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kintoneで勤怠管理!「社内外どこからでもボタンを押すだけのタイムカード」を実現|クレーン設置・点検業 株式会社クレーンメンテ広島さまの導入事例

社外での業務がメインとなる企業では、勤怠管理に苦慮されるとよく耳にします。

クレーン設置・点検業 株式会社クレーンメンテ広島さまも、取引先での作業がほとんどのため、紙のタイムカードによる勤怠管理では社内にいるときしか打刻が行えず、締め日に個別の確認作業が発生していました。

今回は、kintoneを活用して勤怠管理業務を大きく改善した導入事例をご紹介します!

勤怠の確認に毎月3時間。専門ツールを導入するほどではないけれど…

東広島市で1978年に創業された、クレーン設置・点検業 株式会社クレーンメンテ広島さま

既に何度かコムデックラボにもご登場いただいている株式会社クレーンメンテ広島さまでは、生産や物流などさまざまな現場で使われている天井クレーンの法定点検代行サービスや修理・改善、そしてオリジナルクレーンの製造・設置を手掛けられています。

「作業に影響の出る突発修理ゼロを目指します!」を合言葉に、膨大な案件資料のペーパーレス化や点検完了の直筆サイン電子化などを実現されてきました。

▼【kintone導入でペーパーレスに】紙での資料管理にお困りの企業必見!|クレーン設置・点検業株式会社クレーンメンテ広島さまの事例ー前編ー

▼【kintone電子サイン】手書きサインの手間をなくし、お客さまの負担を軽減する!|クレーン設置・点検業株式会社クレーンメンテ広島さまの事例ー後編ー

株式会社クレーンメンテ広島さまの社員さんたちは、その事業の性質から社外で作業されていることがほとんど

直行直帰で社外作業となる場合、当然社内にしかないタイムカードでは出退勤の打刻を行うことができず、あとから、どの取引先で何時から作業を実施したかなどを逐一確認する必要があり、締め日になると勤怠管理のための業務に毎月2~3時間を割いていました。

出勤時間や退勤時間を確認するための時間を効率化したいと考えられた株式会社クレーンメンテ広島さまですが、知りたい情報はあくまで勤務時間だけのため、勤怠管理の専用ツールなどを導入するほどではない、と考えられていました。

専用ツールを導入するとなると、細かな設定も必要な上、新たなシステムに対する従業員の方の教育も必要になります。

そこで、これまで株式会社クレーンメンテ広島さまの様々な業務に合わせ構築を進めてきたkintone(キントーン)でタイムカードに準ずるアプリを作れないか?と考えられました。

kintoneは自社の業務にあわせて必要な情報管理システムを作ることができるクラウドサービス。

「自分たちの管理したい情報を、見たい形で管理できる」
「社外からでもスマホで使える」
ことを実感していたからこそ、kintoneで勤怠管理に踏み出すことができました。

「使い勝手の良さ」にこだわって作り上げたkintoneタイムカードアプリ

「社内外関係なく打刻できる」勤怠管理を目指して、紙のタイムカードからkintoneへの移行がスタートしました。

勤怠管理をkintoneへ切り替えるにあたり、株式会社クレーンメンテ広島さまが追及したのは「とにかく従業員にとって使い勝手が良いこと」

すでにkintoneを導入して1年以上、社員さんたちもkintoneには慣れていらっしゃる株式会社クレーンメンテ広島さまですが、出勤、退勤の度に使うタイムカードアプリが負荷になることは避けたいという思いがありました。

始めは出勤時間、退勤時間を手で入力していただく形式を想定していましたが、「これまでのタイムカードでの打刻(カードを通すだけ)」より手間をかけたくないという考えから、できる限りシンプルで簡易なユーザーインターフェイスを目指し、専用カスタマイズを行うことで従業員が登録するタイムカードの画面に表示されるのは「出勤」「退勤」のボタンのみに限定。

従業員には会社のスマホが支給されているため、アプリのURLをお気に入りに登録しておくことで、「画面を開く→ボタンを押す」だけの作業で打刻が完了できるようにしました。

