kintoneとマネーフォワード請求書を連携して請求書発行から送付までを効率化｜一般社団法人町田市観光コンベンション協会さまのアプリ開発事例

2023年10月1日からインボイス制度、2024年の1月からは電子帳簿保存法が開始となりますが、御社が利用している請求書発行ソフトはそれらに対応できていますでしょうか？
特にインボイス制度では発行者側が対応すべきことも多く、これまでエクセルで請求書を発行していた企業さまも、この機会に請求書発行をシステム化しようと考えていらっしゃるのではないでしょうか。

インボイス制度や電子帳簿保存法に対応しながら請求書を発行できるツールはいくつかありますが、「請求書発行」に特化したツールの場合、請求書を発行するために必要な「顧客ごとの請求データ」は別途作成する必要があります。
件数が少なければ毎月手入力でも問題ありませんが、月に何十件もの請求書を手入力で作成するのは手間も時間もかかり現実的ではありません。

そんな時kintoneを活用すれば、自動的に請求データを作成し、そのデータをマネーフォワードクラウド請求書にワンクリックで送信して請求書の発行･送付までの業務を簡略化できます。

今回の記事では、kintoneとマネーフォワードクラウド請求書を連携させることで請求データの管理業務を効率化した一般社団法人町田市観光コンベンション協会さまのアプリ開発事例をご紹介！
請求管理を効率化したい方や請求書を電子化したい方、インボイス対応に向けて請求データの管理に不安を抱いているご担当者さまは、ぜひ最後までご覧ください。

▼kintone×マネーフォワード請求書連携の事例紹介動画はコチラ！

エクセルによる請求書データの管理が大変！請求業務を効率化したい

一般社団法人町田市観光コンベンション協会さまは、東京都町田市の観光を盛り上げるために設立された一般社団法人さまです。
「自然･歴史･文化･産業を活用した心豊かな観光まちづくり」を目指し、主に観光業の活性化に力を入れておられます。

一般社団法人町田市観光コンベンション協会さまでは、エクセルで管理している会員リストに対して、毎年会員ごと決まった月に年会費の請求を実施していました。
請求書のフォーマットもエクセルで作成したものであったため、会員ごとに名前や口数といった必要項目を反映したうえで印刷や送付を実施する必要があり、かなりの手間が発生していました。

さらに、2023年10月にはインボイス制度、2024年の1月からは電子帳簿保存法がはじまります。
それらの施行に伴い、請求書のフォーマットや保存方法会計処理の見直しなどが必要です。

請求業務の効率化とインボイス対応、それらを実現するために一般社団法人町田市観光コンベンション協会さまが活用したいと考えたのが「kintone(キントーン)」でした。

kintoneは、自分たちの業務に合わせてノーコードでアプリを作ることができるツールのため、一般的な企業の「売上･請求」とは少し管理方法が異なる一般社団法人町田市観光コンベンション協会さまに合ったアプリを構築することができます。
kintoneをうまく活用すれば、請求データの一元化はもちろん、請求書の発行までを効率化できると考え、コムデックにご相談いただきました。

kintoneでデータを管理することで定期的な請求書作成業務を自動化

請求管理の効率化を目指してkintone構築をスタートさせた一般社団法人町田市観光コンベンション協会さま。
まずはkintoneで請求データを作成するための各種アプリを整理していきました。

品目マスタアプリ

請求明細に表示する内容をマスタとして登録しています。
一般企業なら「商品マスタ」にあたるアプリです。
品目や価格、単位などを登録することで、一口当たりの金額を間違うことなく請求データを作成できるようになります。

顧客マスタアプリ

請求先情報の管理を一元化するアプリです。
このアプリに会員の種別や口数、会費を登録しておくことで、自動的に請求データを作ることができます。

krewDataで請求データを自動作成

アプリに必要なデータが揃ったら、これらの情報をもとに「krewData(クルーデータ)」で決まった時期に請求データの自動生成を行います。

krewDataとは、複数アプリ間を跨いだデータの集計や加工ができるkintoneのプラグインです。
標準機能では同アプリ内のデータ集計しかできませんが、krewDataを使えば「AアプリとBアプリの単価を集計する」といった自動生成が可能です。

krewDataを使うことで、その時請求すべき会員･口数を参照して自動的に請求データを作成することができます。
請求書作成に必要なデータを探したり、都度手作業で集計したりする必要はありません。
マスタアプリに必要情報を登録しておけば、あとは自動で処理されて請求書アプリに登録されます。

