会社から現金を無くしたい!MoneyForward(マネーフォワード)クラウド経費と給与連携で経費精算を効率化

日々の仕事の中で、会社の備品や資材を個人が立替で払うシーンは少なくありません。
建設業の場合、現場で急遽必要になった資材を買いに行く頻度も高く、それらの支払いのためにあらかじめ現金をまとめて仮払いしておくこともあるとか。今回は、そんな建設業の企業さまがMoneyForward(マネーフォワード)クラウド経費と給与を導入し、経費精算業務を効率化した事例をご紹介します!

毎月55件の経費精算。現金授受のために現場から本社へ……

株式会社アイケーディさま(https://kabu-ikd.jp/)は、1949年創業の歴史ある総合建設企業です。

約2年前から様々なクラウドサービスを導入し、社内の業務改善を進めてこられました。

建設業である株式会社アイケーディさまでは、各現場で急に必要になった資材の立替購入等の経費精算が月に55件ありました。

経費の精算は本社で都度行いますので、本社から離れたところにある現場から、経費精算のためだけにレシートをもって本社に来る……なんてことも。

また、立替が多くなるような現場では、あらかじめまとまった金額を仮払いとして渡しておき、後日まとめてレシートとお釣りをもらうという処理をすることもあったとのことです。

仮払いの費用と自分自身の財布がきちんと分けられていれば問題ありませんが、たまに会社とは関係ない支払いを誤って仮払金から行ってしまい、残額が曖昧になってしまう恐れがあります。

経費精算の仕組みを変えたいという想いはありましたが、「早めに精算しておかないと、レシートを無くしたり、忘れたりしそう」という従業員さんの声もあり、「非効率だけど仕方がない」として従来通りの清算方法を続けていました。

勤怠管理システムと給与計算ソフトの連携にも問題が……

株式会社アイケーディさまでは、2018年に勤怠管理システムを導入され、その月の勤務時間が自動集計されるようになりました。

自動集計により勤怠管理にかかる手間が大幅に削減された株式会社アイケーディさまですが、この新しい勤怠管理システムで書き出したデータはそのまま給与計算ソフトに取り込むことができませんでした。
そのため、勤怠管理システムの集計結果を紙の集計表に記入し、給与計算ソフトがインストールされている社内のパソコンで入力を行っていたのです。

そこで、勤怠管理システムのデータをそのまま給与計算に利用できるようにすることと、端末依存の状態を脱することを目標に、株式会社アイケーディさまではクラウド型の給与計算ソフトMoneyForward(マネーフォワード)クラウド給与を導入することになりました。

この時、MoneyForward(マネーフォワード)クラウド給与導入の決め手となったのは、MoneyForward(マネーフォワード)クラウドは同じ基本料金内でMoneyForward(マネーフォワード)クラウド経費も利用でき、前述の「非効率な経費精算」状態も合わせて改善できるためです。

MoneyForward(マネーフォワード)クラウド経費とは?給与計算とワンクリックでデータ連携!

MoneyForward(マネーフォワード)クラウド経費は、従業員が各自のスマホから立て替えた経費のレシートを撮影することで経費申請を行うことができる経費精算アプリです。(パソコンから申請することも可能です)

写真撮影によりある程度金額や支払先が自動入力されるため、あとは月の締め日までに申請するだけ。

従業員から申請された後はあらかじめ設定しておいた承認フローに基づいて承認者のもとに経費申請が飛び、承認されればその月の立替経費として清算されます。

この時、MoneyForward(マネーフォワード)クラウド給与を利用していると、給与計算を行う際にワンクリックでMoneyForward(マネーフォワード)クラウド経費からその月の立替経費金額を取り込むことが可能となります。

MoneyForward(マネーフォワード)クラウド経費の導入おすすめ4ステップ

株式会社アイケーディさまでは、まずMoneyForward(マネーフォワード)クラウド給与を導入し、給与計算の基盤を固めたところでMoneyForward(マネーフォワード)クラウド経費を活用していくことに。

MoneyForward(マネーフォワード)クラウド給与では、従来の給与明細に合わせて支給項目や控除項目を設定し、これまで手入力が必要だった勤怠管理システムのデータを取り込みができるように設定しました。

そのうえで、以下の手順でMoneyForward(マネーフォワード)クラウド経費を導入。

1.基本設定を実施 「承認フロー」は最小限に!

MoneyForward(マネーフォワード)クラウド経費では、最大10ステップまで承認フローを設定することができます。

しかし、ここであまりに細かい承認フローを設定してしまうと、管理者側の承認が滞って給与計算にも影響を及ぼしてしまう恐れがあります。

経費申請の承認もスマホアプリで行うことができるほか、申請が届いたときに通知を送ることもできますが、勤怠の締め~給与計算までをスムーズに行うためにも、なるべく承認フローは必要最低限にしましょう。

2.管理者が試しにアプリをダウンロードし申請を実施

一度管理者の方が申請と承認両方の操作を確認しておくことで、従業員の方にもスムーズに利用方法を伝えることができます。

申請の操作は写真を撮って必要項目を入力するだけなので非常に簡単ですが、この時に「申請し終わったレシートをどのように提出してもらうか」も取り決めておくとスムーズです。

社内に「申請済みレシート入れボックス」をつくり、会社に来たタイミングでレシートを入れてもらう方法がお勧めです。

3.承認後の処理を確認、実際に給与に取り込み

MoneyForward(マネーフォワード)クラウド経費では、承認された経費申請に対して「集計」処理をすることで「今月経費精算を行う申請」を取りまとめて一括でMoneyForward(マネーフォワード)クラウド給与に取り込みます。

集計処理がおわったら後はMoneyForward(マネーフォワード)クラウド給与側で「経費を取り込み」ボタンを押すだけです。

4.問題なく取り込みできたら、従業員に説明の上従業員登録と招待を実施

MoneyForward(マネーフォワード)クラウド給与とMoneyForward(マネーフォワード)クラウド経費は、従業員コードと名前で申請のあった従業員と給与支払いを行う従業員を照合しています。

そのため、MoneyForward(マネーフォワード)クラウド経費に従業員を招待する場合には、必ずMoneyForward(マネーフォワード)クラウド給与と一致した従業員コード従業員名となるように注意してください。

ひと月の中に同じ従業員で複数の申請がある場合には、自動で合算されます。

「社内の現金を無くす」目標に一歩前進!

MoneyForward(マネーフォワード)クラウド給与とMoneyForward(マネーフォワード)クラウド経費を導入し、給与と一緒に経費精算を行うことで「社内の現金を無くす」という目標に一歩近づいた株式会社アイケーディさま。

しかし、従業員さんの中には「経費の立替分は給与とは別で受け取りたい」という方もいらっしゃいました。

そんな時、その人だけ従来通りの方法で経費精算を行うのではなく、給与に取り込む申請と、そうではない申請を分けることで、一方は給与と一緒に精算処理を行い、一方はMoneyForward(マネーフォワード)クラウド経費から直接振込データを作成して個別に振り込みを行うことで解決しました。

今後は、今回のようなバックオフィスの業務改善と現場の仕事の見直しを進め、現場監督の書類作成を本社の事務スタッフが巻き取れるような業務体制を築いていきたいとのことでした!