kintone社労士パッケージとマネーフォワード連携で請求管理を効率化！｜匡社会保険労務士法人さまの開発事例

社労士の請求管理業務には、特有の複雑さがあります。
主な理由の1つめは、労務顧問のような月額制のサービスと、届出代行のようなスポット料金制のサービスが共存する点。

もう1つの理由は、給与計算や助成金などで「1名あたりいくら」と人数によって料金が変動する点です。
こうした事情から、毎月締日になると複数のエクセル管理表を見ながら請求書作成作業に追われている社労士さまも多いのではないでしょうか。

そんなときにおすすめなのが、kintoneとマネーフォワードクラウド請求書を連携した活用法です。
複雑な集計作業をkintoneで自動化し、マネーフォワードクラウド請求書で簡単に請求書を作成･送付できるようになります。

本記事では、kintoneの社労士パッケージとマネーフォワードクラウド請求書を連携して請求管理を効率化した、匡社会保険労務士法人さまの事例を紹介します。

スポット業務や従量課金サービスの金額を手作業で集計･入力するのが大変……請求管理を効率化したい！

匡社会保険労務士法人さまは、大阪の難波に事務所を構え、主に中小企業の人事･労務支援を行う社労士法人さまです。
給与計算や社保手続き、労務相談だけでなく、助成金申請や行政調査対応まで幅広い業務をサポートされています。

そんな匡社会保険労務士法人さまでは、以前から業務のタスク管理にkintone(キントーン)の「社労士業務改善パッケージ」を導入していましたが、請求データの管理や請求書作成はまだエクセルで実施していました。

請求データの集計や請求書作成は代表が自ら行っており、毎月かなりの時間をかけて請求書の発行作業をおこなっている状態です。

匡社会保険労務士法人さまの請求データには、「月額顧問料」と「スポット対応」の大きく2つがあります。

請求書のエクセルは、1つのファイル内に顧問先ごとのシートがあり、それぞれの月額顧問料を入力する仕組みでした。

スポット対応が発生した時は、別のエクセル管理表に入力しておいて、請求書を作るときに1件ずつ請求書エクセルに手作業で転記する運用です。

それに加えて、請求金額に誤りが無いかチェックするためのエクセルも別途作成していました。

匡社会保険労務士法人さまがエクセルで管理していた情報は、これだけではありません。

顧問先の給与計算は、WEB給与明細の発行人数に応じて請求額が変わります。
そのため、代表が毎月各スタッフに人数を確認して、単価×人数で請求額を計算してから請求書を作成していました。

また、案件によっては担当したスタッフに「売上の〇%」という歩合給が発生する制度があるため、こちらも別のエクセルで管理してから、手作業で集計し、給与に反映していました。

こうして、あらゆるエクセル管理表を駆使しながら請求データを作成したら、最後に口座振替システム「かつ･かいしゅう」に1件ずつ手入力します。
顧問先への請求書(はがき)郵送も、かつ･かいしゅうに委託していました。

匡社会保険労務士法人さまでは、一連の請求管理業務を通して、手作業による入力･集計作業が多く、効率が悪いことが課題となっていました。

そこで、請求データの作成を効率化し、請求書の郵送をやめてWEB化するために、kintoneとマネーフォワードクラウド請求書を使ってシステムを構築することにしました。

社労士の請求管理業務に役立つサービス

ここでは、社労士の請求管理業務に役立つサービスを2つ紹介します。

社労士業務改善パッケージ

「社労士業務改善パッケージ」は、社労士業務に必要なkintoneアプリがセットになったパッケージです。

顧問先管理アプリ、契約管理アプリ、請求管理アプリ、手続き管理アプリ(定期･不定期)などが含まれており、それぞれのアプリが連携しているため、契約情報を入れればタスクや請求情報も自動で反映できるのがメリットです。

「社労士業務改善パッケージ」サービスページはこちら

kintone × マネーフォワードクラウド請求書連携システム

「kintone × マネーフォワードクラウド請求書連携システム」は、kintoneで管理している見積･請求データをマネーフォワードクラウド請求書に自動で連携できるシステムです。
請求書の発行は、マネーフォワードクラウド請求書からできます。

このサービスを利用すると、二重入力や転記作業を無くせるのがメリットです。
オンラインバンキングと連携すれば、入金管理もマネーフォワードクラウド請求書で自動化できます。

