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kintoneで工数管理!日報から作業工数を自動集計|社会保険労務士法人とうかいさまのアプリ開発事例

自社の社員がどんな仕事にどれくらい時間を使っているのか、その報酬設定で採算は取れているのかを図ることは、工数を管理し、人時生産性を考えていく上で非常に重要な指標となります。

今回は、日報管理からkrewDataを使って従業員ごと、顧問先ごとの工数を自動集計し、さらに担当件数や標準工数まで見える化した作業工数管理の事例をご紹介します。

手続きタスクの作成を自動化、 次は工数管理で「仕事の効率と採算」の見える化へ

過去二回コムデックラボにご登場いただいている社会保険労務士法人とうかいさま
kintone(キントーン)とkrewData(クルーデータ)を活用して定期的に発生するタスクの作成を自動化し、さらにkintoneにカスタマイズを加えることで顧問先ごとに異なる不定期発生手続きをワンクリックでタスク化しました。

▼社労士でkintone活用!タスク作成の自動化、見える化で作業時間大幅短縮
▼社労士でkintone活用!顧問先ごとに異なる手続きを自動作成、仕事の抜け漏れゼロへ!

 

処理すべきタスクが全て自動で作成され、「どのタイミングでどんな処理をどれくらいしなくてはならないか」が見える化された社会保険労務士法人とうかいさまでは、次なるステップとして「タスク処理の効率と収益性」をkintoneに登録された日報から測ることができないかと考えました。

「本当に採算は取れているのか?」日報からの工数管理に月3時間

社会保険労務士法人とうかいさまでは、元々kintoneで日報管理をしていらっしゃいました。
社会保険労務士の業務は、顧問先企業との契約に基づいて、定期的に発生する給与計算のような業務不定期に発生する社会保険手続きを代行するものが主となります。
そのため、「誰が、どれくらいの時間をかけてどの顧問先に対してどんな業務を行っていたのか」を一つずつ記録する形となっており、自分自身の一日の日報はカレンダー形式で確認できる他、別のアプリで集約して日報提出を行うことができます。

その日に複数顧問先に対しての業務を行った場合には、それぞれレコードを作成する形をとっています

これまでは、これらの日報を毎月エクセルで吐き出し、顧問先毎に手動で工数を算出していました。
最終的には全ての従業員の顧問先別工数を合計し、顧問先ごとの売上集計表と照らし合わせて顧問先ごとの一時間当たり採算を集計…これらの作業に合計3時間程度かかっていたとのことです。

工数管理で作業効率・収益を見える化、さらなる効率化に繋げたい

顧問先別に時間当たり採算や作業工数を算出するメリットは大きく二つあります。

ひとつは、時間当たり採算からさらなる効率化や適正価格への変更を検討できるという点です。
例えば、1時間当たり採算が低い場合には、まず社内の業務効率化で解決できないか、業務量が現在の価格に対して適性なのかどうか等を検討することができます。

ふたつめのメリットは、会社として、基準となる仕事の工数を検討する材料になるという基準作業工数管理の観点です。
同じ作業でも、従業員によって処理スピードが異なります。
「この作業であれば、これくらいの工数で完了させる」という基準を設け、そこへ向けて会社の仕事の水準を引き上げていきたい、そのためにはまず自社の仕事のものさしを決める必要があります。

現状の作業工数から適性値を検討するためにも、まずはデータの蓄積が不可欠と言えるでしょう。

この集計をkintoneで自動的に行い、工数管理の集計結果のデータを蓄積していくことでより社内業務を効率化、あるいは適正な価格へと近づけていきたい…社会保険労務士法人とうかいさまにはそんな想いがありました。

 自動集計ツールkrewDataで工数も顧客別売上も自動集計

顧問先ごと・作業種別ごとの工数の情報は日報管理アプリに 、顧問先ごとの請求額(顧問料等)の情報は顧客管理アプリにあります。
このように、複数アプリにまたがっている情報を利用したい場合には アプリ間のデータを自由に集計できるツール 、krewDataを活用!

日報から「誰が」「いつ」「どの顧問先の作業に」「どれだけの工数をかけていたか」を抽出し、顧客管理から抽出した請求情報と結合させます。

顧客ごとにその月の工数が合計され、さらにその内訳として従業員ごとの工数も一つのレコード内にまとめられているので、あとは請求額を工数で割れば時間当たりの採算が算出できます。

この1レコードにまとめられた情報をさらに集計し、顧客ごとの時間当たり採算を月ごと一覧にしたクロス集計表や、時間当たり採算のプラン別月平均、顧客別の担当者ごとの工数一覧等、社会保険労務士法人とうかいさまが検討したい切り口に合わせて自在に集計。

krewDataであれば定期的にこれらの処理を実行できるため、手動で3時間かけて集計する時間が削減されました。

顧客ごとの時間当たりの単価

時間当たりの単価のプラン別平均

顧客別の担当者ごとの工数一覧

 作業工数だけじゃない……担当者ごとの担当顧問先件数や標準工数も集計!業務負荷を見える化し業務配分検討に

顧問先ごとの工数と時間当たり採算、従業員ごとの実工数を自動算出できるようになった社会保険労務士法人とうかいさま。

合わせて、業務の担当件数や、従業員ごとの月単位の標準工数(その月にどれくらいの作業が必要か)も見える化したいというご要望がありました。

社会保険労務士法人とうかいさまが見える化したいと考えられた数値は以下の通りです。

  • 担当者ごとに、給与計算メイン担当、給与計算チェック担当がそれぞれ何件あるのか
  • 標準工数を集計し、担当者ごとに毎月何時間給与計算業務の時間を確保する必要があるか
  • 担当している給与計算人数のうち、社会保険加入人数、社会保険未加入人数

これらもkrewDataを活用し、顧客管理アプリに登録された担当者情報、標準工数情報を集計することで各数値を表形式で見える化しました。


可視化したこれらの情報により、誰にどれだけ業務負荷がかかっているのかを把握し、新しい仕事は誰に振ったらいいのかを具体的な数値をもって検討することができます。

それに加えて、これらの情報が蓄積していけば給与計算人数と工数の相関等を分析してより生産性の高い働き方を実現できるかもしれません。

日報から工数管理を自動化し人時生産性の向上へ

今回は社労士の事例をお伝えしましたが、同じように日々の工数データをkintoneに入力していけば、製造業や建築業でも工数管理が可能になります。

エクセルで管理している時には集計するだけで手いっぱいだった情報も、kintone上にデータがあれば、krewDataのようなツールを活用してデータとデータをつなぎ合わせることで自動的に集計、その後の分析に時間をかけることができます。

人時生産性を自動で算出することに成功した社会保険労務士法人とうかいさまでは、今後kintoneを活用してセミナーの申し込み等の受付も実施したいとのことでした!

この記事を書いた人

佐田薫士

『kintoneスペシャリスト』

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 主にkintoneのカスタマイズを得意とし、サイボウズ認定資格である「kintone Associate」「kintone Customization Specialist」「kintone AppDesignSpecialist」を取得しています。 kintoneは他ツール(RPAや販売管理システム等)との連携も得意としていますので、皆様の業務の手助けになりそうな事例を見つけ、是非ご相談ください! youtube「俺たちkintone芸人」で検索!

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 主にkintoneのカスタマイズを得意とし、サイボウズ認定資格である「kintone Associate」「kintone Customization Specialist」「kintone AppDesignSpecialist」を取得しています。 kintoneは他ツール(RPAや販売管理システム等)との連携も得意としていますので、皆様の業務の手助けになりそうな事例を見つけ、是非ご相談ください! youtube「俺たちkintone芸人」で検索!

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