kintone(キントーン)×じぶんページでご家族さまにスムーズな情報共有と大きな安心感を!|介護業 合同会社パークヒルズさま

介護施設をご利用されている入居者さまの様子をご家族へ伝えるには、対面や電話、連絡ノート、メールなどが使われることが多く、情報共有が大切である一方、こまめに情報を伝えようとするとお互いに時間を取られてしまうことが問題視されています。

今回は、kintone(キントーン)と「じぶんページ」の連携活用により、スムーズでリアルタイム性の高い情報共有を実現した、介護業の企業さまの導入事例をご紹介します!

面会制限と業務増大により、利用者さまのご家族さまへの情報共有が困難に…

2011年に設立された介護業の合同会社パークヒルズさま(http://parkhills-aloha.com/)では、デイサービスやサービス付き高齢者向け住宅、訪問介護事業所を運営しながら、地域の高齢者向け福祉に貢献してこられました。
運営されている施設では「食」にこだわり、地産地消や化学調味料無添加の家庭的な食事を提供。

さらに、季節を感じられる献立だけではなく、器や彩りも大切にして、利用されている方々がお食事で笑顔になれるよう取り組んでおられます。

そんな合同会社パークヒルズさまでは、2020年からいまだ感染拡大が続く新型コロナウイルスの影響により、他の多くの介護施設と同じように面会制限をせざるを得なくなりました。

以前は実際に施設までお越しいただくことに加え、職員から入居者さまの最近の様子を電話などでお伝えしていましたが、そもそも面会にお越しいただけない状況になったことで、入居者さまのご家族さまも不安に思うことが多いはず。

だからこそ入居者さまの情報をこまめにお伝えし、安心していただきたい。

そんな想いがあったものの、日々の業務もある中、約40名の入居者さまのご家族さまにこまめに連絡を取り、細かく情報共有することは困難な状況でした。

介護記録はkintone(キントーン)化済、ご家族さまに安心を届けたい…!

元々、電話によるご連絡はリアルタイム性が乏しくなるため、ご家族さまへの情報共有方法を改善したいという想いがあった合同会社パークヒルズさま。

情報共有が不足していけば、入居者さまのご家族は不安を抱かれます。

コロナ禍の今は、これまで以上に入居者さまの様子や状況が心配なはず。

入居者さまのリアルタイム情報をご家族さまへスムーズに共有する方法はないかと模索したときに、以前kintone(キントーン)化した介護記録を利用できないかと考えられました。

介護の現場には必ずある「介護記録」。

合同会社パークヒルズさまでは、入居者さまにもっと手厚いサービスを提供したいという想いから介護記録等の入居者さまに紐づく重要な情報をkintone(キントーン)化し、紙による情報管理を脱却されています。

▼紙やエクセルでの情報入力からクラウドへ!kintone(キントーン)で緊急時の情報チェックも可能に|介護業合同会社パークヒルズさまの事例

他の介護施設さまでも、実際にkintone(キントーン)に集約された入居者さまの情報を活用してご家族の方に情報提供を行っている事例もあり、この「じぶんページ」を活用することで情報共有の課題解決を目指していくことになりました。

▼kintone(キントーン)×じぶんページ=一元管理で信頼構築がスムーズに!介護事業アイリス南郊株式会社さまの事例【その5】

kintone(キントーン)×「じぶんページ」の連携や導入手順はシンプル!

「じぶんページ」の大きな特徴のひとつは、kintone(キントーン)に入力されたデータの中でなにをピックアップするかをあらかじめ設定しておけば、マイページが自動で作成されていく点です。

アカウントと紐づいた個人のデータだけを見ることができるので、入居者さまの状況をそれぞれのご家族にお伝えする必要がある介護事業にはうってつけのツールとなっています。

さらに、「じぶんページ」ではkintone(キントーン)の複数のアプリからのデータひとつのページ内に集約できること、さらには、コメント機能を使うことで電話やメールに頼らないコミュニケーションをとることも可能です。

