社労士でkintone活用！タスク作成の自動化、見える化で作業時間大幅短縮｜社会保険労務士法人とうかいさまのアプリ開発事例

多くの社会保険労務士事務所の業務に共通することですが、そんな社会保険労務士法人とうかいさまで発生する業務は大きく2種類あります。

1. 顧問先企業との契約に応じて定期的に発生する手続き業務
   例）給与計算、算定基礎届の提出、労働保険の年度更新、社会保険の定時決定、36協定届、賞与支払い届、昇給に伴う月額変更届
2. 顧問先企業に不定期に発生する手続き業務
   例）入社、退社に伴う雇用保険、社会保険、住民税の手続き　出産に伴う各種休暇の手続き、労災手続

これらの業務を管理するため、社会保険労務士法人とうかいさまではスプレッドシート(エクセル)を使い、定期的に発生する業務については「毎月コピー&ペーストでタスクを作成し、処理日を入力して消し込み」、不定期に発生する業務についてはその時々で必要な処理が異なるため属人的に処理を行っている状態。

そのため、「今月処理しなくてはいけないタスクが全体でどれくらいあるのか？」「現在の業務の進捗状況はどの程度なのか？」を把握することが難しく、さらに人の手でタスクを作成するため1年に数回しか発生しない業務については抜け漏れが発生しやすいという課題がありました。

これらの抜け漏れを防止し、なおかつ全体の業務量と進捗を把握しやすくするため、社会保険労務士法人とうかいさまが描いた理想の状態は「契約内容に応じて、該当する月になったらkintone(キントーン)上に自動的にタスクを作成」すること。

顧客管理に情報を集約することで、「どんな手続きであっても顧客管理を確認すればどの月に手続きを行えばよいのか」が分かるようになります。

プランによって給与計算を行う、行わないか異なります

何月にどの手続きが発生するのかを登録する部分

kintoneで定期的に発生する手続きを自動作成

顧客管理の情報が整ったら、次はタスク作成を自動化します。

今回は「毎月1日にその月に処理するべきタスクを一括で作成したい」とのことで、定めたタイミングで自動タスク作成を実行できるkintoneプラグイン：krewData(クルーデータ)を活用。

krewDataは、複数にまたがるkintoneアプリのデータを自由に集計、加工、結合できるプラグインです。

今回は、顧客管理アプリに登録された情報を参照し、賞与支払い届であれば当月の頭にタスクを作成、36協定届であれば更新月の一か月前の月初にタスクを作成…というように「いつタスクを発生させれば良いのか」を踏まえて該当の手続きを管理するアプリにタスクを自動作成するように設定しました。

これにより、社会保険労務士法人とうかいさまでタスク作成を自動化できた業務は以下の通りです。

給与計算

給与改定有無の確認

算定基礎届の提出/労働保険の年度更新/36協定届

そのため、顧客管理アプリに登録された昇給月から3か月後に自動でタスクを作成するように設定しました。

各種手続きに関わるタスク管理をkintone化するメリット

社会保険労務士事務所をはじめとする士業の方が業務をkintone化するメリットまとめ

• 業務量、進捗状況を正確に把握することができる
• 行うべきタスク全て可視化され、必要に応じてリマインドを自動で行うため、抜け漏れが無くなる
• 作業が属人化せず、分業が行いやすい（外注が可能になる）
• クラウドでデータを保有しているため、リモートワークが可能になる
• 情報が集約され、タスクが自動化されることでより多くの案件受注が可能になる