【総務必見】業務効率化における具体的な改善アイデアとおすすめツールを紹介

幅広い業務をこなす総務にとって、業務効率化は優先して取り組むべき課題です。
しかし、日々の業務が忙しくてなかなか着手できていない方も多いのではないでしょうか。

また、改善すべき業務はわかっていても、具体的な解決策がなくて困っている方もいらっしゃることでしょう。

本記事では、総務が抱えやすい課題を改善するためのアイデア、業務効率化に成功した事例、おすすめツールを紹介しています。
総務業務を効率化したいとお考えの方は、ぜひご覧ください。

この記事でわかること

• 総務の業務効率化における改善アイデア3選
• 総務業務の効率化に成功した事例とおすすめツール

こんな人におすすめです

• 総務業務を改善したいと積極的に考えている方
• 導入すべきおすすめツールを知りたい総務の方

総務が抱えやすい課題

一般的に、多くの総務が課題としている業務内容は以下が挙げられます。

• 採用管理
• タスク管理
• 社員名簿管理(人事管理)
• 社有車管理
• 評価制度管理
• その他雑多な社内情報の管理

総務はさまざまな業務を担当しているため、効率化を考える際は、まず現在どの業務に課題があるのかを把握することが重要です。

課題となる業務が見つかったら、業務内容に適した改善策を打っていきましょう。

総務業務における改善アイデア3選

総務の業務効率化を図るためのアイデアとして、以下の3つが挙げられます。

• システムで管理を一元化する
• 情報の社内共有ができるツールを導入する
• タスクの進捗を見える化する

順に解説していきます。

システムで管理を一元化する

総務は幅広い業務をこなすため、それぞれの業務に必要な情報の管理場所･保管場所が異なるケースが多くなっています。

例えば、採用業務の際に、履歴書や採用候補者のデータを紙とエクセルで管理しているとします。
さらに、タスク管理にカレンダーツールを活用している場合、この時点で「紙」「エクセル」「カレンダーツール」と、すでに管理場所が3か所に発生しています。

幅広い業務をこなさなければいけない総務にとって、これだけで大きな管理コストです。

そこで、改善策として提案したいのが「管理を一元化できる業務システム」です。
今までは紙やエクセルなど、さまざまな場所で管理する必要があったデータを1つのシステムで管理することで大幅な業務効率化につながります。

情報の社内共有ができるツールを導入する

紙やエクセルを中心とした情報管理を行っていると、情報の共有に時間がかかってしまいます。

「総務しか見られない情報」や「紙で管理しているため一部の人しか確認できない情報」がある場合、社内で引き継ぎ業務が発生します。
多くの業務を抱えている総務にとって、このような手間はなるべく効率化したいところです。

引き継ぎ業務を減らす場合は「情報の社内共有ができるツール」をおすすめします。
シンプルな対策ですが、双方の業務を減らせるので大幅な業務効率化が期待できます。

タスクの進捗を見える化する

タスクの進捗を見える化することで、業務効率化が期待できます。
なぜなら、総務は業務範囲が広いため「この業務はどこまで進めていたかわからなくなる」「タスクが多すぎて抜け漏れが発生する」というケースが起きやすいからです。

次に行うべきタスクを毎回調べていたら、それだけで時間がかかってしまいます。
総務は定例的に行うタスクが多いので、まず「タスク作成を自動化」し、その上でタスクの進捗を見える化することで、確認の手間を省き業務効率化を実現することができます。

総務業務を効率化する前にやるべきこと

ここまで業務効率化のアイデアをご紹介しましたが、ただ闇雲にITツールを導入しても失敗に終わってしまうケースがほとんどです。
業務効率化に失敗しないためにも、改善策に取り組む前に以下の3つを実施しましょう。

1. 業務フローの整理
2. 課題の抽出
3. 業務改善計画の作成

1.業務フローの整理

まずは自社の業務フローを確認して、できればフロー図等でまとめて整理しましょう。

業務フローは「誰が」「いつ」「どこで」「どんな場合に」「どんな作業を行うか」を時系列で書き出す方法が一般的です。

総務は幅広い業務をこなしているので、各業務内容を図形と矢印で関連させながら、漏れのないように業務フローを書き出してください。

2.課題の抽出

業務フローを整理できたら、今度はその業務フローの中から課題を抽出していきます。
作成した業務フロー図を見ながら、どの業務に手間や時間がかかっているかを洗い出します。
抽出時のポイントは、可能な限り業務を細分化して考えることです。
業務をどれか1つこなす場合に「A部門」「B部門」「C部門」と連携してこなす場合は、それぞれの業務内容を細分化して考えてください。
細分化することで、問題がないと思っていた業務の課題も見えてきます。

3.業務改善計画の作成

課題が抽出できたら、業務改善計画を作成しましょう。

業務改善計画では、予算やリソースから現実的に導入できるかを検討するのが一般的ですが、コムデックがお勧めするのは「最も効率化の効果が大きい取り組みから実施する」か「小さな改善を積み重ねて、社内に慣れてもらう」かのどちらかです。

