kViewerでkintone内情報の社外共有！いつでも進捗状況を確認できる安心感を提供｜バラスト社会保険労務士法人さまのアプリ開発事例

社労士は、顧問先から依頼された給与計算や入社、退社といった各種手続きを進める中で、手続き状況について問い合わせを受けることも少なくありません。

例えば、保険証はいつごろになるか、離職票はいつごろ発行されるのか等、その問い合わせは顧問先との契約内容に応じて多岐に渡ります。
お客様自身に問い合わせの手間を取らせているだけではなく、問い合わせの都度、状況を確認して折り返して……という対応をするのは、社労士側にとっても取り組んでいた業務の手を止めることにもなるため非効率的です。

そんな時、顧問先が自由に手続きの進捗状況を確認できる社外共有システムがあれば、問い合わせる手間と対応する手間を削減できるだけでなく安心感も提供できます。
もし今kintoneで情報を一元管理しているのなら、kViewerを活用することで顧問先がいつでも見たい情報にアクセスできるマイページを構築することが可能です。

今回は、kViewerの導入によって顧問先が求める情報に自らアクセスできる環境を構築し、手続状況を共有した結果、問い合わせを削減できたバラスト社会保険労務士法人さまの開発事例を紹介します。
お客様向けのマイページを構築したい方、スムーズな情報共有を実現したい方は、ぜひご覧ください。

kintoneで社内の業務効率化を実現！次はお客さまが求める情報をシームレスに社外共有することが課題

バラスト社会保険労務士法人さまは、労務相談･人事労務手続･給与計算業務のほか、人材派遣業の手続きを手がける社会保険労務事務所さまです。
代表の市川先生は「人事労務の豆知識」チャンネルで、知っておくと役に立つ人事労務知識の配信を行うなど、高い専門性だけでなく、話しやすさ･わかりやすさを重視したコミュニケーションで士業の堅苦しいイメージを覆し、お客さまの頼れるパートナーを目指しています。

バラスト社会保険労務士法人さまは、以前からkintone(キントーン)を導入しており、社労士ならではの「労働保険の年度更新」「算定基礎届の作成」「年末調整」などの定期手続きにおけるタスク･進捗管理の効率化に成功しています。

▼伴走支援でkintoneでのタスク･進捗管理を自動化！｜バラスト社会保険労務士法人さまのアプリ開発事例

それだけではなく、kintoneとマネーフォワードクラウド請求書の連携によって、請求データの集計を自動化し、請求書作成業務の効率化も実現しました。
業務の効率化と社内の情報共有体制の整備を進めるなか、バラスト社会保険労務士法人さまでは顧問先さまからの問い合わせ対応や情報共有にかかる時間に着目しました。

顧問先さまは依頼した手続きがきちんと進んでいるか、いつごろ完了するのか、必要な書類はいつごろ届くのかを知りたい気持ちがあるでしょう。
都度問い合わせていただくのは、先方にとっても手間と時間がかかります。
顧問先さま自身がいつでも進捗状況を確認できるように体制を整えることで、「いつでも確認できる」というメリットと安心感を提供できると考えたバラスト社会保険労務士法人さま。

そこで、顧問先さまとシームレスに情報共有できる社外共有システムをkintoneをベースにして構築するプロジェクトがスタートしました。

kViewerを導入し必要な情報をお客さまに直接共有！kintoneによるシームレスな社外共有を実現

kintone内の情報は、基本的にkintoneアカウントを持っている人だけがアクセスできます。
標準機能の範囲でkintone内の情報を外部の方に見てもらうためには、「ゲストスペース」の構築が必要になる他、ゲスト用のアカウントを用意する必要があります。

多くの顧問先を持つ社労士さまの場合、顧問先1社1社にゲスト用のアカウントを付与するのは現実的ではありません。

そこで今回は、kViewer(ケイビューワー)を導入し、kintoneアカウントを持たない顧問先さまもkintone内の情報を閲覧できる社外共有システムを構築することにしました。

kintoneアカウントを持たないお客さまでもアクセスできる！

kViewerとは、kintoneアカウントを持たないユーザーにkintone内の情報を公開できる連携ツールです。
kintone内で必要な情報だけをピックアップして、「そのお客様に関する情報だけ」をリストやグラフなどにまとめることができます。
JavaScript/CSSでニーズに合わせたカスタマイズもできるため、自由にお客様向けのマイページを構築することが可能です。

kViewerなら、バラスト社会保険労務士法人さまが構築したかった「顧問先さまのタイミングで進捗状況を確認できる社外共有システムの構築」を実現できるのです。

kViewerによる社外共有システムの構築手順

バラスト社会保険労務士法人さまでは、実際にkViewerを導入し、以下の手順で顧問先さまのマイページを構築していきました。

①お客さまに共有するデータを整理する

まずは、お客さまに共有するべき情報や項目を整理しました。
共有すべき情報が不足している場合は、アプリやフィールドを追加してkintone側の環境を整えます。

②kViewerでビューを作成する

kViewerでは、共有するアプリや一覧、グラフごとに「ビュー」を作成する必要があります。

kViewerのビュー設定は、リスト以外にもグラフビューやカレンダービューなど8種類あり、情報の特性ごとに見やすいレイアウトを選ぶことが可能です。
今回は、業務や手続きの進捗をひと目で確認できるよう、リストビューをメインに作成しています。