職員さんが日々の業務でおこなう介護記録がkintone(キントーン)へ登録され、そのデータからご家族さまへお伝えしたい内容が「じぶんページ」へ自動的に反映されます。

ご家族さまは都合のよいときにマイページへログインすれば最新の情報が閲覧できるため、電話の時間の都合が合わずなかなか連絡が取れない…という心配もありません。
合同会社パークヒルズさまの情報共有用「じぶんページ」導入までの手順は下記のようなものでした。
  1. ご家族さまのメールアドレスを入手し、リスト化
  2. 「じぶんページ」にkintone(キントーン)の介護記録からどの情報をのせるか検討し、実装
  3. ご家族さまごとにアカウントを作成
  4. ご家族さまへの使い方の説明

合同会社パークヒルズさまでは、もともと入居者さまの情報がkintone(キントーン)に集約されていることもあり、「じぶんページ」での情報共有を実現するまではこの4ステップで完結!

情報を一元化しておくメリットは、社内だけではなく社外にも大きく影響することがわかりました。

ご家族さまが見るじぶんページの画面の一部

介護業「じぶんページ」導入のポイント…載せる情報を絞り、利用者さまの「今」がスムーズに伝わる情報共有を実現!

大きな問題を抱えることなく進めていけた、kintone(キントーン)の介護記録と「じぶんページ」の連携。
合同会社パークヒルズさまでの「じぶんページ」導入の際に、特に力を入れたのは以下の2点です。

介護業「じぶんページ」導入のポイント1:各ご家族さまへの使い方説明はじっくり

入居者さまのご家族さまもご高齢である、というケースは少なくありません。

それはつまり、「じぶんページ」はもちろん、スマホやPC操作にも不慣れな場合もあるということです。

新型コロナウイルス感染拡大防止の観点から、ご家族さまを集めての説明会などは実施できないため、合同会社パークヒルズさまでは個別に丁寧に使い方を説明していきました。

電話でご利用方法を説明するのはもちろんですが、「じぶんページ」の登録方法や使い方をまとめた資料を作成してご家族さまに配布。

その効果で、導入後使い方が分からないという方はほとんどいらっしゃらなかったとのことです。

介護業「じぶんページ」導入のポイント2:kintone(キントーン)から「ご家族さまが安心できる情報」をピックアップ

はじめは、「より詳細にお伝えしたい」という想いから、共有する介護記録の情報にはボリュームを持たせようと考えていました。

しかし、情報量が多くなると、ご家族さまが見たい情報へたどり着くまでに時間や手間がかかってしまうことがわかり、方針を変更。

「ご家族さまにとって必要な情報」「知ることで安心につながる情報」に限定し、見やすいページになるよう整えました。

こうして実現した、kintone(キントーン)の介護記録と「じぶんページ」の連携による、入居者さまのご家族さまへの情報共有。

「今日はたくさんお話をされていました」
「入浴時に息切れやお疲れの様子はなく、しっかりされていました」

「かゆみがあるようで、軟膏を塗りました」

といった、「今日」の入居者さまの様子が垣間見え、ご家族さまからも「どう過ごしているのかがわかった」「安心できた」との声が届いているとのことです。

入居者様のご様子を共有している画面

もっと「安心」な情報を、もっとリアルタイムに届けられるように!

コロナ禍の面会制限によりご家族さまへの情報共有が不足しがちになった状況を、kintone(キントーン)の介護記録と「じぶんページ」の連携で改善された合同会社パークヒルズさま。

まだしばらく続くであろうコロナ禍に対して、今後は共有する情報の質を上げ、例えばお写真なども載せることでより入居者さまのご様子を感じていただけるような情報を届けていきたいとのことです。

さらに、ご家族さまと施設のコミュニケーションをさらに密にし、もっとご家族さまに安心をお届けするためにほかのツールも活用できないか、と大変前向きに進んでおられます。

大変な状況をバネに、より利用者さまとそのご家族さまに寄り添うことを考えておられる合同会社パークヒルズさまの今後が楽しみです!