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アンケートの回答転記や集計の作業をスリム化したい!kintoneでアンケート管理業務の効率アップに成功|建設業株式会社中美建設さまの導入事例

お客様から集めたアンケートの回答をどのように集計・管理されていますか?

貴重な情報源である一方、回答のデータ化や管理のために作業が発生しがちであるお客様アンケート。

今回は、kintoneの活用で、アンケートの回答を転記したり集計したりする作業を大幅に削減し、アンケート管理業務の効率を大きくアップさせた株式会社中美建設さまの導入事例をご覧ください。

大切だけれど時間がかかる!アンケートのデータ化・管理業務

株式会社中美建設(なかよしけんせつ)さまは、「感動の家創り」をコンセプトに掲げ、新築の注文住宅を中心に手がける三重県伊勢市の建設業者さまです。

引き渡し後のアフターケアだけではなく、先々のメンテナンスコストまでを意識して家づくりをされており、お客様からの満足度も高く、ご紹介や口コミによるお客様が年々増加しているそうです。

そんな株式会社中美建設さまでは、よりお客様のご要望に寄り添ったご提案に繋げるため、相談会や住宅見学会に参加されたお客様にアンケートを取っています。
他社さんのサービス内にあるアンケートシステムを利用し、お名前や連絡先といった基本情報はもちろんのこと、株式会社中美建設さまを知ったきっかけなどを回答していただきます。

アンケートシステム内では結果の集計や個人情報の管理が行えないため、お客様の回答データのうちお名前や連絡先等はkintone(キントーン)の顧客情報へ転記し、それ以外のご意見等はエクセルに転記して集計・管理を行ってました。

kintone・エクセルへの転記作業は社員さんが1件ずつ、手作業で実施します。

  • アンケート結果を確認するためには、アンケートシステムのページにログインしなくてはいけない
  • アンケートシステムでは集計・管理ができないため、手作業での転記が必要
相談会や住宅見学会へご参加いただく方が増えていく中で、これらの手間が潜むアンケートの回答転記や集計の作業をもっと効率よくできないか、と考えられたのです。

「転記」ではなく「直接」kintoneに入力してもらおう

アンケートの回答は大切な情報である一方、集計・管理といった間接業務ではなく、もっとお客様へのフォローや家づくりに時間を使いたい…との思いがありました。

そこで株式会社中美建設さまが検討されたのが、kintoneによるアンケート管理

アンケートシステムからkintoneに転記をするのではなく、直接お客様にkintoneへ入力してもらえば、先ほど挙げたような手間は無くなります。

株式会社中美建設さまではこれまでに、 スケジュール管理をkintoneに移行してグループウェアを卒業する等、kintoneを積極的に活用した成功事例がありました。

▼全社員のスケジュール管理をグループウェアからkintoneへ移行|建設業株式会社中美建設さまの事例 

こうして、社内ですでに活用されているkintoneを使って、アンケート管理業務効率化にトライしてみよう、という動きがスタートしました。

お客様が答えやすいよう、カスタマイズしたアンケートアプリが完成!

アンケート管理のためのkintoneアプリ作成は、すでにリリースされているアンケートアプリをベースとしてスタート。

kintoneには、営業から顧客サービス、人事など多岐にわたる部署や業務で活用できるアプリがはじめからたくさん用意されています。

基本となるkintoneのアンケートアプリに、株式会社中美建設さまの要望に合わせて、調整を加えます。

今回は、多くのアンケートにあるように「お客様が答えやすいように、回答内容に応じて質問内容の表示・非表示がコントロールできるようにしたい」というご要望に応えるべく、条件分岐処理プラグインを活用。

お客様の回答内容に合わせて、表示される質問が変わるように設定しました。

条件分岐処理プラグインの詳しい活用方法はこちら!

▼ 入力効率大幅アップ!kintone条件分岐処理プラグインの使い方徹底解説! 

外部ユーザーは「ゲストアカウント」で運用!アクセス権限をしっかり設定

アンケートに回答いただく仕組みにも一工夫。

kintone上にアンケートがある都合上、回答いただくのにどうしてもログインしていただく必要があります。
しかし、株式会社中美建設さまで以前から使用しているkintoneアカウントを使ってお客様がアンケートに回答すると、お客様の操作によっては社内情報へ移動できてしまうのです。

そこで、お客様がアンケートに回答するための専用アカウントを作成し、そのアカウントはアンケートの回答のみが行えるよう閲覧権限を設定しました。
これにより、閲覧されたくない情報にアクセスされる恐れもなく、安心してご利用いただくことができます。

アンケートの回答転記作業がゼロに!集計は自動で完了!

こうして、株式会社中美建設さまのご要望に沿ったkintoneアンケートアプリが完成しました。
相談会や住宅見学会に参加していただいたお客様には、kintoneのアンケートアプリへ直接回答していただきます。
お客様が回答した内容は自動的に集約されるため、これまで行っていたアンケートの回答内容をkintoneやエクセルへ転記してデータ化する作業がゼロになりました。

お客様が入力した情報そのままのため、転記ミスも発生しません

また、アンケートの回答集計作業もぐっとスリムに。

kintoneのアンケートアプリではグラフ化が自動でおこなわれるほか、集計条件を設定するのも数クリックでOK
その時に確認したい集計結果がすぐに出力されます。

唯一気になる点は、kintoneのアンケートアプリをそのままお客様にお見せするため、独自性やデザイン性にやや欠けるということ。
しかし、アンケートの回答転記や集計に関する効率の良さや使い勝手を考えると、kintoneのアンケートアプリを使う方がお客様のためになる、と株式会社中美建設さまはおっしゃっておられます。

お客様のため、そして家づくりのためにもっと時間を取っていきたい!

kintoneの活用により、アンケートの回答転記やデータ化、集計作業の効率を大きくアップさせた株式会社中美建設さま。

これまでのkintoneによる顧客情報一元化に続き、アンケート管理業務の効率化、スリム化が達成されました。kintoneでは、アプリ間のデータ連携も簡単におこなえるため、アンケートの回答と契約が進んだ際の案件の情報との紐づけなどもスムーズになります。

株式会社中美建設さまは、リアルタイムで見える化されるデータをもとに、これまで以上にお客様のご意見を社内の意思決定に反映させていきたいとのことです。

この記事を書いた人

佐田薫士

『kintoneスペシャリスト』

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 主にkintoneのカスタマイズを得意とし、サイボウズ認定資格である「kintone Associate」「kintone Customization Specialist」「kintone AppDesignSpecialist」を取得しています。 kintoneは他ツール(RPAや販売管理システム等)との連携も得意としていますので、皆様の業務の手助けになりそうな事例を見つけ、是非ご相談ください! youtube「俺たちkintone芸人」で検索!

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 主にkintoneのカスタマイズを得意とし、サイボウズ認定資格である「kintone Associate」「kintone Customization Specialist」「kintone AppDesignSpecialist」を取得しています。 kintoneは他ツール(RPAや販売管理システム等)との連携も得意としていますので、皆様の業務の手助けになりそうな事例を見つけ、是非ご相談ください! youtube「俺たちkintone芸人」で検索!

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