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お問合せが大幅アップ!案件管理のkintoneを使用したら、対応漏れの心配は不要!|建設業なかむら建設株式会社さまの導入事例

災害から地域を救った 地方工務店の情報管理術公開
顧客からのお問い合わせを紙中心のアナログな情報管理で行っていると、状況変化により立ち行かなくなるリスクがあります。
そこで今回は、台風でお問い合わせが予想以上に増加し、情報管理の改革を強いられた建設業の会社が、クラウドツールkintoneを活用してどのように案件管理方法を変えたのかをご紹介します。

台風でお問合せが増えた・・・ 効率的に対応するための案件管理とは?

三重県伊勢市にある、建設業のなかむら建設株式会社さまは、地元を中心に、新築の建設やリフォーム・リノベーションを行なっている建設業者です。
CLTと呼ばれる断熱性や耐震性、遮音性に優れた木材を使用した家づくりを進めておられます。

なかむら建設株式会社さまは、2018年に襲来した台風の時にある悩みを抱えました。
お問合せ数が急増したために、従来の情報管理では間に合わない部分が出てきたのです。
 

紙での案件管理は限界に…

今までは、請求漏れや対応漏れが起こらないように、経理スタッフがひたすら注意するというスタイルで管理を続けてきました。

しかし、案件の数があまりに増えすぎたことや事務所を2箇所にすることのふたつの点を考慮して、管理が難しい紙での情報管理から抜け出したい、と考えるようになりました。

大量の紙資料から案件の情報を集めている様子

「忘れないように気を付ける」では無理がある

日常業務において、誰でも「対応漏れがないように気をつけよう」と注意しています。
とはいえ、人間の注意資源には限度があり、特に案件が増えてくればどこかでミスが生じてしまいます。

当初、なかむら建設株式会社さまでは受注案件を紙に記入し、キングファイルで保管していました。
そして、担当スタッフにはメールや電話、口頭で案件情報を伝えていました。

しかし、「聞いていない」「知らなかった」情報伝達に漏れが生じることも。
担当スタッフは、自分の案件情報を自身のメモで管理していましたが、日々進行する案件を管理することは難しかったため、最終的にITツールの導入を決めました。

紙資料で情報共有

現場と事務が紙資料を基に情報共有を行っている様子

kintoneで自社の状態を「俯瞰」する

今回コムデックが提案したのはkintone(キントーン)の活用です。
kintoneでは、あらゆる業務管理をオンライン(PCやスマホ)で行えます。

kintoneでできることは下記の通りです。

  • 顧客のデータベース作成
  • 社内SNS(メッセージやスケジュール共有)
  • 案件管理アプリの制作(スマホとPCで使用可能)
  • その他クレーム管理や業務進捗の管理

案件ごとの情報や、顧客への対応履歴を社内で瞬時に共有できるうえ、操作もシンプルなのがkintoneを使用するメリットです。
なかむら建設株式会社さまも、社内情報のデータ化を進めました。その結果、以下のように紙での案件管理からデジタルデータでの管理へと移行することができました。

  • 会社全体でどれくらいの案件があるのか
  • 担当は誰なのか
  • 進捗はどうなっているのか
    といった重要な情報も、kintoneひとつで確認できるようになりました。

この方針展開に対して、最初は戸惑いの声もありました。

案件管理をkintoneで行うことのデメリットとしては以下の通りです。
  • これまでの「個人のメモ」での管理に比べると、自分が欲しい情報がどこにあるかわかりにくい
  • 操作に慣れるまでは難しいと感じることがある
  • 入力の手間がある

しかし、個人に合わせたカスタマイズ(その人だけの表示設定)と、新しい案件管理の方法を浸透させることで、「完了した案件への請求漏れがないかどうかは、kintoneを見れば分かる」という意識づけ を行い、克服することができました。

kintone 個人が見たい情報に絞った表

各個人が見たい情報に絞ったステータス別の表を作成

「kintoneを確認すれば大丈夫」という状態を目指す

kintoneは自分の見やすいように、表示する情報を整理することができます。
そのため、kintoneに慣れていないスタッフでも「これなら分かる」という状態に設定することから始めました。

また、kintoneに登録されていない案件には請求処理をしないというルール作りを進め、情報は全てkintoneで管理されるように社内での意識改革も功を奏しました。

最終的には、事務スタッフのみが案件登録を管理し、案件の二重登録がないかを確認することで、kintoneに誤った情報が記載されないような仕組みが出来上がりました。

なかむら建設株式会社さまのビフォー・アフター

kintoneの導入で、どのような変化が起こったのか。そのビフォー・アフターをご覧ください。

ビフォー
(kintone導入前)
アフター
(kintone導入後)

・ 案件管理は紙で行い、必要な情報は口頭や紙媒体で通達齟齬が起きやすい状態だった


請求漏れの心配がゼロに。顧客への対応漏れも激減した
・ 作業進捗が「見える化」することで、スタッフ個々の今やるべき事が明確になった
・ 請求などの顧客対応は、スタッフの注意力に頼る状態。案件数が増えることでヒューマンエラーが避けられなくなった

・ 社内の情報共有に割いていた時間を顧客との関係構築に充てられるようになった
・案件管理に対する意識が変わった結果、仕事の進め方も効率的になった

 思い出す・気を付ける情報管理をkintoneにするだけで、顧客対応の時間が増加

見積もりの提出忘れや請求漏れ、または顧客対応の遅れ。
自社において、これらのトラブルが起こっている場合、「スタッフの注意力不足」と切り捨ててしまうと、企業の成長の芽をつぶしてしまいます。

また、顧客への対応履歴を「毎回思い出している」「担当の人に直接聞かなければいけない」という企業も、kintoneの活用によって、驚くほど情報共有がスムーズに進むようになります。

建設業のなかむら建設株式会社さまは、今後もkintoneのさらなる活用を目指しています。
当面は、営業履歴を記録として残すことで、新人スタッフが早く現場に出られるような仕組み作りを。
また、日報管理をkintoneに移行し、リアルタイムで作業進捗を把握できるような体制を整えていきます。

台風による問い合わせの増加で、会社の情報管理を見直すことができたなかむら建設株式会社さま。
社内の情報管理がスリム化された今、顧客との関係構築の為に時間を割くことができそうです。

なかむら建設株式会社さまご協力ありがとうございました!

 

この記事を書いた人

西道涼

『クラウドサービスの先導者』

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 主に中小企業のクラウドサービスの提案から導入支援まで、一貫してサポートさせていただいております。 たくさんのクラウドサービスが普及する中、どのクラウドサービスが自社に合っているのか…お悩みではありませんか? 是非一度御社の理想をお聞かせください。ぴったりのクラウドサービスをご提案させていただきます!

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 主に中小企業のクラウドサービスの提案から導入支援まで、一貫してサポートさせていただいております。 たくさんのクラウドサービスが普及する中、どのクラウドサービスが自社に合っているのか…お悩みではありませんか? 是非一度御社の理想をお聞かせください。ぴったりのクラウドサービスをご提案させていただきます!

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