kintoneで予算管理･原価管理を一元化！工数削減に成功｜建設業 株式会社 エー・ディーアンドシーさまのアプリ開発事例

建設業さまで、エクセルやソフトを使って現場ごとの予算管理や原価管理を行われるケースは多いでしょう。
しかし、予算･原価･請求書などのデータが複数のツールに分散していると、転記や突合に手間がかかるうえ、予算変更の履歴管理や承認フローにも多大な工数が発生します。

そんなとき、kintoneに各種データを集約すれば、予算管理から原価管理を一元化することが可能です。
今回は、複数ツールに分散していた予算管理･原価管理をkintoneに集約し、承認フローの電子化や原価の自動集計を実現することで大幅な業務効率化に成功された株式会社 エー・ディーアンドシーさまの事例を紹介します。

「予算と原価の突合に時間がかかっている」「予算変更の履歴や承認フローを整理したい」という企業さまは、是非ご覧ください。

複数ツールを使った予算管理･原価管理は手間と時間がかかる……

株式会社 エー・ディーアンドシーさまは、東京都世田谷区を拠点に、建築設計施工を行う会社で店舗･オフィス･住宅のデザインから、ガレージハウスブランド「デイトナハウス」･子供福祉施設関連･自社オリジナルの森林認証材を用いた家具のプロダクト、トレーラーハウス製作などの販売まで多彩な事業を展開されているデザイン建築企業さまです。
「imagination × creation(想像と創造)」を理念に掲げ、人と自然を結びつけた価値ある空間づくりを追求し、企画･設計デザイン･施工をトータルでプロデュースすることでお客さまのOnly oneな空間を実現されています。

そんな株式会社 エー・ディーアンドシーさまは、予算管理･原価管理においてさまざまな課題を抱えられていました。
従来は既存の原価管理ソフトで予算・原価管理を行っていましたが、予算が変わると予算書のファイルも変わるため、「予算がどのように変わっていったか」を追いかけることが難しい状態でした。

また、この予算書をもとに業者ごとに実際に支払った金額も集計し、以下のような原価表も作成していましたが、原価額は手動で集計して入力する必要があるため請求額(原価)を突合するにも時間がかかります。

こうしたさまざまな課題を解消するため、株式会社 エー・ディーアンドシーさまは、予算管理と原価管理をクラウド化することでリアルタイムに予実状況を把握できる環境を整えたいと考えられたのです。

kintoneで予算管理･原価管理を大幅に効率化する仕組み

株式会社 エー・ディーアンドシーさまの課題を解消するには、現場ごとかつ仕入れ先ごとの細かい予算管理ができる環境を維持しつつ、変更履歴の管理、承認フローの電子化、原価との突合の自動化なども実現する必要があります。
これらをひとつのクラウドツールに一元化することで、経営判断に必要な情報をリアルタイムに確認できる仕組みを整えたいと考えた株式会社エー・ディーアンドシー様は、kintoneをベースにした予算管理・原価管理の仕組みを構築することにしました。

株式会社エー・ディーアンドシー様では以前からkintone(キントーン)を活用されており、原価管理の自動化や工程進捗管理のために「建設業kintone業務改善パッケージ」も導入されています。
このパッケージを運用されていたため、業者別の原価を集計するためのデータや、売上額の元となるデータは既にkintoneの中にある状態です。
今回はこれらのデータを上手く活用しつつ、不足している部分を補う形でカスタマイズを行っています。

ここからは、実際に構築した仕組みについて解説します。

予算管理アプリの構築

まずは予算管理アプリを構築しました。

工事管理アプリからルックアップで現場情報を、会社管理アプリからルックアップで仕入れ先情報を取得し、それらが紐づけられています。
予算変更時はレコードを上書きするのではなく、複製して変更点を変え、新規レコードとして登録することで、変更履歴を蓄積できる仕組みにしました。

変更レコードにチェックを付けると行の色が変わるため、変更済みの行を視覚的に識別することも可能です。
また、予算変更時の承認プロセスも組み込むことで、kintone上で決裁も完了できるようにしています。

予算書の帳票出力にはk-Report(ケイレポート)を使っています。
k-Reportは、kintone上で帳票を柔軟にレイアウトしたり、さまざまな形式で出力したりを可能にするプラグインです。

k-Reportであれば、従来活用していた帳票類を大きく変えずに運用できるようにするため導入しました。
kintoneの場合は初期予算さえ手入力すれば、変更が発生したときは初期予算を複製して変わったところだけ入力すればよいため、データや帳票をイチから作り直す必要がなく、業務の効率化が可能です。

