複数階層にわたる複雑な見積管理のkintone化に成功！｜建設業 株式会社エー･ディーアンドシーさまの開発事例

みなさんの職場では、見積書をどのように作成しているでしょうか。
見積の項目が「大項目＞中項目＞小項目……」と複雑な階層構造になっている場合、シンプルなkintoneアプリでは対応できず、やむなくExcelを使い続けている……というケースも少なくありません。

そんなときにおすすめなのが、kintoneのプラグイン等を使ったカスタマイズです。
kintoneをカスタマイズすれば、思い通りの見積書を実現しつつ、データを体系的に管理して予実管理にまでつなげられます。

本記事では、複数階層に分かれた複雑な見積管理のkintone化に成功した、株式会社エー･ディーアンドシーさまの事例を紹介します。

複数階層に分かれた複雑な見積をシステム化して、予実管理にも活かしたい

株式会社エー･ディーアンドシーさまは、東京都世田谷区に事務所を構える総合建設業者さまです。
住宅、店舗、オフィスなど、幅広い物件の企画から施工までをトータルプロデュースされています。高いデザイン性と、サステナブルなものづくりが強みの企業さまです。

そんな株式会社エー･ディーアンドシーさまでは、建設業kintone業務改善パッケージを導入され、予実管理と原価管理を自動集計できるようになりました。

▼kintoneで予算管理･原価管理を一元化！工数削減に成功｜建設業 株式会社 エー・ディーアンドシーさまのアプリ開発事例

しかし、予実管理の元となる見積についてはまだエクセルを利用しており、見積管理～予算管理のデータ連携が上手くできていない状態でした。

株式会社 エー・ディーアンドシーさまでは、物件の企画から設計･施工までワンストップで担うため、見積の項目も多岐に渡り、数十ページになることも珍しくありません。
予実管理へとスムーズにデータを繋げるためには、この複雑な見積作成もkintoneに移行する必要がありますが、大項目＞中項目＞アイテム明細……と複数階層で構成されたデータは、kintone(キントーン)の標準的なアプリでは再現が難しいことが課題となっていました。

当初は、以下のように「中項目ごとにテーブルがある」形で構築を進めましたが、kintoneアプリの項目数上限(500フィールド)の問題で「明細が20以上になる場合に対応できない」「画面の読み込みが重たい」「無料プラグインを使ったテンプレート読み込みが上手くいかない」等、いくつもの問題が発生。

以上を踏まえて、kintone(キントーン)と拡張機能を使って見積管理のシステムを構築することにしました。

kintoneで見積管理をする際に役立つ拡張機能

kintoneは、シンプルな見積管理であれば標準機能でもできますが、複雑な構造になっている場合はカスタマイズがおすすめです。
ここでは、見積管理のカスタマイズに役立つ拡張機能を2つ紹介します。

kintoneをエクセル感覚で入力できる「krewSheet」

「krewSheet(クルーシート)」はkintoneの集計データを、馴染みのあるエクセルやスプレッドシートのように表示･操作できるプラグインです。
このプラグインを使うと、複数レコードをまとめて編集･更新できるようになります。

エクセルと同じようにフィルタ、並べ替え、セルの色付け、条件付き書式、行列固定などの機能もあるため、データが見やすくなるのがメリットです。
データの用途によって、レイアウトはそのままでエクセルのような操作性を再現する「Sheetモード」と、ピボット集計や行列変換に対応できる「Xrossモード」が選べます。

見積書を自由にカスタマイズできる「k-Report」

「k-Report(ケーレポート)」は、kintoneデータを使ってさまざまな帳票を作成できる連携サービスです。
もともと、kintoneの標準機能でも簡易的な帳票は作成できるのですが、カスタマイズの幅はかなり限定されています。

そのため、複雑なデータやこだわった見た目の帳票を作りたい場合には、拡張機能を使うのがおすすめです。
k-Reportを使うと、用紙のサイズや種類、縦横を選べる他、ロジックフィルターという機能で出力の条件等を細かく設定できます。

文字装飾や画像取り込みにも対応できるため、帳票に会社ロゴや印影を載せることも可能です。
また、帳票が複数ページになる場合のパターン設定や、ページ内集計処理(小計･最大値･最小値など)にも対応できます。

