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kViewerで情報共有!「ダッシュボードビュー」で顧問先の労務管理プラットフォーム構築

顧問先企業から依頼された手続きの処理状況や、請け負っている業務の実施予定。

今回は、それらの情報をkintoneと連携させたkViewerで顧問先企業にあらかじめ共有しておくことで、顧問先企業に安心を提供しながら問い合わせを減らす取り組みを始められた事例をご紹介します!

 「手続きの進捗」は顧問先も気になる…状況確認のお問い合わせも

これまでに何度もコムデックラボにご登場いただいている社会保険労務士法人とうかい(https://www.tokai-sr.jp/)さまは、愛知県名古屋市を中心に全国に300社以上の顧問先を持つ社会保険労務士事務所です。

積極的にITを活用した業務改善を進めており、あらゆる情報管理をkintone(キントーン)で行っている他、給与計算や社会保険等の各種手続きタスク作成や、日報からの工数管理もkintoneとkrewDataで自動化しています。

工数管理についてはこちら!
▼士業でkintone活用!日報から作業工数・単価を自動集計

従業員の入社や退社、出産といった不定期に発生する手続きは、顧問先企業から社会保険労務士法人とうかいさまに依頼の連絡が来てから業務がスタートします。

社会保険労務士法人とうかいさまの中では、依頼された手続きに応じて必要なタスクを作成する部分は自動化され、さらに各タスクの進捗状況も見える化していますが、依頼している手続きが今どういう状況になっているのか?問題なく進んでいるのか?いつ頃完了しそうなのか?という情報は、社内だけではなく、依頼した顧問先企業にとっても気になる部分です。

「従業員に保険証を渡さなくてはならない」「雇用保険の資格喪失届を送らなければならない」といった次のアクションが必要な手続きであれば、なおのこと進捗を気にする必要があり、状況確認のためのお問い合わせをいただくことも少なくありません。

自動化した不定期発生タスクについてはこちら!
▼士業でkintone活用!顧問先ごとに異なる手続きを自動作成、仕事の抜け漏れゼロへ! 

kintoneに集約された手続きの進捗状況をkViewerに連携!

顧問先企業から問い合わせが来るのは、依頼した手続きの進捗状況が見えず、きちんと進んでいるのか、いつ頃完了しそうなのかに不安があるためです。

つまり、依頼した手続きの進捗状況を顧問先企業がいつでも確認できる状態であれば、進捗が見えることで安心して業務を任せられるだけではなく、業務を請け負う側も状況確認の問い合わせに時間を取られる必要がなくなり、顧客満足度の向上と業務効率化を両立することができます。

そこで、以前の取り組みですべての手続きに関する情報がkintoneに集約されていた社会保険労務士法人とうかいさまでは、kintoneの中の各顧問先企業ごとの情報を共有できるような仕組みが作れないかと考えられました。

kintone内の情報を外部に共有する方法は、ゲストスペースという特定のスペース内にあるアプリだけを見せる方法や、じぶんページ等の外部サービスを使って、複数のアプリから共有したい情報を集約する方法があります。

じぶんページを活用した外部への情報共有事例はこちら!
▼kintoneと「じぶんページ」の活用で、入居者さまのご家族にスムーズな情報共有と大きな安心感を!|介護業 合同会社パークヒルズさまの導入事例

ゲストスペースを利用するためには、ゲストユーザー用のアカウントが必要になります。
また、ゲストスペース内に該当のアプリがある必要がありますので、共有したい対象が多く、既存のアプリから情報を共有したい場合には不向きです。
顧問先企業数も多く、既存の複数のアプリから情報共有をしたかった社会保険労務士法人とうかいさまでは、 「顧問先企業にとって必要な情報を見やすいフォーマットで共有できる」という点から、kViewer(ケービューワー)という外部サービスを導入することになりました。

kViewerとは?様々な見え方で情報共有

社会保険労務士法人とうかいさまが導入を決めたkViewerは、個別に設定したログインIDとパスワードで顧問先企業にログインしてもらい、その企業に紐づく情報だけを表示することはもちろん、リスト形式、グラフ形式、カレンダー形式等、8つの見え方を用途に合わせて選択することができるのが特徴です。

それぞれのアプリで共有すべき情報を絞り込み、最適な見せ方を検討していくことができるため、まさにその会社の「社会保険・労務手続きに関するポータルサイト」のような環境を実現できます。

最大1000通りのログインIDとパスワードが設定でき、ログインIDとパスワードの数による追加料金等もないため、顧客数が多く、なおかつこれから増えていく社会保険労務士法人とうかいさまのような企業にマッチしたサービスであると言えます。