原価管理アプリの構築

次に原価管理アプリを構築しました。

1案件につき、1レコードで管理する運用です。
請求書管理アプリから実際の原価を自動で集計する仕組みなので、原価管理アプリに手入力する必要は無く、いつでも最新情報を確認できます。

仕入明細では、初期予算と最新予算(最新日付かつ承認済みのもの)を並べて表示し、予算の変化と現在の消化状況を一目で確認できるようにしました。

全ての項目を表示するとテーブルが横に長くなってしまい視認性が下がるため、税込だけ･税抜だけ･両方など、ラジオボタンで表示を切り替えられるようにしています。

また、支払月ごとに明細行を分け、業者ごとの小計行を挿入したうえで予算残を表示しています。
「その業者の1行目に予算金額と支払った金額(原価)の合計」を表示し、その下に原価の内訳として何月にいくら支払ったのかを表示させることで、支払月が分かれると行が複数になってしまうという従来の課題をクリアしました。

さらに、業者の1行目を色付けすることで分岐点をわかりやすくしています。
経費明細は、以下のように小口申請のデータを別テーブルで集計する形にしました。

業者への支払いだけでなく、これらの経費も含めて、以下のように、初期予算･最新予算それぞれの利益額と利益率を自動算出できる仕組みも組み込んでいます。

原価管理アプリでまとめたこれらの情報は、以下のように原価表として出力することが可能です。

自動集計フローの構築

原価表への数値の反映は、krewData(クルーデータ)を使って予算管理･請求書管理･小口申請･入金管理･工事管理といった各アプリを連携させることで自動集計しています。
krewDataとは、以下のように集計フローを組み、kintone内のデータを自由に集計できるプラグインです。

登録された予算のなかで「最初の予算」と「日付がもっとも新しい予算」を参照する仕組みとなっています。
従来は中間予算のファイルも作成していましたが、構築を検討するなかで「レコードとして予算の履歴が残るのなら、原価表上は最初と最新があればよい」という結論に至り、簡略化につながりました。

支払月が変わると複数行に分かれる原価内訳をうまく表示させるためには、業者の合計予算と原価、予算残を表示するための小計行を挿入する必要がありました。
そこで「小計行を作るフロー」と「内訳として表示するフロー」を分岐させ、それぞれに内部で行番号を振ったうえで結合することで集計を実現しています。

kintoneで一元化した予算管理･原価管理の仕組みで工夫したポイント

今回構築した予算管理･原価管理は、基本的に従来のシステムスタイルを踏襲していますが、2つのポイントを工夫することでより使いやすくしています。
まずは、予算変更のたびにレコードを複製して変更を加える運用とすることで、変更履歴を蓄積できる仕組みにしました。

変更箇所は備考欄への記載とチェック機能で視覚的に判別できるようにしています。
承認済みのレコードのみを原価集計に反映する仕組みにすることで、データの整合性を担保することが可能です。

そして原価管理アプリとは別に、工事管理アプリ内に案件別ダッシュボードを設けて、原価の内訳を科目別･月別に確認できるようにしました。
原価管理アプリは入金状況も含めた予算の変化･消化状況･利益率の確認に、案件別ダッシュボードは原価の科目別内訳の確認に使い分けられます。

kintoneで予算管理･原価管理を一元化したメリット

株式会社 エー・ディーアンドシーさまは、予算管理･原価管理をkintoneに一元化したことで、初期予算からの変更経緯をいつでも追えるようになりました。
また、承認フローの電子化により、紙の回覧･印鑑押印が不要になり、承認状況をリアルタイムで確認できるようになりました。

さらに、予算と原価の突合･予算残･利益率の算出が自動化され、赤字案件の早期発見など経営判断に必要な情報をすぐに取得できるようになっています。
ほかにも、分散していたデータがkintoneにまとまり自動集計されることで、データの転記や集約が不要になり、集計業務の効率化を実現しています。

今後は見積もり作成の効率化やさらなる業務の自動化も目指す

株式会社 エー・ディーアンドシーさまは、kintoneに予算管理･原価管理の仕組みを一元化したことで、従来発生していたさまざまな課題を解消することに成功されました。
今後は、予算管理･原価管理の仕組みをさらに他の業務にも展開し、見積作成から自動的に仕入先別の予算が連携されるようにしていきたいと考えておられます。

そのため、現在は見積管理の構築を進めているところです。
コムデックでは、お客さまのニーズに合わせてその場でアプリを構築する「kintone対面開発」を提供しています。

「複雑な予算管理･原価管理を効率化したい」「複数ツールを使った管理体制を一元化したい」という企業さまは、お気軽にご相談ください。

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