デザイン会社でよくある課題をkintoneで解決！デザイン業業務改善パッケージ

案件の進捗管理は業務を進める上で非常に重要です。
しかしその割に、ホワイトボードやエクセルを更新するのが手間で最新になっていなかったり、担当者に毎回口頭で進捗を確認しないといけなかったりと課題が多いのも工程進捗管理の特徴ではないでしょうか。

今回は、そんな工程管理をエクセルやホワイトボードで行っている「デザイン業」の企業様の課題をkintoneで解決できる業務改善パッケージをご紹介します！

デザイン会社の業務によくある課題……kintoneで解決できます！

コムデックがデザイン業の企業さまからkintone(キントーン)の導入相談を受ける中で、よくお伺いする課題は以下の通りです。
御社にはいくつ当てはまるでしょうか？

• エクセルやホワイトボードで進捗を管理しているため、案件やタスクの進捗状況が社内にいなければわからない
• 進捗管理表が更新されず、各案件・タスクの状況については各担当者にヒアリングする必要がある
• 進捗が見える化されていないことにより、作業漏れや納期遅れが発生する
• 外注の納期や費用の管理が効率化できておらず管理コストがかかる
• 見積書や請求書の作成をエクセルで行っており、金額集計や帳票作成に工数がかかる
• 原価管理や採算管理ができておらず収益向上の施策が実施できていない

冒頭でお伝えした通り、デザイン業の場合には進捗管理や工程管理、タスク管理が課題の大半を占めています。
ひとつ工程が遅れると芋づる式のその後の工程にも影響が出るため、最終的な納期にきちんと間に合うのかどうかプロジェクトマネージャーは常に気を配る必要があります。
そのため、「進捗の確認」のためだけに工数を割いている、そんな状態に陥っていないでしょうか？

ホワイトボードやエクセルでは避けて通れないこれらの課題は、業務改善プラットフォームであるkintoneを活用することで解決可能です。
kintoneであれば、自社に合わせた形で開発していけるため、一から自社に合ったソフトを開発したり、どんな企業にも対応できるように作られた専用ツールよりももっと柔軟に、自社が使いやすいツールにしていくことができるのです。
そうは言っても、やっぱりゼロから全ての課題に対応するアプリを構築していくのは時間もかかります。
自社で開発するのが難しければ、外部のプロに依頼する必要がありますので余計にコストがかかるでしょう。

そんな時おすすめしたいのが、「ある程度形の決まったアプリをまとめて導入し、自社に合うように調整していく」方法です。
コムデックの「デザイン業業務改善パッケージ」であれば、案件の工程進捗管理を効率化するだけではなく、原価管理やその分析まで一挙に解決することができます。

デザイン業業務改善パッケージでいったいどんなことができるのか、kintoneを活用することでどんなメリットがあるのかを詳しく解説していきます。

kintoneデザイン業業務改善パッケージでできること

デザイン業業務改善パッケージは、大きく分けて以下の6つの機能を有しています。

• 顧客管理
• 案件管理
• 外注管理
• 工程管理
• 見積/納品/請求管理
• 原価/採算管理

各機能について、実際の画面をお見せしながら解説していきます。

顧客管理機能

顧客名や住所などの基本情報を管理する機能です。
後でご説明する案件管理や見積管理と紐づいているため、顧客ごとの案件履歴や見積履歴の一覧が自動表示されます。

同じ画面内で過去の案件や見積を確認できるため、案件管理用のエクセルや、過去の見積もりのエクセルをわざわざ探しに行く必要がありません。
全ての顧客情報がkintoneに集約するため、「複数ある顧客情報のエクセルの内、どれが最新かわからない…」といった課題を解決し、顧客管理アプリを見れば最新情報がひと目でわかる状態を実現します。

案件管理

ご提案中から請求までの案件全体の進捗管理を行う機能です。
各案件が今現在どの状況にあるのかを可視化できるため、次に起こすべきアクションが明確になります。

担当者や納期はもちろん、受注に至るまでの経緯や特に注意すべきこと等の属人化しがちな情報も一元管理できるため、担当者以外も案件の詳細を把握可能となってます。
「担当者しかわらない」属人化の状態を防ぎ、担当者が不在の場合や、異動になった際でもスムーズに引継ぎを行うことができます。

後でご紹介するプロジェクト工程管理と紐づけることで、案件内のタスク状況を一覧で確認することもできます。
プロフェッショナルプランでは一つの画面で現在動いている案件全てを確認でき、ドラッグ＆ドロップで案件を次のフェーズに移動させることも可能です。

プロフェッショナルプランでご利用いただけるKANBAN形式については、こちらの記事で詳しくご紹介しています！
▼ITサポート部から付箋が消えた！kintoneで案件管理を改善

外注管理

どの外注にどの案件の何の作業を依頼するのかを管理する機能です。
全工程を自社内で行う場合には必要ありませんが、一部の業務を外に出すことはデザイン会社にとってはよくあること。
そんな時、「どの外注にどの仕事を依頼したのか」「依頼したものはいつ納品されるのか」という情報は、社外で実作業が見えないからこそ重要です。

kintoneデザイン業業務改善パッケージでは、依頼内容と期日を登録することで納期が近いにも関わらず外注先から未納品の場合等にアラートを出すことができ、遅れや漏れを未然に防ぎます。
それだけではなく、支払明細も外注管理の中に登録することで、その月に誰にいくらの支払いが必要なのかの集計を自動で行うことが可能です。

