kintone 2020.09.28

【kintone活用事例】予実管理もスムーズに！｜電気工事業株式会社アイフク・テックさまの事例-後編

株式会社アイフク・テックさまでは、kintoneを導入することでエクセルでの情報管理から脱却し、社内スタッフの誰もがスマホから必要な情報にアクセスできるようになりました。

▼【kintone活用事例】工事の原価を見える化し予実管理を！｜電気工事業株式会社アイフク・テックさまの事例-前編

次なるkintone活用として掲げた目標は「原価管理」！

「見積と実際の売上の比較にいつも時間がかかる…」という会社さまは必見のkintone活用事例です！

適正価格はいくら？原価管理をしっかり行いたい！

原価管理の目的は見積もり段階での経費と実際の経費を比較し、サービスの適切な価格を求めやすくすること。

これまでクラウド化してきた工事に関する情報を紐づけ、材料費や経費の管理(予実管理)もkintone(キントーン)で行い、経営判断に活かすことを目標に、株式会社アイフク・テックさまのkintoneでの原価管理がスタートしました。

予実管理、見積もり、資材代…すべてバラバラに集計されていた

原価管理と一口に言っても、把握するべき数字はたくさんあります。

工事の予実管理や資材の金額はもちろんのこと、移動にかかるコスト等も管理が必要です。

しかし、原価管理を始めようとした段階でkintoneに登録されているのは工事の情報のみ。

その他の管理が必要な経費に関してはまだそれぞれのツールでバラバラに集計されていました。

管理経費と集計方法の一例

予実管理は日報アプリから時間集計をして、時間単価をかけて算出
見積はエクセルで作成された金額を集計
材料などの経費は仕入れ先からのFAXをもとに集計

また、見積もりに関しては担当の従業員それぞれが個人で作成&保管していたため、いざ見積もり段階での経費と実質経費を比較しようとしても、情報収集に時間がかかっている状態でした。

kintoneを活用してすべての情報を一元管理

販売管理システムで見積もりを作成→kintoneへ

そこで、まずは見積もりの情報をkintoneに集約するべく、見積情報を社内共有できるアプリ作成からスタートしました。

kintone上で細かい見積を作成することは難しかったため、販売に関する一連の業務を担うことができる販売管理システムで見積書を作成し、作成した見積をkintoneに連携させることで自動集計を実現しました。

販売管理システムを使うことで会社スタンダードの見積書が作成できるほか、同じような規模･期間の工事等の見積を検索して過去の見積書を参照したり、場合によってはそのまま複製したりすることで、見積書作成そのものの作成時間を短縮することができます。

作成した見積りの情報はkintone上でも自動集計されるため、今では、kintone上で今までに作った見積りを見返すことができます。

販売管理システムで見積書を作成している様子

kintoneで各工事の予実を簡単に振り返ることができるように

販売管理システムでの見積書作成はエクセルとは操作がだいぶ異なるため、最初は慣れるまでに戸惑うこともありましたが、月一度の勉強会を行うことで、会社のスタッフ全員が使いこなせるように！

地道な努力もあり、本格的な運用に向けて順調な滑り出しとなりました。

今後はkintoneに連携した情報をもとに、綿密な予実管理が可能となるでしょう！

今後もハンコで行っていた見積りの承認をkintoneベースで行うなどさらなる改善を続けていく予定です。

情報を正しく蓄積し、整理することで会社はもっと成長する…

適切なサービス価格を追求することからスタートした、今回のkintone活用事例。

「情報が見られるようになった」「情報を登録できるようになった」ことは、kintone活用の一つの成果ではありますがゴールでありません。

kintoneではその先、真の意味での「情報活用」を強力にバックアップすることができます。

株式会社アイフク・テックさまは情報のクラウド化で立ち止まらず、活用までしっかりとゴールを定めて動いていかれたのが成功の秘訣ではないでしょうか。

御社にも、活用されていない大量のデータが眠っていませんか？

すべての情報を一見できる仕組みづくりをしておくことで、経営に関わる重要な判断を下しやすくなります！

ビフォー	アフター
社内でないと工程管理など必要な情報を確認できなかった。	工事の詳細情報をkintoneにまとめることで、いつでもどこでもスマホで必要な情報がチェックできるように！
過去の工事情報は紙媒体で倉庫に保管。顧客からの問い合わせに対してすぐに対応できなかった。	kintone上で日報を作成できる仕組みに変更！現場からすぐに最新の情報を残せるように！
日報はエクセルで管理。帰社後に入力しなければならなかった。	現在、会社が受注している工事のスケジュールを一覧できるため、パートナー業者への依頼時に起こっていたバッティングがなくなった！
それぞれの原価が別々(エクセルや紙)に保管されていたため予実管理がスムーズに行えなかった…。	スタッフが個々で管理していた見積書をkintoneで共有。見積り作成の手間が大幅に短縮！
	原価(材料費や予実管理など)をkintoneでまとめることで、見積りに対しての実際の結果(予実)をチェックすることが簡単になった。
	【ここがPOINT！】過去から最新まで工事情報はkinotneにまとめることで、会社としてスムーズな対応が可能になりました。また、スケジュールや見積りをkintoneで一元管理することで、会社経営の振り返りがカンタンにできるようになりました！

この記事を書いた人

西道涼

『クラウドサービスの先導者』

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。主に中小企業のクラウドサービスの提案から導入支援まで、一貫してサポートさせていただいております。たくさんのクラウドサービスが普及する中、どのクラウドサービスが自社に合っているのか…お悩みではありませんか？是非一度御社の理想をお聞かせください。ぴったりのクラウドサービスをご提案させていただきます！