美建設さまの事例

データ入力作業を効率化してモチベーションを上げよう。kintoneによる働き方改革事例

建築業の場合、お客様に関連する情報が紙やエクセル建築関連の専門ツールに散逸しており、変更があった時にはすべてのツールに対して修正を行う必要がある……ということも珍しくありません。

「同じ内容を複数ツールにまたがって何度も入力しなければいけない」という状況を改善するため、株式会社中美建設さまはkintoneを活用した顧客管理をスタート。

様々なツールに散逸していた顧客情報を一元化し、kintoneさえみれば仕事に必要な情報が集まっている環境を実現しました。

お客様からのお問い合わせにも担当者不在でもきめ細やかな対応が可能となり、業務効率が向上した結果年間の建築棟数や成約率もアップしました。


全社員のスケジュール管理をグループウェアからkintoneへ移行

グループウェアで従業員のスケジュール管理を行っていた株式会社中美建設さま。

「スケジュール管理しかできない」ツールから脱却し、案件や日報の情報とスケジュールを紐づけできるkintoneにお引越し!

カレンダーPlusというプラグインを活用することで、グループウェアの使い心地を踏襲しつつ、より便利なスケジュール管理方法を確立しました。

さらに、登録された予定からワンクリックで日報も作成されるため、「予定」と「日報(実績)」を二重入力する必要もなくなり効率化!

お客様とのお打ち合わせで使うことの多い打ち合わせ室を予約できる仕組みもスケジュールアプリに組み込み、株式会社中美建設さまの業務に合ったスケジュール管理を実現できました。

脱工事台帳!kintoneで原価管理

顧客管理や案件管理、仕入れ管理をkintone化した株式会社中美建設さま。

データ連携により同じ情報を何度も入力する必要はなくなりましたが、具体的な予算額、実行金額といった情報は紙の工事台帳や会計ソフト、エクセルで管理をしていました。

現場ごとや案件の種別ごとの集計を行うのにも時間がかかり、見積金額と発注金額の差額や、発注金額と実際の支払金額の差額、見積金額と支払金額の差額といった、予実の差から何故その金額になったのかを分析するためのデータを収集するのにも一苦労です。

そこで、原価管理もkintone化!
元々管理していた仕入れの情報以外に収入や請求の情報も一元で管理できる状態を実現し、「一つのページで一つの工事のお金に関する情報が一括で確認」形に整えました。

契約時の予算と実際に支払った金額の差がどれくらいになったのか?といった情報はリアルタイムに集計されるため、何故予算との乖離が大きくなったのか?といった分析にすぐに活用できます。

また、原価の情報を常に従業員が見られるkintoneで管理することで、従業員一人一人が原価に対する意識を持つきっかけにもなりました。

アンケートの回答転記や集計の作業をスリム化したい!kintoneでアンケート管理業務の効率アップに成功

BtoCの企業様であれば、お客様にアンケートを取る機会も多いかと思います。

建築業の株式会社中美建設さまの場合、展示場にお越しいただいたお客様には必ずアンケートを実施し、よりお客様のご要望に寄り添ったご提案につなげています。

これまでは他社のアンケートシステムを使ってエクセルに転記していましたが、集計や個人情報の管理には不向きということでkintoneに移行!

ただデータを移し替えるだけではなく、アンケートそのものをkintone上で回答できるようにしました。

アクセス制限を設けたkintoneのゲストアカウントを活用し、お客様に直接kintoneに回答を入力してもらうためもちろん集計は自動転記もいりません

条件分岐処理プラグインを活用することで「回答内容に応じて次の質問を変更する」こともできます。

アンケート結果をグラフで見える化し、これまで以上のスピードでお客様のご意見を社内の意思決定に反映できるようになりました。

業種別kintone活用事例:介護業 合同会社パークヒルズさまの事例

紙やエクセルでの情報入力からクラウドへ!kintoneで緊急時の情報チェックも可能に

紙を中心として利用者様の情報を記録していた合同会社パークヒルズさま

介護事業は記録すべき情報がたくさんあり、日々の介護について紙からエクセルに転記するだけでも一苦労です。
利用者様ごとに紙の資料をファイリングすることで情報を管理してきましたが、そちらに時間を取られてしまい、本来の業務時間が圧迫されてしまう……そんな状況を打破するために導入したのがkintoneでした。

直接kintoneに情報を入力することで転記の手間を無くし、さらにその情報のリアルタイム共有を実現
自分が担当していない利用者様の情報も、検索すればすぐにわかるようになりました。

kintone×じぶんページでご家族さまにスムーズな情報共有と大きな安心感を!

