kintoneとfreeeサインを連携、電子契約書をkintone内の情報から自動作成｜建設業 株式会社ロッシュさまのアプリ開発事例

事務作業はITツールの活用によって効率化できることが多い分野です。
特にここ数年は、テレワークの普及やDX化の波もあり、電子契約が注目を集めています。

電子契約を実現するITツールは、「PDFをアップロードして、署名欄を決めて送る」だけのシンプルなものから、契約書をシステム内でテンプレート化しておいて、「会社名や契約期間、金額を入力する」もの、さらにワードのように契約書そのものを調整できるものまで、本当にいろいろなものがあります。

しかしそのどれもが、契約書を送るためには電子契約ツールにログインして、相手先の会社名や契約期間を入力する必要があります。
普段業務に使っているツールとは異なるツールとなるため、むやみに新しいものを導入すると管理も複雑になってしまうのが難点です。

事務担当者としては、なるべく既存のシステムを活かしたり連携したりして、うまく使いたいと考える方も多いのではないでしょうか。

本記事では、同じ悩みを抱え、kintoneとfreeeサインの連携を実現した株式会社ロッシュさまの事例を紹介します。
契約書の作成や管理にお悩みの方は、ぜひご覧ください！

電子契約を導入したいけど、むやみにITツールを増やすことは避けたい…

株式会社ロッシュさまは、三重県津市に本社を構える建設業の企業さまです。
建物の建設からメンテナンスまで、24時間365日の建設サービスを提供されています。

株式会社ロッシュさまでは、これまでに総務業務や日報などにkintone(キントーン)を導入し、独自のカスタマイズをしながら業務効率化を実現されてきました。

過去のkintone活用事例については、こちらの記事で詳しく解説しています！
▼kintone伴走支援でアプリ作成･カスタマイズを実現！

▼kintoneの日報･カレンダー管理アプリをJavaScriptカスタマイズで連携！

さらなる業務改善を目指し、今回着目したのが契約書の作成･管理業務でした。

実は、株式会社ロッシュさまでは契約書のペーパーレス化や印紙代の削減を目的として、すでにfreeeサインを導入されていました。
ただ、freeeサインを使うためには、多くのクラウドツールがそうであるようにログインが必要となります。
普段の業務に利用しているkintoneとは別にログインが必要になることに加えて、利用頻度がそこまで高くないこともあり使いづらかったため、結局は契約書を紙で出力して郵送したり、対面で渡したりしている状況だったのです。

そこで、改めて契約書の作成･管理業務について理想の状態を考えた結果、株式会社ロッシュさまでは、kintoneとfreeeサインを連携することで、新しいツールを増やすことなく契約書の電子化を目指すことにしました。

株式会社ロッシュさまの契約書の作成･管理業務の理想の状態

• kintoneの情報を契約書に転記する手間をなくしたい
• 電子契約を導入し、締結にかかる時間を短縮したい
• 契約書管理の手間をなくしたい
• 新しいITツールをイチから導入するのは避けたい

こんなに便利！freeeサインの3つの特長

アプリ開発の解説に入る前に、freeeサインの特長を簡単に紹介します。

最近はさまざまな電子契約サービスが登場していますが、freeeサインはクラウド会計ソフトで有名なfreeeシリーズの1つで、弁護士監修なので安心です。

freeeサインには、大きく3つの特長があります。

文書作成をテンプレート化できる

freeeサインでは、よく使う文書のひな形をテンプレートとして登録できます。
テンプレートを使えば、最小限の項目を入力するだけで簡単に文書を作れるため、作業時間を短縮できるのがメリットです。

売買に関する契約書だけでなく、NDA(秘密保持契約)や業務委託契約などのテンプレートも登録が可能です。
freeeサインでは、ただPDFを登録しておくのではなく、Googleドキュメントを利用してWordファイルからテンプレートを作成することができるため、freeeサイン上で書類の内容を直接編集できます。

