kintoneによる発注管理でデータの一元化･シームレスな情報共有が可能に！｜企画デザイン制作業 株式会社ステッチさまのアプリ開発事例

業種を問わず多くの企業で発生する受発注管理。
御社ではどのように発注を受け付け、どのように受注を管理していらっしゃいますか？

電話やメール、FAX等、発注をいただくツールは様々です。
最近はお客様ともチャットでやりとりを行い、そのままチャットで発注を受け付けるケースもあるでしょう。

業種によっては月100件以上お客様からの発注を受け付けているにも関わらず、多くの企業さまが紙やエクセル、基幹システムを用いて受発注管理を行っています。
その結果、多数の発注-お問い合わせがあった際にエクセルや基幹システムに二重入力する手間が発生したり、そもそも発注のご連絡を見落としてしまったりといった課題が発生していませんか？

kintoneを使えば、転記の手間や見落としのリスクを回避しながら、お受けした案件情報の共有も可能です！

今回はkintoneとkViewer、フォームブリッジを活用することで、受発注管理を効率化した企画デザイン制作業 株式会社ステッチさまのアプリ開発事例を紹介します。
「発注管理が煩雑になって困っている」「業務を効率化して現場の負担を改善したい」とお考えの企業さまは、ぜひご覧ください。

全国から毎日多数の問い合わせが…現場の負荷を改善したい！

株式会社ステッチさまは、群馬県前橋市に本社を構える企画デザイン制作の企業さまです。
WEBの企画デザインだけにとどまらず、商業施設の設計及びデザイン･施工、店舗販促物関連など、幅広く手がけていらっしゃいます。

株式会社ステッチさまでは、すでにkintone(キントーン)を活用して工数管理を行っておられます。
以前までエクセルで社内データを管理していましたが、エクセルを用いた管理では「案件やタスクの進捗状況の確認が容易でない」「最新情報を保つのが困難で、作業漏れや納期遅れといったトラブルが発生してしまう」などの課題を抱えており、kintoneを導入されました。

「案件管理アプリ」を作成することで進捗の見える化を実現し、さらにプラグインを活用してより細かい粒度のタスクを見やすく管理できるような仕組みを構築した事例はこちらをご覧ください！
▼kintoneで工程管理！ガントチャートプラグインで進捗管理表を実現

kintoneの導入により工数管理の効率化を実現した株式会社ステッチさまですが、課題はそれだけではありませんでした。
株式会社ステッチさまでは、クライアントからの依頼をLINEで受け付けていたため、以下の問題が発生していたのです。

• LINEで受けた発注情報をkintoneの案件管理アプリへ転記する必要があり、手間がかかる
• 多数の問い合わせがLINEに寄せられるため、見落としや転記漏れ･ミスが発生しやすい
• クライアントから案件状況の確認(納品予定日はいつか？など)がLINE経由で来るため、都度対応が必要
• 問い合わせへの回答に時間がかかるため、クライアントが好きなタイミングで案件の状況を確認できない

株式会社ステッチさまのもとには、毎日全国のクライアントから多数の問い合わせが届きます。
そのため、都度対応が求められる現場の負荷が大きい、というのが課題でした。

受発注管理にもkintoneを活用し、手間やミスのリスクを軽減できないかと考えた結果、株式会社ステッチさまでは2つの連携サービスを導入し、シームレスな受発注管理を実現しました。

次のセクションからは、どのツールでどのようなアプリを構築することで課題を解決したのか、具体的に解説していきます！

kintone×フォームブリッジで発注管理における二重入力･人為的ミスのリスクを大幅に削減！

株式会社ステッチさまでは、発注管理において問い合わせをLINEで受け付けていたため「受け付けた内容をkintoneに転記する…」という工数が必要でした。

しかし、専用の発注フォームを作成してkintoneと連携することで、以下のようにスッキリとした構成が実現しました。

1. 発注フォームから直接、お客様に発注情報を入力いただく
2. 受け付けた内容がそのままkintoneに登録される
3. 登録内容を確認し、案件管理アプリにワンクリックで転記

発注フォームは、kintoneの連携サービス「フォームブリッジ」を使って作成しました。

フォームブリッジとは、kintoneと連携したWebフォームを作成できるツールです。
Web上の専用フォームから情報が送信されると、入力内容が自動的にkintoneに登録されます。

