建築業でよくある課題をkintoneで解決！建築業業務改善パッケージ
お客様が家一棟を建てるまでには様々なプロセスがあり、その時々によって必要な情報は変わります。
それ故に、一人のお客様に関する情報を各部署が別々のツールで管理しているという建築業の企業さまも少なくありません。
しかし、「部分最適」な顧客管理・案件管理を進めた結果、お客様に関する情報が散逸してしまい管理が大変になってしまうという弱点も。
今回は、そんな新築・リフォーム・アフターメンテナンス等を行っている「建築業」の企業さまの課題をkintoneで解決できる業務改善パッケージをご紹介します！
目次
建築業の業務によくある課題……kintoneで解決できます！
コムデックが建築業の企業さまからkintone(キントーン)の導入相談を受ける中で、よくお伺いする課題は以下の通りです。
御社にはいくつ当てはまるでしょうか？
- 使用しているITツールが複数あり顧客情報が点在しているため、情報の集約・更新に時間がかかる
- 案件管理を個々の担当者が行っているため会社全体で把握できていない
- 引渡し後の定期メンテナンスやアフターフォローの予定管理がきちんと運用されておらず、できている先とできていない先がある
- 協力業者や社内人員のスケジュールが共有されておらず、バッティングが発生
- どの案件にどれくらいの工数がかかっているかは感覚値でしかわからない
- 現時点での売上目標に対する進捗や、原価額(発注額)・粗利額がわからない
- せっかくお客様から収集しているアンケートが紙の為、集計や分析するためにはまとめなおす必要がある
- どの業者にいつどのくらいの金額を支払う必要があるのかをエクセルで一覧化している
- 各案件の工程が遅れているのかどうかは現場にヒアリングしないとわからない
冒頭でお伝えした通り、建築業の場合には状況に応じて複数のツールを使い分けていることが多く、それらのツールにお客様の情報が分散しています。
ひとたび更新となればそれらすべてのツールに対して変更していく必要があり、かなりの労力と時間を要しているという企業様も多いのではないでしょうか？
その他にも、定期アフターフォローの予定管理や協力業者のスケジュール管理、工程管理、原価管理等々……それらを紙やエクセルで管理している建築業の企業さまに朗報です！
既存の建築業向けシステムやエクセル、紙だけでは対応できないこれらの課題は、業務改善プラットフォームであるkintoneを活用することで解決できます。
kintoneの詳細はコチラ！
▼kintoneとは？実現できること･業務アプリの例もご紹介！
kintoneであれば自社に合わせた形で開発していけるため、一から自社に合ったソフトを開発したり、どんな企業にも対応できるように作られた専用ツールよりももっと柔軟に、自社が使いやすいツールにしていくことができるのです。
そうは言っても、やっぱりゼロから全ての課題に対応するアプリを構築していくのは時間もかかります。
自社で開発するのが難しければ、外部のプロに依頼する必要がありますので余計にコストがかかるでしょう。
そんな時おすすめしたいのが、「ある程度形の決まったアプリをまとめて導入し、自社に合うように調整していく」方法です。
コムデックの「建築業業務改善パッケージ」であれば、案件管理や顧客管理を効率化するだけではなく、原価管理や予実管理まで一挙に解決することができます。
建築業業務改善パッケージでいったいどんなことができるのか、kintoneを活用することでどんなメリットがあるのかを詳しく解説していきます。
kintone建築業業務改善パッケージでできること
建築業業務改善パッケージは、大きく分けて以下の8つの機能を有しています。
- 顧客管理
- 案件管理/予実管理
- アフターフォロー/定期点検管理
- スケジュール管理
- 日報管理
- お客様アンケート管理
- 発注/支払予定管理/原価管理
- 工程進捗管理
各機能について、実際の画面をお見せしながら解説していきます。
顧客管理
顧客名や住所などの基本情報を管理する機能です。
案件管理やスケジュール管理、アフターフォロー管理と紐づいており、自動的に情報を集約できるため、顧客管理アプリを見ればそのお客様に関するすべての情報がひと目でわかる状態を実現します。
全ての顧客情報がkintoneに集約するため、「こっちのツールもあっちのツールも更新しなくてはいけない」といった課題を解決できます。