工程管理

案件の各工程ごとの進捗をガントチャート形式で管理する機能です。
先ほどの案件管理は全体の進捗管理だったのに対し、こちらは案件内の細かいタスクの管理となります。

案件に紐づく形で細かなタスクの期日管理が可能で、全員が「どこまでタスクが完了しているか」を確認することができます。
各タスクの担当者本人が更新できるため、状況を担当者にヒアリングする必要はありません。

進捗やタスクの種類、担当者等で色分けも可能なため、より視覚的にタスクの状況を把握することが可能です。
さらに、納期一週間前や過ぎた場合等にアラートを出すことができ、タスクの抜け漏れをなくすことができます。

見積/納品/請求管理

案件と紐づけて見積書や納品書、請求を作成できる機能です。
顧客ごとの過去の見積等も簡単に検索することができ、過去の資料を複製して作成することもできます。

作成した見積書や請求書はワンクリックでPDF出力が可能です。
※出力はプロフェッショナルプラン限定機能となります

原価/採算管理

仕入や外注費、人件費等のコストを管理し、従業員ごとの稼働効率や顧客・案件別の採算分析を行う機能です。
原価を正確に管理することで適切な販売価格を設定することができ、利益の確保に繋げることができます。

また、採算分析により利益率の高い顧客や案件、従業員の稼働時間や時間当たりの売上を把握でき、人員配置の最適化に繋げて売上効率を高めることが可能となります。

デザイン会社のkintone活用事例

▼kintoneで工程管理！ガントチャートプラグインで進捗管理表を実現｜企画デザイン業　ステッチさまの事例

群馬県前橋市に本社を構えるデザイン業の株式会社ステッチさまでは、今現在動いている案件全体の進捗管理はホワイトボードで行い、案件内の細かいタスク管理はエクセルで実施されていました。
ホワイトボードとエクセルによる管理のため、やはり「社内にいないと確認できない」「最新情報に更新するのに手間がかかる」「別の部署の作業進捗がわからない」等、まさに冒頭でご紹介したような課題をお持ちでした。

案件･工程の進捗状況を、どこからでもリアルタイムに更新･把握できるようにして抜け漏れを無くしたいということでkintoneを導入され、ガントチャートで工程を管理できるアプリを構築。
「全体の進捗」も「細かいタスクの進捗」もkintone内で一元管理できる状態を実現しました。

ただ状況を見える化しただけではなく、登録された情報を元に納期のリマインドもkintoneが自動で行ってくれるようになったため、うっかりによる遅れや漏れも削減しつつ業務効率を高めることができました。

デザイン業業務改善パッケージで脱ホワイトボード・脱エクセルへ！

冒頭でデザイン業によくある業務上の課題をご紹介しましたが、御社ではいくつ当てはまったでしょうか？
それらの課題はkintoneデザイン業業務改善パッケージを活用いただくことで解決できることをここまでご紹介してきましたが、各機能の効果をまとめると以下の通りです。

• PC、スマホからいつでもどこでも進捗状況を確認・更新
• 誰でも最新の情報を閲覧できるため「担当者に聞かないとわからない」がなくなる
• 各タスクの納期前にアラートが来るよう設定でき、作業漏れや納期遅れを防止
• 案件データが蓄積されるため、過去の類似案件のタスクや期日を参照し計画にかかる時間を削減可能
• 外注の管理もkintoneで一元化し、案件を滞りなくスムーズに進められる
• 見積書や納品書、請求書を作成でき、ワンクリックで発行可能
• 月の売上集計等も自動化
• 原価管理を行うことで適正な利益率を保ち、案件や顧客ごとの採算を分析することで業績改善へ

もし御社がホワイトボードやエクセルを中心として業務管理をされているようであれば、kintoneデザイン業業務改善パッケージで「工程管理」はもちろん、外注の管理や原価管理、見積や請求書発行を含む周辺業務まで一括で業務改善に取り組んでみてはいかがでしょうか？

kintoneデザイン業業務改善パッケージについてよくあるご質問

Q.コムデックのサポート範囲は？
A.パッケージを販売するだけではなく、パッケージを御社に合わせてカスタマイズすることが可能です。
また、対面開発をご希望であれば、パッケージ外の業務管理アプリも開発いたします。
標準機能では難しいポイントも対面で調整していきますので、御社の社内でkintoneアプリを調整いただく方法を覚えていただくこともできます。

Q.既にkintoneで業務アプリを運用しているため既存環境から乗り換えるのは難しいが、既存環境にパッケージの機能を追加してもらうことは可能か
A.既にkintoneご利用であれば、既存環境にパッケージが内包する機能を追加することも可能です。
現在の業務を止めることなく、環境をアップデートいたします。

Q.競合他社の製品も検討している　差別化ポイントを教えてほしい
A.機能については弊社HPをご覧ください。

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