フォームブリッジで作成した発注フォームは、以下のように必要な情報を入力でき、かつひと目で入力すべき情報がわかりやすい仕様となっています。

クライアントがメールアドレスでログインして発注フォームを開くと、店舗名等の情報が自動で入力された状態で発注依頼が可能です。

Webフォームから発注された情報は、株式会社ステッチさまのkintone内にある「全体受注管理アプリ」に自動で登録されます。

全体受注管理アプリに登録された内容を確認したら、案件管理アプリへの転記はワンクリックでできます。
それ以降は、案件管理アプリにてデザイン担当者等が制作作業や進捗管理を行うことが可能です。

専用フォームからkintoneへの自動入力ができ、さらにそこからワンクリックで受注管理に転記できるようになったことで、課題として挙げられていた「二重入力」「人為的ミスのリスク」を大幅に削減できました。

kintone×kViewerでクライアントとのシームレスな情報共有が可能に

本来、kintoneの情報を閲覧できるのはアカウントをもつユーザーのみです。
しかし「kViewer(ケイビューワー)」を使えば、アカウントをもたないクライアントとのシームレスな情報共有が可能になります。

kViewerは、kintoneアカウントを持たないユーザーにもkintone内の情報を公開できるようにするkintoneの連携サービスです。

株式会社ステッチさまでは、kViewerを活用することで「お客様から案件状況の確認のための連絡が頻繁に来るため、都度対応が必要」という課題に対し、「クライアントがいつでも発注した案件の状況を確認できる」プラットフォームを構築しました。

Webフォームから発注を行うと、kViewerで作成したマイページに「確認中一覧」として発注内容が表示されます。

株式会社ステッチさまが発注内容を確認し、案件管理アプリに転記されると、クライアントのマイページ上でも「受注済み案件一覧」として表示されます。

これにより、発注した後の状況はもちろんのこと、発注した内容をいつでも確認できるようになりました。

入稿予定日や納品予定日等、クライアントが知りたい情報がまとまっていますので、LINEで問い合わせなくても状況を把握できます。
クライアントが好きなタイミングでログインして確認できるため、問い合わせへの回答でお待たせすることもなくなりました。

マイページと発注フォームへのログインはメールアドレスひとつでOK

フォームブリッジとkViewerを活用し、発注フォームの作成やクライアントへの情報公開を実現した株式会社ステッチさま。
両者はいずれもトヨクモ社のサービスですが、2023年2月に「Toyokumo kintoneApp認証」という新機能が導入されたことにより、従来の事例でご紹介してきたようなkViewerのログイン設定が行えなくなりました。

コムデックでも初めてToyokumo kintoneApp認証で設定を行う事例だったため多少の試行錯誤が必要だったものの、最終的にはクライアント様につき代表のメールアドレスを1つご準備いただき、これらのメールアドレスをkintoneのマスタに登録することで、専用の発注フォームと発注状況を確認するためのマイページへのログインが可能となりました。

kintone×連携サービスで発注管理を効率化するメリットとは

kintoneと連携サービスで受発注管理を効率化するメリットは、現場の負担軽減とクライアントの利便性向上を実現できることです。

クライアントが自身の好きなタイミングで各案件の進行度や予定納期等を確認できるだけでなく、従来のLINEと同様にスマホからの発注を実現。
マイページにアクセスすれば、発注状況の確認も可能です。

今回の株式会社ステッチさまの事例では、クライアントからの発注情報が全て受注管理アプリに集約されたことで、転記のための作業時間が削減できた他、受注漏れもゼロになりました。
また、そもそもクライアント自身で発注状況を確認できるため、問い合わせも減少し、従業員の対応時間削減を実現できています。

マイページや発注時の自動情報入力のため、新しくクライアントが増えた場合や既存クライアントのメールアドレス変更時には都度登録作業が必要となります。

しかし、一度登録さえしてしまえばその後の受発注業務はkintoneを中心としてスムーズに動いていくため、得られる効果も大きく、費用対効果が高い仕組みづくりといえるでしょう。

kintone×連携サービスを活用して発注業務を効率化しよう！

kintoneと連携サービスを活用すれば、発注管理を効率化できます。
kintoneの標準機能だけでは難しい仕組みも、連携サービスを使うことで柔軟なカスタマイズが可能です。
株式会社ステッチさまでは、現在は発注フォームを一部の部門のみで展開していますが、今後はさらに別部門へも展開し業務効率化を図る予定です。

発注業務は企業の売上貢献につながる重要な役割を担います。
業務の効率化やクライアントの利便性向上、人為的リスクの削減は、最終的に企業の売上アップにもつながります。

「紙やエクセルを用いた発注管理が煩雑になって困っている」「kintoneを導入しているけど、うまく使いこなせていない」とお悩みの企業さまは、ぜひkintone･連携サービスの導入をご検討ください。