kintoneで工事台帳の集計を自動化して原価管理を効率化！｜建設業 KRS株式会社さまのアプリ開発事例

建設業の企業さまの多くが、ひとつの工事に対する原材料や労務費、作業明細を管理するための工事台帳をエクセルで作成しています。

しかし、エクセルで工事台帳を作成していると、過去データを探して参照するのが難しかったり、台帳を作るために他の資料の情報を集計･転記しなければならなかったりといった課題があり、工事台帳の管理にかかるコストに頭を悩ませている企業さまも多いのではないでしょうか。

このような課題は、kintoneを用いて工事台帳をデジタル化することで解消できます。

今回の記事ではkintoneを活用して工事台帳の集計を自動化し、原価管理を効率化したKRS株式会社さまのアプリ開発事例をご紹介します。

工事台帳をエクセルで管理するのは手間がかかる…集計作業を自動化したい！

KRS株式会社さまは、愛知･岐阜･三重を拠点に多岐にわたる建設工事を展開する企業さまです。
「建設業を通じて人々を幸せに」という経営理念をもとに、新築工事や改修工事、吊り足場や重量足場、イベント足場などさまざまな仕事を請け負っていらっしゃいます。

KRS株式会社さまでは労務費をkintone(キントーン)の日報アプリで管理していましたが、工事台帳はエクセルで作成していました。
そのため、原価を管理するためには、kintoneで算出した労務費をエクセルの工事台帳に手入力で転記しなければなりません。

また、転記の手間に加えて、エクセルで管理していると過去データを探しにくく、過去にどのような工事を行ったかを調べるのにも時間がかかるという課題もありました。

転記するデータ自体はkintone内にあるものなので、工事台帳をkintone化できれば自動で集計することも可能です。

そこで、KRS株式会社さまでは、日報データのように工事台帳の管理もkintoneで行うことで集計業務の効率化を図れないかと考えました。

kintone活用による原価管理業務の自動化は以下でも解説しています！
原価管理をkintone化！脱エクセルでリアルタイム自動集計

工事台帳をkintone化する3ステップ

KRS株式会社さまでは、元々利用していたエクセルと同じ見え方はなるべく変えたくないという思いがありました。
というのも、長くこのエクセルの工事台帳で業務を行ってきたため、見た目が大きく変わってしまうと逆に業務効率が落ちる恐れがあったためです。

そこで、実際の運用に支障が出ないよう、従来のエクセルの内容を踏襲しつつ工事台帳のkintone化を目指すことになりました。

このセクションでは、KRS株式会社さまが工事台帳をkintone化したステップをご紹介します。

kintone化によりエクセル工事台帳の集計の手間を削減

まずは、これまでの工事台帳を再現するためのkintoneアプリを作成しました。

アプリ全体の構成は、従来のエクセルに則って「基本情報」と「原価明細」、「経費一覧」「科目別集計」「請求書管理」の5つのセクションに分かれています。

基本情報

現場名･着工日･工事場所･工事金額などの基本情報が確認できます。

原価明細

従来の工事台帳の「原価明細」にあたる部分は、工事台帳アプリとは別の「工事台帳明細アプリ」から参照し、その工事に関わるものだけを関連レコードで表示するようにしています。

なお、工事台帳明細アプリは従業員が登録した日報アプリから自動的にデータが登録されてくる仕組みです。

科目別集計

これらの明細からkrewDashboard(クルーダッシュボード)を使って、科目ごとに原価を集計したのが「科目別集計」です。

krewDashboardとは、kintone内のデータを表やグラフといった見やすい形で可視化できるプラグインです。
レコード内表示機能を使いピボットテーブルの形で表示しています。

科目別に集計されたデータは、単に原価を確認するだけでなく、工事ごとの利益率や材料費・労務費・外注費の構成比を比較する際にも活用できます。
過去の工事と比較することで、利益率が低下した要因や改善ポイントも把握しやすくなります。

経費一覧

原価の中から、特に経費だけを抜き出したものも表示しています。
ここでは経費の詳細も表示されるため、より詳しく原価を把握することができます。

請求書管理

建設業の工事の場合、お客様への請求が複数回に渡ることも珍しくありません。
そこで、お客様への請求情報は複数回登録できるようになっており、請求しなければならない費用があとどれだけ残っているかを自動算出しています。

請求状況を工事台帳上で一元管理できるため、

• 未請求案件
• 請求済み・入金待ち案件
• 入金済み案件

といった進捗管理にも活用できます。

工事ごとの売上・請求・原価をあわせて確認できることで、収支状況をリアルタイムで把握しやすくなり、請求漏れの防止にもつながります。

これでもともとのエクセルに記載されていた、基本情報･科目別集計･原価明細･請求管理がまとまった工事台帳アプリが完成しました。

本事例で構築した工事台帳や日報、経費管理の仕組みは、現在コムデックが提供している「建設業 kintone業務改善パッケージ」でも導入できます。
原価管理に加えて、スケジュール管理や見積・請求管理、入札管理など、建設業で必要となる周辺業務もまとめてkintone化できます。
AIとも連携しながら、原価管理を「適正な利益を確保するための仕組み」にしていくことが可能です。