③ビューごとに一覧画面と詳細画面を設定する

各ビューでは、kintoneのアプリのように「一覧画面に表示する情報」と「詳細画面に表示する情報」を選択できます。
顧問先さまに見せる情報を選べるため「kintoneアプリにはあるけれど、顧問先マイページでは表示しない」といったことが可能です。

今回は、お客さまが手続きの進捗状況をパッと見てわかるよう、必要最低限の項目に絞ってリストを作成しました。

④ユーザー管理を設定する

kViewerでは、各ビューに対して閲覧できるユーザーを設定します。
この設定を行うことで、「このIDでログインしたときには、この顧問先さまに関する情報だけを表示する」ことが可能となります。

⑤ダッシュボードを設定する

kViewerでは、ひとつひとつのビューは全てページが異なりますが、「ダッシュボードビュー」を活用することで各ビューの内容を1ページにまとめて表示することも可能です。
ダッシュボードビューは、ひとつの画面で複数のビューをまとめて表示できるビューです。
表示したいビューを自由にレイアウトすることが可能で、表示サイズや位置の調整もできます。

ダッシュボードからは、各ビューの詳細画面へ遷移することも可能なため、ホーム画面として活用できます。

バラスト社会保険労務士法人さまでは、企業情報や手続きの進捗状況以外にも、顧問先さま向けのお知らせやメディアの更新情報を掲載しています。
顧問先さまにとって有用な情報をマイページに集約することで、顧問先さまはいつでも好きなタイミングで知りたい情報にアクセスできるようになりました。

グループ会社等複数社の情報を一括で表示したい！共通のIDを付与することで対応

顧問先さまによっては、複数のグループ会社の労務管理を本部が行っており、各社の手続進捗状況を一括で見たいというケースがあります。

通常なら一社ずつログインしていただく必要がありますが、グループ会社全てのビューのユーザー設定に共通のIDを指定することで、一度のログインでグループ会社の情報も確認できるようにしています。

会社ごとにログイン情報が異なると、グループ会社をまたぐときに、何度もログインし直さなければなりません。
しかし、共有アプリIDの付与によって、この手間を削減しお客さまがストレスなく進捗状況を確認できる環境に整えました。

kViewerを導入し社外共有をシームレス化！お客さまも得られた2つのメリット

バラスト社会保険労務士法人さまでは、kViewerを導入したことで以下の2つのメリットがありました。

1つ目のメリットは、顧問先さまの問い合わせの手間を削減できたことです。
顧問先さまはいつでも好きなタイミングで進捗状況をチェックできるため、問い合わせる必要がなくなりました。
あわせて、バラスト社会保険労務士法人さまも進捗状況の確認や問い合わせが減ったことで、対応業務を削減できました。

2つ目のメリットは、顧問先さまに手続きがきちんと進行していることが見えるため、安心感を提供できることです。
リアルタイムな状況が見えるので顧問先さまは安心して業務を任せられるようになり、バラスト社会保険労務士法人さまの信頼度向上にもつながるでしょう。

kintoneには複数のお客さまに関するデータが保存されているため、kViewerで作成した各ビューの公開範囲や公開先の登録を間違えないよう、設定には細心の注意を払う必要があります。
ただし、この部分を乗り越え、適切に運用できれば、お客さまとの間にシームレスな社外共有システムを構築可能です。

フォームブリッジを活用しお客さまの作業負担軽減を目指す

バラスト社会保険労務士法人さまは、kintoneにkViewerを導入することで、お客さま自身のタイミングで手続きの進捗状況を確認できる社外共有システムの構築ができました。
お客さまは、これまで以上に安心してバラスト社会保険労務士法人さまに手続きを委託できるでしょう。

今後は、WEBフォームを作成できるフォームブリッジというプラグインを活用し、お客さまの会社情報の入力や入退社の連絡といったやり取りをスムーズに行える環境を構築する予定です。

株式会社コムデックでは、kintoneの活用によって士業における業務課題を解決する「社労士業務改善パッケージ」を提供しています。

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kintone導入後は、自社の課題に合わせたアプリを構築する「対面開発」を活用いただくことで、かゆいところに手が届く機能を追加し、kintoneを自社にフィットさせられます。

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社労士さまの業務効率化だけでなく、大切なお客さまの負担を軽減し、付加価値を与えるシステムの構築を目指している場合は、お気軽にお問い合わせください。