クラウド上でやりとりが完結する

freeeサインを使えば、契約書の作成や承認、締結、さらには保管まで、すべての工程がクラウド上で完結できます。

みなさんの中には、テレワークが導入されているにもかかわらず、契約書の作成や押印、確認のためだけにオフィスに出社している、という方もいらっしゃるのではないでしょうか。

freeeサインなら、契約相手も含めてオンライン上で手続きが済むため、紙に比べてやりとりがスピーディーに進み、紛失の心配もありません。

また、電子契約にすることで、印紙代や郵送代がかからなくなることもメリットです。

過去の文書も一元で管理できる

紙の契約書の場合、契約台帳の管理やファイリング、更新管理などはすべて手作業になります。
過去の契約書を誰かが持ち出したまま紛失してしまったり、個人のデスクに保管してしまったりして「肝心なときに見つからない！」ということも起きがちです。

その点、クラウド保存なら紛失することはありませんし、検索するのも簡単です。
大量のファイルを保管することも無いので、場所をとらないのもメリットです。
過去に締結した紙の契約書をPDF化してfreeeサインに取り込むことで、社内の契約書類を一元管理することも可能です。

kintoneとfreeeサインを連携する方法

ここからは、実際に株式会社ロッシュさまで設定したkintoneとfreeeサインの連携方法について紹介します。

kintoneとfreeeの連携に、ITやプログラミングの専門知識は必要ありません。
直感的に項目を配置したり、入力したりするだけなので、初めて操作する方でも安心です。
※kintoneと連携できるのはfreeeサインの「kintone連携専用プラン」になります。他のプランをご利用中の場合には、プラン変更が必要です

① kintoneの登録メールアドレスがfreeeサインと同じメールアドレスかどうかを確認し、kintoneコネクタのユーザ登録を実施

② freeeサインとkintoneコネクタを接続し、その後kintoneとKintoneコネクタを接続します

③ freeeサインで契約書のテンプレートを作成
freeeサインのテンプレートは、PDFファイルから登録する方法と、ワードファイルから登録する方法があります。
いずれの場合も書式を登録した後で、自分の入力項目(契約期間や金額など)と、相手の入力項目(契約日や会社名など)、押印箇所を設定するだけで、簡単にテンプレートが作成できます。

④ kintoneアプリを作成
手順3のテンプレートを元に、kintoneコネクタから自動でアプリが作成されます。
これにより、アプリ上でのデータ編集はもちろん、ステータス確認や電子契約の送信も可能になります。

⑤ kintoneアプリを調整
自動で作成されたアプリを元に、項目の並び順やルックアップ、桁区切りなどを微調整します。
入力を補助するプラグインを設定すれば、日付を1ヶ所入れるだけで他の関連項目も自動入力させるなど、さらに便利なアプリを作ることもできます。

※詳しい手順はこちらのページで解説されています

kintoneを使って電子契約をするメリットとは？

株式会社ロッシュさまでは、kintoneとfreeeサインを連携したことで、kintoneの情報を契約書に転記する手間がなくなりました。

契約内容作成時に、さらなる手間削減のためにルックアップやプラグインを活用したことがポイントです。
これにより、会社名等はマスタの情報から参照できるようになり、ミスのリスクがなくなりました。

また、kintoneとの連携によってfreeeサインにログインする必要がなくなったため、freeeサインにアカウントを持たないスタッフも、kintoneから電子契約ができるようになりました。

メリットの多いkintoneとfreeeサインの連携ですが、最初のログイン情報やテンプレートの設定作業はやや複雑だと感じる方がいらっしゃるかもしれません。

また、契約書のレイアウトが変わった場合には、連携するkintoneアプリでもレイアウトやプラグインの再設定が必要となる点には注意が必要です。

ただ、いずれも頻繁に起きることではないので、仕組みさえ理解すればITの専門家でなくても対応は可能です。

どうしても困ったときには、カスタマーサポートを利用するのがおすすめです。
チャットやメール、電話で相談でき、契約相手も利用できます。

kintoneなら電子契約の導入もラクラク！

株式会社ロッシュさまは、電子契約の環境構築が完成し、いよいよこれから運用開始という段階です。
電子契約は業務の効率化だけでなく、郵送代や印紙代のコスト削減にもつながるため、早めに運用を開始したいと考えていらっしゃるそうです。

株式会社コムデックでは、お客様のお悩みをお聞きして、その場でkintoneアプリを構築する「対面開発」を行っております。
今回のように、一度は導入がうまくいかなかったツールも、企業さまの状況にあわせた開発で有効活用できることがありますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。