情報の一元管理に成功し、全ての利用者様の情報をkintone上で確認できるようになった合同会社パークヒルズさま。

コロナ禍による面会制限で利用者様とそのご家族が会える機会が減ったからこそ、より利用者様の様子をご家族にお伝えしたい……しかし、電話やメールではまた業務を圧迫してしまうかもしれない……そこで、合同会社パークヒルズさまが取り組まれたのは「kintoneに記録された利用者様の情報をご家族が見られるようにすること」

じぶんページというプラグインを活用することで、ご家族の方は自分が見たいときにログインすれば家族の様子を知ることができます。kintoneに入力すればすぐにご家族の方が見るページに反映されるため、電話やメールよりもさらにリアルタイム性の高い利用者様の情報をお届けできるようになりました。

 

 

業種別kintone活用事例:製造業 有限会社上村工作所さまの事例

kintoneで製造業の工程管理を実現!対面開発初回打ち合わせの様子を大公開します!

社員全員の作業が密接に関係し、連携して製品を作り上げていく製造業においては、受注案件の納期管理や納期に合わせた作業計画の管理が重要になります。

それまで作業工程表を紙で配布していた有限会社上村工作所さまでは、作業に必要な図面番号もすべて手で入力しており、気を付けていても稀に入力ミスがあり製造工程の手戻りが発生してしまうこともありました。

アナログな仕事の管理を脱却し、このような手戻りを無くすために導入したkintoneでまず作ったのは「機種管理アプリ」
有限会社上村工作所さまで製造する100以上の製品をマスタ化し、製品名と対応する図面番号を記録していきました。

これにより、「間違った図面で製造が進んでいく」ことがなくなり、作業工程を組む際も毎回調べる必要がなくなったのです。

作業工程を組むアプリでは、これまでは毎回目視で確認していた作業進捗のステータスを管理できる項目を作成し、カレンダーPlusを入れることでエクセルよりもさらに見やすい工程表を実現。

「仕事の中心をまずアナログからkintoneに置き換え、入力・共有の手間やリスクを無くす」ことに注力し、納期や製品情報の他、作業に必要な情報の取得を自動化、さらに工程の見える化を行いました。

業種別kintone活用事例:士業 社会保険労務士法人とうかいさまの事例

士業でkintone活用!タスク作成の自動化、見える化で作業時間大幅短縮

「今週処理が必要なタスクがどれくらいあるのか把握したい」「抜け・漏れが無いように処理したい」これはすべての企業様の望みでしょう。

元々kintoneを導入されていた社会保険労務士法人とうかいさまはkintone上でのデータ集計等を自動化できるプラグイン「krewData」を活用してタスク量を見える化しました!

士業が顧問先から請け負う業務には、入社や育児休暇のような都度発生するものと、給与計算や36協定届のような定期的に発生するものがあります。

顧問先によって発生時期が異なるタスクも顧客管理から情報を参照することで自動作成されるようになり、「今あるタスク量」「タスクの進捗」が一目でわかるようになりました。

士業でkintone活用!顧問先ごとに異なる手続きを自動作成、仕事の抜け漏れゼロへ!