請求書アプリに作成された請求書データ

kintoneとマネーフォワードクラウド請求書を連携することで請求書の作成･送信にかかる工数も大幅に削減

請求書のデータをkintoneで作成出来たら、次は印刷、あるいは請求書のPDFをメールで会員に送りたいところ。
しかし、kintoneはデータの印刷やメール送信は苦手としており、標準ではそれらの機能を実装することはできません。
もちろん有償プラグインでその機能を補うことはできますが、プラグインの利用料を考えると費用対効果がイマイチ……という状況でした。
加えて、kintoneは請求書発行専門のシステムではないため、請求書発行に関わる今後の法改正への対応には不安が残ります。

そこで、一般社団法人町田市観光コンベンション協会さまでは、kintoneで作成した請求データを元にマネーフォワードクラウド請求書で発行･印刷することにしました。

マネーフォワードクラウド請求書へkintoneのデータを転記するのには「kintone×マネーフォワードクラウド請求書連携」を活用。
krewDataで請求データを作成した後、ワンクリックで請求データを連携することができます。

自動的に請求データが連携され、マネーフォワード請求書側で請求書を発行することができます。

発行した請求書は自社で印刷･郵送したり、マネーフォワードクラウド請求書からメールで一括送信したり、郵送代行にて請求書を送付したりできます。

メール送信なら最大100件の請求書を一括送信でき、郵送代行なら面倒な印刷･封入･切手貼り･郵便局に行って発送といった一連の業務を無くすことが可能です。

kintoneとマネーフォワードクラウド請求書を連携させるメリットとは

kintoneとマネーフォワードクラウド請求書を連携させるメリットは、手入力による作業を大幅に削減できることです。
実際に、一般社団法人町田市観光コンベンション協会さまでは、kintoneでの請求データ作成からマネーフォワードクラウド請求書での請求書発行を実現することで、作業工数を10時間から2時間(約80%)に削減されました。

kintoneのみで請求書発行まで行うためには有償プラグインを活用する必要があり、あまり費用対効果が見込めませんでしたが、kintoneとマネーフォワードクラウド請求書を連携することで、構築費用の削減とともに請求書の発行･送付の効率化を実現できました。

また、マネーフォワードクラウドシリーズは連携性が高く、マネーフォワードクラウド請求書に登録されたデータは売掛の仕訳としてマネーフォワードクラウド会計に自動連携されます。
発行した請求書そのものはマネーフォワード クラウドBoxに自動保存されるため、電子帳簿保存法にも対応可能となる等、大きな費用対効果を期待できるでしょう。

kintone×マネーフォワードクラウド請求書連携で請求業務を効率化しよう

kintoneとマネーフォワード請求書を連携すれば、請求業務の効率化を実現できます。
システム間での転記が不要になることで、人為的ミスのリスクも軽減されます。
「kintone×マネーフォワードクラウド請求書連携」を導入すれば、kintoneの請求データや仕訳データをワンクリックでマネーフォワードクラウド請求書に一括登録できます。
またオンラインバンキングと連携すれば、入金管理もマネーフォワードクラウド請求書で自動化が可能です。

マネーフォワード請求書のAPIバージョンアップにより、インボイス対応版の請求書発行も可能となったため、一般社団法人町田市観光コンベンション協会さまではインボイスに対応した請求書への切り替えを進めています。
それと同時に、請求データの作成が効率化できる他部署の請求書発行業務についてもkintone化を進めているところです。

2023年10月以降、エクセルを用いたデータ管理では経理業務の負担増加が懸念されます。
「経理担当者の作業負担が大きく、コア業務に注力できない」「請求データの管理から発行･送付までの業務を効率化したい」とお考えの企業さまは、ぜひkintone×マネーフォワードクラウド請求書連携の導入をご検討ください。