kintoneで案件管理や工数管理をダッシュボード化｜企画デザイン制作業　株式会社ステッチさまのアプリ開発事例

デザインや制作を手掛ける企業では、案件の進捗や工数の管理が欠かせません。
最近はITツールを使って進捗管理や工数管理を行っている企業さまも増えてきました。
しかしその一方で、月次･年次の集計はまだ人の手で行っていたり、最新の進捗状況は担当者にしか分からなかったりする企業さまも多いのではないでしょうか。

そこで今回は、案件や工数の集計作業を自動化し、リアルタイムで把握できる仕組みを実現した株式会社ステッチさまの事例を紹介します。
「ツールは導入したけど、あまり使いこなせていない…」「工数や進捗をリアルタイムで把握できるようにしたい」という方は、是非ご覧ください！

案件管理はkintone化できたけど、集計や分析は手作業…手間をかけずに最新データを把握したい！

株式会社ステッチさまは、群馬県前橋市に本社を構える企画デザイン制作会社です。
商業施設の設計･デザイン･施工から、看板や販促物の製作、WEBの企画･デザイン･制作まで、幅広い事業を手掛けていらっしゃいます。

株式会社ステッチさまでは、常に複数のプロジェクトが同時進行しているため、案件や工数の管理が煩雑になりがちです。
そこで、工数管理や情報共有にkintone(キントーン)を導入し、IT化に積極的に取り組んでこられました。

過去の導入事例については、こちらの記事で詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。

▼kintoneで工程管理！ガントチャートプラグインで進捗管理表を実現｜企画デザイン業　ステッチさまの事例

▼kintoneによる発注管理でデータの一元化･シームレスな情報共有が可能に！｜企画デザイン制作業 株式会社ステッチさまのアプリ開発事例

株式会社ステッチさまでは、日々入ってくるデザイン関連の注文をkintoneの「デザイン案件管理アプリ」で管理しています。
お客様用の発注フォームをkintoneに連携しているため、注文が入れば自動的に登録される仕組みです。

しかしその一方で、月次･年次の案件獲得数や稼働状況については、必要なときにkintoneからCSVで出力し、手作業でエクセルにまとめて集計していました。
この方法では手間がかかるうえ、リアルタイムの数値は把握できません。

株式会社ステッチさまが求める案件管理･工数管理の形

• 月次･年次の案件獲得数や稼働状況を、手間をかけずに常時把握したい
• 従業員ごとの生産性も把握したい
• リアルタイムで制作数や作業工数、現場の状況を把握したい
• 状況に応じて、素早くPDCAサイクルを回したい
• 従業員ごとの稼働状況を見ながら、適切に案件を割り振りたい

これらのご要望を実現できる方法を検討した結果、kintoneの情報を元にダッシュボードを作成して、ひと目でリアルタイムな最新情報がわかる環境を構築することにしました。

ダッシュボード構築ならkrewDashboardにおまかせ！

kintoneでダッシュボードを作成する方法はいくつかありますが、「krewDashboard(クルーダッシュボード)」プラグインを使うのがおすすめです。

krewDashboardでは、10種類以上の表やグラフを使ってダッシュボードを作成できます。
ドラッグ＆ドロップの直感的な操作で簡単に表やグラフを設定できるのがメリットで、ダッシュボード画面でグラフをクリックすると集計元の詳細なデータも参照できるので、分析業務もはかどります。

多すぎるデータは切り分けて、スムーズなダッシュボード表示を実現

ダッシュボードの作成にあたり、まずはkintoneの「デザイン案件管理アプリ」に直接krewDashboardを適用して集計してみました。
しかし実際にやってみたところ、案件管理アプリはデータ量が多く、ページを開いてからダッシュボードを表示するまでに30〜60秒程度の時間がかかってしまうことが判明しました。
たった60秒、と思われるかもしれませんが、開くたびに待機時間が発生するのはストレスです。

そこで今回は、同じくkrewシリーズの「krewData(クルーデータ)」を使って、ダッシュボードの表示に必要なデータだけを案件管理アプリから別のアプリに自動転記し、そちらのアプリにkrewDashboardを適用することで読み込みや集計にかかる時間を短縮することにしました。

krewDataは、kintoneアプリ上のデータを自動で集計･加工できるプラグインです。
あらかじめ集計･加工のフローを設定しておけば、ワンクリックでデータの入力や出力、結合、テーブル作成など、さまざまな作業を自動で実行してくれます。

株式会社ステッチさまでは、krewDataを使って次の2つのアプリにデータを転記することにしました。

• デザイン案件管理(直近2ヶ月)アプリ:直近2ヶ月の案件データのみ
• デザイン案件管理(2023年)アプリ:2023年の案件データのみ

それぞれのアプリで管理する情報はダッシュボード化に必要なデータに限定されています。
krewDashboardが処理するデータ量が減ったため、待ち時間なくダッシュボードを表示できるようになりました。

表示する項目や形式を相談しながら、見やすさを追求

実際に作成したダッシュボードがこちらです！
表示するシートを分けることで「制作物(デザイン･動画)」や「作業者」など、さまざまな切り口の集計結果を見られるようにしています。

また、従業員の月あたりの稼働状況(制作案件数･稼働時間)を分析するため、勤怠情報をkintoneに取り込みkrewDataで集計しています。

これにより、その月に誰がどれくらい稼働しているのかがひと目でわかるようになったので、今後の仕事を割り振る際の参考にもなります。

kintoneのダッシュボードを活用するメリット

kintone内のデータを元にダッシュボード化すれば、自動で集計されてくれるため案件や工数を手作業で集計する必要がなくなります。
いつでも最新情報が把握できるため、素早い経営判断をしたり、トラブルをいち早く察知したりするのにも役立ちます。

さらに、従業員ごとの稼働状況を把握することで、適切に案件を振り分けられるため、「特定の人に仕事が偏っている」「いつも同じ工程で停滞する」といった課題も解決できます。

ただし、krewDashboardで集計を自動化する場合、項目や集計方法に変更が必要になった場合には全てのシートで反映が必要になります。
変更の操作自体は難しいものではありませんが、1シート、1グラフ(表)ごとに設定が必要となる点には注意が必要です。
プログラミングの知識がなくても直感的に操作できるので、仕組みさえわかれば誰でもメンテナンスは可能です。

kintoneのダッシュボードで案件管理･工数管理を効率化しよう！

kintoneでダッシュボードを構築すれば、案件管理や工数管理の集計･分析業務を大幅に効率化できます。
リアルタイムの数値を把握することは、的確な判断や、トラブル防止にもつながります。

株式会社ステッチさまでは、今後もkrewDataを活用してさらなるデータ分析を進め、krewDashboardで可視化していきたいとのことでした。

株式会社コムデックでは、お客さまの課題をお聞きして、目の前でアプリを構築する「kintone対面開発」を行っています。
対面で開発することにより、アプリ開発のノウハウや、メンテナンス方法も共有できるのがメリットです。
「資料作成の手間を減らし、本来の業務に集中できる環境を整えたい」とお考えの企業さまは、ぜひご相談ください。

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