定期発生するタスクを自動化した社会保険労務士法人とうかいさま。

次に着手したのは、入社や育児休暇、労災等、顧問先からの依頼によって不定期に発生するタスクです。

これらのタスクは、依頼された一つの手続きに対して数年先まで複数のタスクが発生することも珍しくありません。

タスクを人の記憶だけで管理するのは限界があり、タスクリストを作ろうにもその時点で必要なタスクが漏れていては意味がない……そこで、不定期発生のタスクはjavascriptによるカスタマイズで「手続きを依頼されたタイミングでボタンを押したら、数年先のタスクまですべて一括で登録される」ボタンを作りました。

士業でkintone活用!日報から作業工数・単価を自動集計

「仕事の見える化」に成功した社会保険労務士法人とうかいさまが次に取り組まれたのは「仕事の効率の見える化」
元々kintoneで日報を作成し、工数の記録は取られていた社会保険労務士法人とうかいさまですが、実際の顧問料と比較して採算が取れているのか?という部分はCSV出力したデータを手動で3時間かけて計算し算出していました。

そこで、定期タスク作成の時にも活用したkrewDataで日報に記録された顧問先ごとの工数と、請求用のアプリに記録された顧問先ごとの売上を自動集計し、顧問先ごとの時間当たり月別採算を一瞬で確認できるようになりました。

kViewerで情報共有!「ダッシュボードビュー」で顧問先の労務管理プラットフォーム構築

顧問先から依頼された手続きの進捗状況がkintone上で見える化され、「保険証いつ届きますか」「離職票まだですか」そんな問い合わせにすぐに回答できるようになった社会保険労務士法人とうかいさま。

しかし、ちょっと待ってください。

そもそも問い合わせが来ること自体が非効率の要因なのでは?それなら、問い合わせをしなくても手続きの状況を見られるようにすればいい!ということで導入されたのがkViewer

kViewerを使えば、kintoneに登録された進捗状況を顧問先企業へ共有できます

社会保険労務士法人とうかいさまの顧問先にとっての「社会保険手続きポータル」のように作りこむことで、業務効率化を図れるだけでなく、状況の見える化で安心感も提供でき、顧問先にとって自社の価値工場にもつながりました。

業務別kintone活用事例:スケジュール管理 株式会社カワチョーさまの事例

脱ホワイトボード!スケジュールのデジタル化で月20時間のコスト削減

従業員のスケジュール管理、どうやって行っていますか?紙の予定表?ホワイトボード?Googleカレンダーやその他予定共有アプリ、グループウェアでしょうか?

ビジネス用のスケジュール共有ツールは世の中に数あれど、仕事の案件と紐づけて、詳細な内容まで構造的に保持できるツールはそう多くはありません。

kintoneはスケジュール管理専用のツールではありませんが、カレンダーPlusというプラグインを活用することで「いつでも、どこでも」「全従業員の最新の予定」がわかる仕組みを実現できます。

そんなkintoneを導入され、スケジュール管理をデジタル化された運送業の株式会社カワチョーさま

今では、毎日1時間かけて書き換えていたというホワイトボードの代わりに、大型モニターを二台並べて全従業員の予定を表示しています。

 

業務別kintone活用事例:案件管理 なかむら建設株式会社さまの事例

お問合せが大幅アップ!案件管理のkintoneを使用したら、対応漏れの心配は不要!

紙やエクセルで案件管理を行っていると、各案件の進捗状況や請求状況を把握するだけでも一苦労。

例えば、見積を出した後返事がないお客様や、逆にこちらからの見積もりを出せていないお客様、工事が終わったのに請求していないお客様等……急に案件数が増えた場合はなおさら対応や請求の抜け・漏れが発生しやすくなります。

災害に伴う案件数の増加に対応するためkintoneを導入した建設業のなかむら建設株式会社さまでは、最初はいきなりのデジタル化に抵抗もありました。

kintoneで管理を行うことのメリットを伝え、各個人が使いやすい一覧設定を行うことで不満を解消することで徐々に移行。

「kintoneを見れば今動いている案件がどれくらいあって、見積提出等アクションを起こさないといけないお客様がそのうちどれだけか」を一目で把握できるようになりました。

業務別kintone活用事例:顧客管理 アイリス南郊株式会社さまの事例

kintoneを活用し日報や介護記録をクラウド化させたことで業務時間が2時間短縮!