毎回ログインが必要?「複数アプリの情報をまとめて表示」はダッシュボードビューで解決

社会保険労務士法人とうかいさまがまず顧問先企業に共有したいと考えた情報は、「自社の各種業務担当者名」と問い合わせを受けることが多い「受託業務に紐づく各種クラウドサービスのログイン情報」、そして「依頼された手続きの状況」です。

kViewerでは「一種類の情報(見え方)につき一つの閲覧ページ」の設定が必要になるため、同じページ内に表示できるのは同じアプリ内にある情報のみとなります。

エクセルで例えると、同じシート内にあるデータしか顧問先企業に表示することができない……という状態です。

また、kintoneでは「関連レコード」という、「別のエクセルファイルのデータを参照して表示する」ような機能があります。
しかし、kViewerではこの関連レコード機能を使っている情報は表示することができません。

社会保険労務士法人とうかいさまでは、基本的にはすべての情報を顧客管理アプリに集約していましたが、ひとつひとつの手続きの情報は各アプリで確認する構成になっていました。

kViewerで同じページ内に表示できるのは同じアプリ内、しかも関連レコードは表示できないとなると、表示させたいすべての情報を一つのアプリに集約するか、アプリごとにページを作成していく必要があります。

 

「完了した手続き」の一覧ページ

日々変わっていく手続きの状況を 、都度ひとつの情報共有用のアプリに集約するのは現実的ではないため、「アプリごと(見せたい情報ごと)」にページを作成し、各ページへのリンクをログインした最初のページに表示させておくことにしました。

しかし、kViewerは「各ページにログインIDとパスワードを設定(簡易認証設定)」する形となっているため、アプリごとにページを分けると今度は各ページへのリンクを押すたびにログインが必要ということがわかり、やはりすべての情報をまとめたアプリを作成する必要があるのではないかということで一時は活用を中止も懸念されました。

顧問先企業にとって、「一つのページに一度ログインすれば、知りたい情報を全て見ることができる」状態が理想であり、知りたい情報にアクセスするために何度もログインが必要となると、使ってもらえない恐れがあったためです。

この「複数のアプリの情報を一画面でまとめて閲覧できるようにしたい」というご要望は、kViewerの「ダッシュボードビュー」で解決することができました。

見せたい情報に合わせて作成した各ページを、パーツのように組み合わせて表示することができるため、一度ログインするだけで必要な情報をすべて確認することが可能です。

「共有できると便利な情報」を追加、顧問先にとって使いやすいポータルサイトへ

複数アプリの情報をダッシュボードビューで一画面にまとめられることがわかり、社会保険労務士法人とうかいさまでは以下のような情報もkViewerで共有することにしました。
  • 給与変更の対象者と変更内容の一覧
  • 給与計算を実施するための、勤怠情報共有期限と給与計算完了日
  • 助成金対象者の一覧
  • 確定拠出年金加入者の一覧
  • 中小事業主労災特別加入者の一覧

こちらの画面一つで
「今依頼しているのはどんな手続きで、どのような処理状況なのか」
「委託している給与計算は、いつまでに必要情報をまとめて渡せばいいのか、いつ給与計算の結果がもらえるのか」
「助成金の対象者はだれがいるのか」
等の情報を確認することができます。社会保険労務士法人とうかいさまのkViewerにログインすれば状況を把握できるため、自社で依頼状況を管理したり、確認の問い合わせをする必要はなくなるでしょう。

リアルタイムな情報共有で業務効率化と顧客満足度の向上を両立

kViewerで取引状況等を共有することで、「依頼手続き状況の見える化による安心の提供」と「問い合わせ数を減らすことによる自社の業務効率化」を実現した社会保険労務士法人とうかいさま。

効果はそれだけではなく、顧問先企業に手続きの状況を公開することで、期日等により緊張感をもって取り組むことができるのではないかと代表の久野さんはおっしゃいます。

今後は、kViewerとも連携できるFormBridgeを活用して、直接顧問先企業に手続き依頼を登録してもらう等、さらに改善を進めていく予定です!

FormBridge活用の様子もコムデックラボでご紹介予定となっておりますので、ご期待下さい!

この記事を書いた人

佐田薫士

『kintoneスペシャリスト』

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 主にkintoneのカスタマイズを得意とし、サイボウズ認定資格である「kintone Associate」「kintone Customization Specialist」「kintone AppDesignSpecialist」を取得しています。 kintoneは他ツール(RPAや販売管理システム等)との連携も得意としていますので、皆様の業務の手助けになりそうな事例を見つけ、是非ご相談ください! youtube「俺たちkintone芸人」で検索!

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 主にkintoneのカスタマイズを得意とし、サイボウズ認定資格である「kintone Associate」「kintone Customization Specialist」「kintone AppDesignSpecialist」を取得しています。 kintoneは他ツール(RPAや販売管理システム等)との連携も得意としていますので、皆様の業務の手助けになりそうな事例を見つけ、是非ご相談ください! youtube「俺たちkintone芸人」で検索!

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