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日報と経費申請アプリ作成により、原価計算が効率化

次に、工事台帳アプリに表示する数値をkintone内から自動的に集計し、原価計算を効率化させるため、日報アプリと経費申請アプリを作成しました。

日報アプリ

日報アプリは、もともと運用していたアプリを工事台帳と連携するようにブラッシュアップしました。

このアプリでは、毎日の工事単位での日報を登録し、作業記録から直接労務費を算出します。

また、経費用の項目も新たに追加し、交通費や購入品などの経費もその場で登録できるようにしました。

これにより、労務費と経費の計算が一元化され、従来の手間を大幅に削減することが可能になりました。

経費申請アプリ

基本的には日報に経費を登録できるようになっていますが、日報登録のタイミングで登録できない経費というのも存在します。
そこで、経費申請アプリを作成し、後からでも簡単に登録できるようにしました。

krewDataにより集計結果を工事台帳画面で一覧で見ることが可能に

最後に、krewData(クルーデータ)を利用してそれぞれのアプリのデータを集計できるようにしました。
krewDataは、複雑なデータ集計を可能にするプラグインで、特に原価管理の分野でその力を発揮します。

日報や経費申請と言った原価登録用のアプリからデータを集計し、工事台帳アプリや工事台帳明細アプリへの登録を自動化するフローを構築したことにより、集計された結果を工事台帳アプリのレコード詳細画面で直接一覧表示することが可能になります。

もともとKRS株式会社さまがエクセルで作成されていた工事台帳は、一画面に複数のセクションを持ち、それぞれで集計や明細を表示するという独自のフォーマットにこだわりがありました。

特定の表示方法をkintone上で再現するために、日報アプリと連携するkrewDataのフローを作成するのには時間がかかりましたが、一画面で全ての重要な情報を把握できるようになり、作業効率の向上だけでなくデータの可視性とアクセス性を大幅に改善することができました。

kintoneで工事台帳を自動作成するメリット

KRS株式会社さまでは、工事台帳をkintone化することにより、日々の労務費や経費等の原価が工事台帳に自動で反映されるようになりました。
従来の手作業による集計作業が不要となり、それに伴う時間コストや入力ミスのリスクが大幅に削減されています。

また、kintoneによって全てのデータが一元管理されることで、過去の工事情報の検索が容易になりました。
これにより、工事情報を探す際にかかっていた時間も短縮されています。
kintoneにデータが蓄積されるため、その情報を元に分析を行うことも可能です。

注意点として、kintoneに日報や経費の登録がなければ、当然集計に漏れが出てしまう点には気をつけなければいけません。
正確な原価を把握するためには、日報や経費の入力を定着させる必要があります。
入力しやすい画面設計やモバイル対応、自動通知等、担当者の注意だけに依存しない運用を整えることが重要です。

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kintoneを活用した業務の自動化は以下のページでも解説しています！
kintoneで予実管理！実績集計はkrewDataで自動化

AIを活用して工事台帳データをさらに有効活用

kintoneで自動集計できるようになった工事台帳ですが、ここにAIを組み合わせることでさらなる効率化とデータ活用が可能です。

例えば、請求書や領収書などのPDF・画像をAI-OCRで読み取り、工事名や金額、取引先などを抽出してkintoneへ登録すれば、原価入力の手間や転記ミスの削減にもつながります。
現場で入力した日報の文章をAIが整理し、作業内容や実績を自動で記録するといった活用も可能です。

また、工事台帳や日報、経費申請のデータがkintoneに蓄積されることで、原価を集計・管理するだけでなく、AIを活用した分析や業務改善にも役立てられるようになります。

過去の工事実績をAIで検索し、類似案件の工期や原価、利益率を参考にしながら見積を作成したり、利益率が低かった工事の共通点を分析したりすることで、より精度の高い受注判断が可能になります。
また、材料費・労務費・外注費などの構成比を工事ごとに比較し、「どの工程で原価が膨らみやすいのか」「どの工種が利益率を下げているのか」といった傾向を把握することもできるでしょう。

このように、工事台帳を単なる「記録・集計」のための台帳として使うのではなく、蓄積したデータをAIで分析・活用することで、見積精度の向上や利益率の改善、さらには経営判断の迅速化まで実現できます。
今後は、工事台帳を企業の重要な経営データベースとして活用していくことが、競争力向上の鍵となるのです。

工事台帳をkintone化して集計作業を自動化しよう！

KRS株式会社さまは、工事台帳をkintone化することで原価の自動集計が可能になり、手間と時間を大幅に削減することができました。
過去の工事も検索しやすくなったため、情報にアクセスするための時間も短縮されています。
また、売上･原価の情報がkintone上で閲覧できるようになったので、ダッシュボードを使った売上や生産性の分析も可能です。

今回の仕組みでは、krewDataが日報や経費申請アプリの情報を集計し、krewDashboardが集計結果を工事台帳上で見やすく表示する役割を担っています。
今回は現場の移行負担を抑えるため、従来のエクセル工事台帳の見た目をkrewDashboardを活用しながら再現しました。
ただし、エクセルのレイアウトをそのまま再現することが常に最適とは限りません。kintone化にあたっては、入力項目や業務フロー自体を見直し、必要な情報を分かりやすく確認できる形に再設計することが重要です。

今後は日報に作業進捗を登録することで、今後は、日報に登録した作業進捗をもとに工事ごとの出来高を算出し、日次で採算や進捗状況を把握できる仕組みを目指しています。
また、受注したタイミングで工事台帳を作成し、工事予定を同時に登録することで、プロジェクトのスケジュール管理を一元的に行うことも目標としています。

工事台帳に蓄積されたデータはAIとも組み合わせることができます。
例えば、過去の工事実績をAIが検索して類似案件の原価を確認したり、利益率が低かった案件の傾向を分析したりすることで、見積精度や利益率の改善にも活用可能です。
工事台帳は単なる管理帳票ではなく、日々蓄積されるデータを経営改善につなげる基盤としても役立つでしょう。

コムデックでは、企業さまの要望を反映させ、業務を改善するアプリを作成する「kintone対面開発」を行っております。
「脱エクセルを図りたい」「工事台帳のデータ集計を自動化したい」とお考えの企業さまはお気軽にお問い合わせください。

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