介護事業における顧客管理、つまり入居者様の管理には、お名前や住所、緊急連絡先といった基本情報の他に、日々の介護の記録を積み重ねていく必要があります。
介護記録には必要な項目が定められており、適切な介護サービスを提供するためには一つとして取りこぼすことはできません。

複数の介護施設を運営されるアイリス南郊株式会社さまでは、これまでは紙で管理していた介護記録をkintone化!
介護サービスを提供しながら、その場でタブレットを使って記録をしていける環境を確立しました。

入力項目を工夫し、現場の方が入力しやすい環境を整えた結果、毎日3時間かけて作成していた介護記録が1/3の時間で終わるようになりました。
従業員さんの仕事の時間の使い方に対する意識も変わり、時間当たりの生産性も向上したそうです。

業務別kintone活用事例:予実管理 株式会社アイフク・テックさまの事例

【kintone活用事例】工事原価を見える化し、予実管理もスムーズに!

どこの企業にとっても「もっと効率的に取り組みたいが、必要な情報がバラバラに管理されていて手書き・エクセルから脱するのは難しい……」とお伺いする原価管理。

見積は販売管理システム、実際にかかった工数は日報、材料費は届いたFAXから経理が確認……等々、確かに原価管理で必要になる数字情報は各ツールでバラバラに管理されており、それらを集約するのは至難の業に思えます。

kintoneを活用されている電気工事業の株式会社アイフク・テックさまでは、日報はkintoneに直接入力してもらう仕組みに変え、材料費もkintoneに入力し、見積情報が登録された販売管理システムとkintoneを連携させることで自動で必要な情報がkintoneに集約できる環境をつくりました。

必要な情報さえそろっていれば、kintone上で予算と実績の差を計算することができます。

kintoneにより、各案件ごとの予実を簡単に振り返れるようになったのです。

業務別kintone活用事例:勤怠管理 株式会社クレーンメンテ広島さまの事例

kintoneで勤怠管理!「社内外どこからでもボタンを押すだけのタイムカード」を実現

「うちの勤怠は簡単だし、どうせkintoneを使っているのなら勤怠管理もkintoneでやりたい!」

ボタンを押して出勤・退勤。これだけできればいいけれど、どうやったらいいかはいまいちわからない……確かに、kintoneの標準機能では「ボタンを押した時刻を記録」はちょっと難しいのです。

そこで、業務用クレーンメンテナンス業を営む株式会社クレーンメンテ広島さまでは、javascriptによるカスタマイズを行い「画面を開く→ボタンを押す」だけで打刻ができるタイムカードアプリを実現。

これだけで、社外からも打刻ができて、なおかつ通常の労働時間はもちろん、割増となる時間帯や残業時間も自動で集計される勤怠管理の仕組みが出来上がりました。

kintoneを活用して業務改善!活用事例には便利な使い方のヒントがたくさん

業種別・業務別にkintoneの活用事例を10社ご紹介しました。御社で活用できる事例があったでしょうか?

コムデックラボでは、今回ご紹介した以外にも様々な業種・業務にkintoneを導入し、活用している事例をご紹介しています。

その中から是非「うちもこんな風にkintoneを使ってみたい!」という事例を見つけていただき、まずは真似をするところから始めてみてはいかがでしょうか?

この記事を書いた人

生田智之

『DXの第一想起者』

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 kintoneをはじめとする、各社に合ったクラウドサービスの提案から導入、伴奏まで一貫したサービスを得意としています。 また、youtubeではkintoneのノウハウを大公開する「俺たちkintone芸人」として活動しています。 「DX化したいけど具体的なイメージができない」「こうなりたい!はあるけど手段がわからない」…等の想いをお持ちの企業様、是非一度ご相談ください!

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 kintoneをはじめとする、各社に合ったクラウドサービスの提案から導入、伴奏まで一貫したサービスを得意としています。 また、youtubeではkintoneのノウハウを大公開する「俺たちkintone芸人」として活動しています。 「DX化したいけど具体的なイメージができない」「こうなりたい!はあるけど手段がわからない」…等の想いをお持ちの企業様、是非一度ご相談ください!

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