業務改善計画を立てるときの検討ポイント

• 使える予算はいくらなのか
• 社内にITツールを導入できる人材はいるか
• 仮に導入を決定した場合、いつから使えるのか

社内にITツールに慣れている人がいる場合や、導入にしっかり時間を掛けられる場合や、そこを解決しないことにはその他の小さな改善を進められない、といった場合には「最も効果の高い取り組み」から実施しようとするのがお勧めとなります。
しかし、その場合には費用的も大きくなり総務の一存では計画を実施できないケースも多いはずなので、できるだけ具体的な数値で計画書を作成することをおすすめします。
計画書を稟議にかける場合に、具体的な数値があったほうが前向きに検討してもらえる可能性が上がるからです。

一方で、社内に対応できるメンバーがいない、ITに慣れている人員も少ない場合には、大きな改善から着手してしまうと社内がついてこられない可能性があります。
そのため、まずは小さな改善、例えばエクセルの置き換え等から初めて、徐々に改善の範囲を広げていくのがお勧めとなります。

総務の業務改善事例

実際の業務改善によってどのような効果があるかをイメージできるように、事例を4つ紹介します。
興味のある事例を参考にして、自社の課題に照らし合わせながらご覧ください。

社員名簿管理のシステム化を実現

総合建設業の株式会社井藤工業さまでは、社員名簿管理に時間や手間がかかるという課題がありましたが、個人情報の閲覧や編集に制限をかけた「社員名簿アプリ」を社内で構築することで効率化を実現しました。

個人情報の閲覧や編集に制限をかけることで「全員が閲覧できる情報」「本人のみ閲覧できる情報」「本人にも見せない(総務･人事･経営者だけが閲覧できる)情報」と分けられるため、確認作業や情報共有に掛かる時間を削減しました。

▼kintone社員名簿で労務管理を実現！条件分岐処理プラグインで非公開情報も登録｜総合建設業　 株式会社井藤工業さまのアプリ開発事例

エクセルの管理データを一元化

建築申請代行という事業を展開されている株式会社エムズアーキプランニングさまでは、1つのエクセルを複数人で管理していたため業務効率が下がっているという課題がありました。

そこで、これまで使用してきたエクセルをもとに管理データを一元化することで効率化を実現しました。

▼エクセルからkintoneへの切り替えで案件管理業務や売上集計の大幅改革を実現！｜建築申請代行業　株式会社エムズアーキプランニング　福岡ファクトリーさまのアプリ開発事例

社有車管理の効率化を実現

地域に根差した中小企業の総務の皆さまが、最初に課題として感じやすいのが社有車･社用車の管理です。
車検証や自賠責、自動車保険など、車両ごとに違う情報を管理することに時間が掛かるものですが、社有車管理アプリを活用することで効率化を実現できます。

▼社有車･社用車管理をkintoneアプリ化！車両管理で車検日抜け漏れ無しへ

繰り返し発生するタスクを自動化

総務業務では「税金の支払い」「給与振込」など、決まった時期に繰り返し発生するタスクを実施しなくてはなりません。
タスク管理をエクセルで行うと、上司に進捗を報告する際に抜け漏れが発生する、引き継ぎに時間が掛かるといった問題が発生しますが、「会社全体で情報共有できるタスク管理アプリ」を導入することで効率化が実現します。

タスクも自動的に作成してくれるので、抜け漏れの心配もありません。

▼総務だってkintoneアプリ作れます！一覧レコード集計/コピープラグイン活用で毎月タスク管理

総務の業務効率化を実現するなら「kintone」がおすすめ

総務の業務効率化を実現したいなら、「kintone(キントーン)」がおすすめです。

kintoneとは、業務アプリがローコード･ノーコードで作れるツールで、ここまでご紹介してきた業務効率化事例はすべてkintoneを活用しています。

管理システムはkintoneが得意とする領域なので、幅広い業務をこなす総務とは相性が良いITツールです。

しかし、「普段の業務が忙しいため着手できない」「ITに詳しい人材がいないので自分たちだけでアプリを構築するのは難しい難しい」という方もいらっしゃるでしょう。
このような悩みを抱えている場合は、コムデックが提供している「人事総務 業務改善パッケージ」を検討してみてください。

総務業で役立つkintoneアプリをパッケージとして提供していますので、タスク管理や採用管理、社内情報管理などの効率化をすぐにお試しいただけます。

効果的なツールを導入し、総務の業務改善を実現しよう

総務は、会社全体を円滑に動かすために必要となる仕事です。

効率が悪い業務体系では会社メンバーが快適に働けなくなってしまうため、効果的なツールを導入し、業務効率化を実現しましょう。

コムデックでは先ほどご紹介した「人事総務 業務改善パッケージ」の他、業務フローの整理や課題の発見からじっくりと伴走で業務効率化を支援する「kintone伴走支援」も提供していますので、ITを活用して業務効率化を図りたい総務の方はお気軽にお問い合わせください。