案件管理/予実管理
顧客に紐づく案件情報を管理することができます。
営業段階から情報を登録でき、「今案件がどの状態なのか」「今動いている案件はどれくらいあるのか」をすぐに把握することができます。
また、案件管理に登録された案件別の契約金額を元に、現時点での目標額との差を自動算出する予実管理機能も有しています。
担当者別の目標額を登録しておくことで、期毎の会社全体集計はもちろん担当者別の目標進捗もリアルタイムに把握できます。
アフターフォロー/定期点検管理
建築業は今や家を建てて終わりではありません。
お引き渡し後も継続してアフターフォローを行うことで良好な関係を築き、その後のリフォームやご紹介に繋げることも重要な業務の一つです。
とは言え、何年にもわたるアフターフォローの予定を人力で管理するのは容易ではありません。
そこで、建築業業務改善パッケージでは引渡し日を元に数年先までの定期的なアフターフォローの予定を自動算出、実施予定月前には担当者に通知を飛ばせるようにしています。
スケジュール管理
社内・社外のスケジュールを一元で管理できる機能です。
今日誰がどの現場に行っているのか、どのお客様とお打合せが入っているのかといった社内の予定はもちろん、各工事を依頼している外部の協力業者の予定も登録できます。
協力業者の予定を見える化することで、社内で依頼がバッティングしてしまうことを防ぎ、なおかつ予定調整コストを削減することができます。
日報管理
各案件にどれくらいの工数をかけたかという情報は、原価管理を行う上で非常に重要です。
建築業業務改善パッケージでは、日々登録された日報を元に、案件別、作業分類別等任意の切り口で工数を自動集計することができます。
日報登録はスマホからでも行えるため、わざわざ会社に戻らなくても出先から日報を提出することができます。
お客様アンケート管理
建築業においては、相談会や見学会にお客様がお越しになった際、アンケートを取られるケースが多いかと思います。
それらのアンケートが紙の場合、データを集計・分析することも難しいためエクセル等に転記しているという企業様も少なくありません。
建築業業務改善パッケージではアンケートそのものをお客様がkintoneに打ち込めるようにアンケートフォームを設定してあります。
タブレット等で回答いただいたデータは即時集計され、例えば「どの広告媒体が最も宣伝効果が高かったのか」等を分析することができます。
後日案件化した際には情報の紐づけも可能で、いただいたご意見を有益に活用することが可能です。
発注/支払予定管理/原価管理
各案件の工事別に「どこにいくらで発注したか」「実際に支払った金額」を記録することで、原価や支払残高を見える化します。
原価の内訳が見える化するため、コスト削減、適正利益の確保、見積精度の向上を実現できる他、いつ、どの支払先にどれくらいの金額を支払う予定なのかも管理可能です。
全体の月別支払い予定が自動集計されるため、資金ショートのリスクを回避できます。
工程進捗管理
建築業においては、建築地もバラバラな各工事の進捗状況を把握するのに苦労されている企業さまも多いのではないでしょうか？
進捗に問題が無いかを確認するために、各現場の管理者にヒアリングして状況をまとめるには時間も手間もかかります。
とは言え、一棟の家を建てるまでの工程のひとつに遅れが出れば、その後の工程にも影響が出るため状況把握は欠かせません。
建築業業務改善パッケージでは、予め登録された各工程の着工予定日と実際の着工日を比較し、工期に遅れが出ているかどうかを自動判定します。
早期に遅れを把握することで、その後の調整もスムーズに行えるようになります。
建築業のkintone活用事例
ここまでご紹介したようなkinoneアプリを活用し、業務効率アップだけではなく年間建築棟数の増加にもつなげた建築業の企業様の事例をご紹介します！
顧客管理・案件管理で年間棟数アップ！
▼kintoneを建築業で活用！年間建築棟数アップに繋げた顧客管理・案件管理アプリの作り方
「同じ内容を複数ツールにまたがって何度も入力しなければいけない」という状況を改善するため、三重県で注文住宅を中心に事業を行っている株式会社中美建設さまはkintoneを活用した顧客管理をスタート。