一度に10,000レコード、または100ページまでのPDF化ができ、大量のデータを処理できるのもメリットです。

アプリを親と子に分けて構築し、複雑な階層構造を表現

ここからは、株式会社エー･ディーアンドシーさまのアプリ構築の流れを2つのステップに分けて解説します。

全体像の把握とアプリ構築

はじめに、これまで使っていた見積書の項目や階層、レイアウト、ページをまたぐ際のルールなどをヒアリングしました。
株式会社エー･ディーアンドシーさまの見積書は「大項目＞中項目＞明細」という階層構造になっており、このような複雑な構造のデータは、シンプルなkintoneアプリだけで表現しようとすると、項目数が多くて画面が重くなってしまったり、テンプレートの呼び出しがうまくいかなかったりして、不具合が生じます。
そのため今回は、kintoneアプリを親子関係で構築し、親＝「見積管理アプリ」、子＝「見積明細アプリ」としたうえで、krewSheetとJavascriptによるカスタマイズを使うことにしました。

次に、それぞれのアプリを構築していきます。
親アプリ(見積管理アプリ)には、見積のヘッダー情報、明細テーブルなどを設定しました。

子アプリ(見積明細アプリ)では、上記の明細テーブルを分解して「1行＝1レコード」として持たせ、明細(品目･単価･数量･単位･摘要･備考)も管理できるよう設定しました。

子アプリでは、krewSheetのXrossモードを使ってエクセルのように一覧表示･入力できるよう設定しています。

続いて、親アプリ･子アプリの連携をJavascriptで設定します。

「親アプリ→子アプリ」の連携は、親アプリ側で「見積を見積明細アプリと同期」というボタンを押すだけで実行できるよう設定しました。
連携ボタンを押したタイミングで、「見積更新日時」という項目に連携日時が自動記録されるようになっています。

親アプリを保存して、子アプリに連携すると、レコード番号を埋め込んだ「見積編集」と「明細入力」のリンクが自動作成されます。
これにより、編集したいときはワンクリックでそのレコードに遷移できるようになっています。

「子アプリ→親アプリ」の連携は、親アプリ側で「見積の最新化」ボタンを押せば反映できるよう設定しました。
金額情報や並び順といった様々な情報が、ボタンワンクリックだけで親アプリに反映されます。

見積書の出力設定

kintoneアプリが構築できたら、次は見積書の出力設定です。
JavaScriptで出力用のテーブルを作成し、以下の条件に基づいて自動でデータを組み立てるよう設定しました。

• 行番号は自動で採番する
• 出力用明細は2ページ目(集約)と3ページ目以降(1ページあたり22行＋小計)で作り分ける
• 諸経費＝出力先の「2ページ目/3ページ目以降」をラジオボタンで選択する
• 諸経費･法定福利費＝「見積書表示チェック」でON/OFFを選択する
• 明細ごとの値引きを出力に反映する(端数調整と値引き金額)
• 見積書の複製/削除をする際は、親アプリ側でボタンを押せば、子アプリの明細レコードも一括で複製/削除する

こうして完成した見積書がこちらです。
表紙に続く２ページ目では、工事の大項目が表示されています。

さらにその下に中項目、中項目の明細…と見積もりが続いていく構成で、元のExcelに沿った内容になっています。

kintoneで見積管理をするメリットとは

株式会社エー･ディーアンドシーさまはkintoneと拡張機能を使うことで、複数階層で構成される見積データを、入力から見積書作成まで一元管理できるようになりました。
ボタン1つで親子アプリを同期できるため、二重管理をする必要もありません。

また、JavaScriptとk-Reportによって、出力用のテーブル組み立てからページまたぎの設定、小計･諸経費･法定福利費の表示設定なども簡単な操作でできるようになりました。
複製機能を使えば次の見積も素早く作成できるため、見積を受け取るお客さまにとってもメリットがあります。

kintoneをカスタマイズして、思い通りの見積書を実現しよう！

複数の階層で構成される見積や、細かいページ設定を施した見積書は、既製品のシステムやシンプルなkintoneアプリだけでは管理できないことがあります。
そんなときは、kintoneの豊富な拡張機能を使うことで、思い通りのシステムを実現できます。

kintoneのプラグインや連携サービスは種類が多いため、どれを選べば良いのか分からないときは、プロに相談するのがおすすめです。
株式会社コムデックには、拡張機能も含めてkintoneに関する知識の豊富なスタッフが多数在籍しております。

今あるデータや帳票を活かして、より効率的な見積管理の方法をご提案することが可能です。
その場でkintoneアプリを構築する「対面開発」も行っておりますので、カスタマイズでお悩みの方は、是非お気軽にご相談ください。

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