kintone 2020.06.12

データ入力作業を効率化してモチベーションを上げよう。kintoneによる働き方改革導入事例｜建築業中美建設さまのアプリ開発事例-後編

社員が働くモチベーションを上げる秘訣　データ入力作業を徹底効率化　紙･エクセルでの資料作成や管理からの脱却！

部署によって情報管理ツールが異なっているため、情報共有がしづらいという問題を抱えていた株式会社中美建設さま。エクセルでの情報管理もままならなく、データ入力も大変で何か事務作業の効率化する方法を探していました。

後編では、クラウドツール「kintone」で社内業務が変化したかをご覧ください。

▼データ入力作業を効率化してモチベーションを上げよう。kintoneによる働き方改革事例｜建築業中美建設さまの事例-前編

kintoneで情報を一元管理。部署間の連携アップ！

現在の問題を一通りヒアリングした後、まずはkintone(キントーン)というクラウドサービスを導入することにしました。
部署間でバラバラだった情報管理ツールもすべてkintoneに集約。

情報を一元管理することで、会社全体の連携を高める狙いです。

具体的には、kintoneで情報を一元管理する事で、これまで複数の情報管理ツールに入力していたデータ入力作業の効率化を行います。

一元管理する事で、kintoneさえみれば仕事に必要な情報が集まっている環境を作るのです。

二重・三重の登録作業が不要に

今までは「この情報はエクセル。あの情報はメンテナンス管理ツールで…」といったように使い分けをする必要があり、複数のツールにまたがって同じ情報を入力することがありました。

しかし、今では「どの情報でも、まずはkintoneを開く」という仕組みが出来上がり、情報管理はぐっとシンプルになりました。

リマインダー機能で対応忘れをなくせるkintoneが便利

kintoneは忘れてはいけないことを通知してくれる機能もあります。
今回のケースでは、アフター対応を通知設定しておくことで、対応漏れのリスクを減らすことができました。

ペーパーレスが実現！書類作成の手間が0に！

kintoneにすべての情報が集約されたことで、欲しい情報は全てkintoneから取り出せるようになりました。

例えば、これまでは毎月様々なツールから時間をかけて情報を集め、エクセルで作成していた定期点検表は、kintone上で「来月が定期点検のお客様一覧」を絞り込むことで作成不要に。

そのほかにも、住宅見学会のアンケート結果を自動集計できるようになったり、アンケートから顧客情報への転記が可能になったりと、それぞれのデータが連携する事で業務は大きく効率化されました。

紙の書類がなくなれば、それらを探すことに費やす時間も減ります。

まとめ

kintoneの導入は、目に見える数字となって現れました。年間建築棟数は前年度より増加したのです。

そんな効果を得る事ができた理由は下記2点です。

➀業務フローに合わせて、いつ誰がどういう情報をどのサービスに入力しているのかを明確にすることに時間を使った

②kintoneの環境設計をしっかりと行い、顧客管理/案件管理がどのように連携することが最も効果がでるかを時間をかけて検討した

ここで、改めてビフォ・アフターをまとめてみましょう。

ビフォー	アフター
・データ入力を行なっていたものの、部署によってツールが異なっていたため、連携がうまくいかないリスクがあった	・kintoneに情報を集約し、一元管理が可能に、登録作業がシンプルに。部署間の連携も強化
・Excelで情報を管理していたため、複数の人が同じファイルを閲覧･編集するのに手間がかかった。	・紙媒体の資料を作成したり、管理したりする手間がなくなった
・紙媒体の資料を探すのに時間がかかってしまうことも	・通知機能を活用することで、アフター対応漏れの心配がなくなった
・同じ情報を二重三重と複数のツールに登録しなければならなかった	・年間の建築棟数や成約率もアップ

蓄積したデータを元に改善を進められるメリットも

もとよりデータ入力を行う習慣のあった株式会社中美建設さま。
そのため、kintone導入もスムーズに進みました。

当初の目標である社内業務の生産性向上。
こちらはこれまでの二重･三重のデータ入力がなくなり、kintoneへ一度入力するだけになりました。
kintoneを導入したことで事務作業は大きく効率化されたため、今後もさらに改善を続けていくことでより質の高いサービス提供が出来るようになるでしょう！

この記事を書いた人

佐田薫士

『kintoneスペシャリスト』

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。主にkintoneのカスタマイズを得意とし、サイボウズ認定資格である「kintone Associate」「kintone Customization Specialist」「kintone AppDesignSpecialist」を取得しています。 kintoneは他ツール(RPAや販売管理システム等)との連携も得意としていますので、皆様の業務の手助けになりそうな事例を見つけ、是非ご相談ください！ youtube「kintone芸人」で検索！