様々なツールに散逸していた顧客情報を一元化し、kintoneさえみれば仕事に必要な情報が集まり、次に行うべきアプローチまで明確になるような顧客管理と案件管理を構築しました。
お客様から着信があった際にはkintoneに登録されている情報が画面に表示されるようになっており、お客様からのお問い合わせにも担当者不在でもきめ細やかな対応が可能となっています。
kintoneの情報をCTIサービスに連携することで対応品質を向上させた事例はこちら！
スケジュール管理を案件管理とつなげてkintone化
▼全社員のスケジュール管理をグループウェアからkintoneへ移行
また、スケジュール管理しか出来なかったグループウェアも卒業し、スケジュールからワンクリックで日報が作成できるようになりました。
スケジュールは案件管理と紐づいているため、「この案件の予定が知りたい」といった場合にも簡単に確認することができます。
案件管理と紐づいているのはスケジュール管理だけではなく、相談会や住宅見学会に参加された際のアンケート情報も案件管理から確認することが可能です。
回答時点からkintoneに直接入力いただくことで、紐づけはもちろん集計や分析もkintoneの機能で自動的に行うことができます。
お客様アンケートをkintone化した事例はこちら！
▼アンケートの回答転記や集計の作業をスリム化したい！kintoneでアンケート管理業務の効率アップに成功
kintoneで原価管理を脱エクセル！
さらに、紙の工事台帳や会計ソフト、エクセルで管理していた予算額や実行金額と言った情報もkintoneに一元化し、自動的にデータが集約された「一つのページで一つの工事のお金に関する情報が一括で確認できる」形に整えました。
これにより、各案件のどの工事でどれくらいの金額がかかったのかをリアルタイムに把握することができます。
契約時の予算と実際に支払った金額の差も自動でわかるため、集計に使っていた時間を「何故予算との乖離が大きくなったのか？」といった分析に活用できるようになったのです。
建築業業務改善パッケージで脱紙・脱エクセルへ！
冒頭で建築業によくある業務上の課題をご紹介しましたが、御社ではいくつ当てはまったでしょうか？
それらの課題はkintone建築業業務改善パッケージを活用いただくことで解決できることをここまでご紹介してきましたが、各機能の効果をまとめると以下の通りです。
- 顧客の基本情報や案件情報等を一元管理
- 案件の状況や担当者、金額に関する情報が一か所に集約され、会社全体の仕事量が見える化
- 引渡し日を元に定期点検の予定を自動算出 一か月前に担当者にアラートを出し、アフターフォロー漏れを防止
- 社内スタッフ・外部の協力業者のスケジュールを共有することで日程調整コストを低減
- 案件金額や件数を自動集計することで、実績と目標のリアルタイムな差額を把握
- 相談会や見学会参加時のアンケートを自動集計 分析も簡単に
- 案件毎の発注金額や支払い金額を自動集計、さらに日報から工数を算出し、案件ごとの原価管理を自動化
- 支払先別にいついくら支払を行う予定があるのかを見える化し、資金ショートを防止
- 案件の各工程進捗を見える化 遅れも一目で把握でき
もし御社が、顧客管理・案件管理はもちろん、原価管理まで効率化したいとお考えであれば、kintone建築業業務改善パッケージで業務改善に取り組んでみてはいかがでしょうか？
kintone建築業務改善パッケージについてよくあるご質問
Q.コムデックのサポート範囲は？
A.パッケージを販売するだけではなく、パッケージを御社に合わせてカスタマイズすることが可能です。
また、対面開発をご希望であれば、パッケージ外の業務管理アプリも開発いたします。
標準機能では難しいポイントも対面で調整していきますので、御社の社内でkintoneアプリを調整いただく方法を覚えていただくこともできます。
Q.既にkintoneで業務アプリを運用しているため既存環境から乗り換えるのは難しいが、既存環境にパッケージの機能を追加してもらうことは可能か
A.既にkintoneご利用であれば、既存環境にパッケージが内包する機能を追加することも可能です。
現在の業務を止めることなく、環境をアップデートいたします。
Q.競合他社の製品も検討している 差別化ポイントを教えてほしい
A.機能については弊社HPをご覧ください。
その他詳細につきましてはお問い合わせください。