従業員の方は取引先の業務開始前や後に点検や修理などの作業をおこなう場合も多く、早朝や夜間の業務も発生します。

8時以前や17時~22時に作業をおこなった場合には給与が変わることもあり、時間帯ごとの勤務時間を0.5時間単位で拾う必要がありました。

社員さんが時刻入力をする仕様にすれば、これはそんなに難しいことではありません。

しかし「使い勝手が良い」ものであるように、シンプルで簡易なものにするために、kintoneのタイムカードアプリに専用カスタマイズも施して、とにかくラクに登録ができる仕様になるよう、作り上げました。

クラウド勤怠管理により、そこに紐づくさまざまな業務の改善が実現

紙のタイムカードからkintoneによる勤怠管理へ移行したことにより、締め日に発生していたタイムカードに打刻されていない勤怠の内容確認の時間が削減された株式会社クレーンメンテ広島さま。

ただ打刻が記録されるだけではなく、打刻のデータを元にその月の労働時間も自動で集計できるようになりました。

取引先の業務開始前や後に点検や修理などの作業をおこなう場合も多く、早朝や夜間の業務に対して給与が変わることもあり、これまでは手計算で特定の時間帯ごとの勤務時間を0.5時間単位で算出していましたが、それもkintoneのタイムカードアプリでは自動で算出可能になります。

また、複数のアプリを紐づけし、関連レコードとして表示できるkintoneの機能を活用して、自動算出された勤務時間その日の作業詳細アプリを紐づけました。

これにより、どの顧客に対するどの作業に、どれだけの時間をつかっていたのかが一目で確認できるようになります。

管理者の方にとっては従業員ごとの作業効率を把握することができ、今後の生産性を検討するための重要なデータとなります。

従業員の方にとっては、作業とタイムカードが自動で連携されるため、日報での行動・作業履歴の提出が不要となり、記録・報告業務の削減にもつながったのです。

さらに、顧問社労士に提出するCSVファイルもすぐに該当のデータを出力できるようあらかじめ一覧を作成し、kintoneからCSVデータをダウンロードしてそのまま送付できるようになるなど、勤怠管理に関するさまざまな業務が効率化されました。

有給休暇管理などにもkintoneを活用していきたい!

kintoneによる勤怠管理への移行により、紙のタイムカードでおこなっていた業務のさまざまな部分が大きく改善された株式会社クレーンメンテ広島さま。

資料管理などでもともと使用していたkintoneのアプリで完結しているため、さまざまなアプリやソフトを使ったり確認したりすることがなく、kintoneをチェックすれば済む!状態にできたことが一番の効率化であるとのことです。

今後は、社員さんの有給休暇管理にもkintoneアプリを活用されたいとのこと。

kintoneによる管理が実現すれば、社員さんは簡単に有給休暇の残日数や期限の確認、申請ができるようになります。

また、管理者・会社側としても、承認が漏れなくスムーズにおこなえるほか、労働基準法にのっとった管理がしやすくなるのです。

kintoneアプリの活用をさまざまな業務に展開されていく株式会社クレーンメンテ広島さまは、今後ますますの業務改善を実現し、取引先に「安全」と「安心」を提供するという部分により注力していかれることでしょう!

この記事を書いた人

佐田薫士

『kintoneスペシャリスト』

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 主にkintoneのカスタマイズを得意とし、サイボウズ認定資格である「kintone Associate」「kintone Customization Specialist」「kintone AppDesignSpecialist」を取得しています。 kintoneは他ツール(RPAや販売管理システム等)との連携も得意としていますので、皆様の業務の手助けになりそうな事例を見つけ、是非ご相談ください! youtube「俺たちkintone芸人」で検索!

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 主にkintoneのカスタマイズを得意とし、サイボウズ認定資格である「kintone Associate」「kintone Customization Specialist」「kintone AppDesignSpecialist」を取得しています。 kintoneは他ツール(RPAや販売管理システム等)との連携も得意としていますので、皆様の業務の手助けになりそうな事例を見つけ、是非ご相談ください! youtube「俺たちkintone芸人」で検索!

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