「kintone × マネーフォワードクラウド請求書連携システム」サービスページはこちら

アプリのカスタマイズと外部連携の方法

ここからは、匡社会保険労務士法人さまでのアプリ構築と外部連携の方法を解説します。

現状把握とアプリの設計

はじめに、従来の請求管理の方法をヒアリングしたところ、すでに社労士業務改善パッケージは導入しているものの、使っているのはタスク管理が中心で、請求管理は利用できていないことが判明しました。

パッケージにはもともと、定額請求とスポット請求を自動集計する仕組みが備わっています。
この仕組みは匡社会保険労務士法人さまの請求形態でも使えるため、パッケージをベースにしてカスタマイズすることにしました。

アプリ構築の全体像としては、「kintoneで請求データを集計→kintoneとマネーフォワードクラウド請求書を連携→マネーフォワードクラウド請求書で請求書発行→kintoneでかつ･かいしゅうデータを書き出し→かつ･かいしゅうで一括取り込み」という形を目指すことにしました。

社労士パッケージのアプリをカスタマイズ

次に、社労士パッケージの中の、請求元データとなる5つのアプリをそれぞれ設定･カスタマイズしていきます。

1つめは、顧問料を管理する「顧問先契約管理アプリ」です。
こちらはカスタマイズしなくても「毎月」「半年に1回」などの請求設定が可能です。

2つめは「顧問料以外イレギュラー項目管理簿アプリ」です。
これは、社労士パッケージのスポット請求管理簿をベースに、従来のエクセルで管理していた内容をkintone化しました。

従来は別資料で管理していたスタッフの歩合給についても、このアプリの中で自動計算できるように設定しています。

歩合給はスタッフ別・月別に自動集計されるため、給与計算の際に参照できる仕組みです。

3つめは「給与計算管理簿アプリ」です。
明細発行人数を入力すると、請求集計の際に自動的に人数を参照して請求額を算出します。

請求が発生する顧問先については、人数が0人であっても明細を表示するよう設定することで、入力を忘れているのか、本当に0人で合っているのかを確認できるようにしました。

4つめは社労士パッケージに元からある「請求書アプリ」です。

複数アプリにまたがるデータを集計･加工できる「krewData(クルーデータ)」を使って、上記で設定した3つのアプリを自動集計できるよう設定しています。

実際に作成された請求データがこちらです。

集計時に参照したアプリのURLも記載されるため、確認や修正をしたい場合は、簡単に該当レコードを開けます。

このアプリでは、顧問先別・月別の請求額一覧も自動集計できるようになっています。

「マネーフォワードクラウド請求書」や「かつ･かいしゅう」との連携を設定

続いて、kintoneとマネーフォワードクラウド請求書を連携します。

マネーフォワードクラウド請求書との連携については、「MF連携アプリ」でボタンを押すだけで先ほど作成された請求データが連携される仕組みです。

また、kintoneの請求データをかつ･かいしゅうで一括取り込みするために、出力形式も設定しました。
この一覧を出力して、不要な列を削除すれば、そのままかつ･かいしゅうに登録ができるので手入力の手間が無くなります。

テスト運用をしてから本格運用を開始

匡社会保険労務士法人さまでは、kintoneで自動集計した金額が、従来のエクセルによる集計結果と同じになるかを確かめるため、1ヶ月は並行稼働を実施して、間違いが無いことを確認してから本格運用を開始しました。

請求管理をメインで担当する代表は、これまであまりkintoneに触れていらっしゃらなかったため、当初は操作や運用ルールを覚えるのに苦労されていました。
そこで、同法人さま専用の細かいマニュアルを作成してお渡しすることで対応しました。

kintoneで請求データを作成するメリットとは

匡社会保険労務士法人さまは、まだこのシステムを使い始めたばかりですが、請求にかかる作業時間を8割程度は削減できる見込みです。
手作業による計算ミスや入力ミスも防げるようになりました。

また、スタッフの歩合給の計算も自動化し、公開範囲を設定したことで、各自が自分の歩合給を確認できる環境が整ったこともメリットです。

デメリットとしては、修正の作業工程が増えることが挙げられます。
従来のエクセルでは、変更が生じた場合に「そこだけ手で直す」ができましたが、kintoneでは「元データの修正→再集計→マネーフォワードクラウド請求書と再連携」が必要になります。

マネーフォワードクラウド請求書だけを直すことも可能ですが、データの整合性を取るためには上記の手順で操作することが大切です。

社労士パッケージとマネーフォワードクラウドの連携で請求管理を効率化しよう！

社労士法人さまの請求管理には、月額とスポット料金の集計や、対象人数によって変動する料金の計算など、この業種ならではの複雑さがあります。

エクセルを使った手作業での集計に限界を感じている方には、kintoneの「社労士業務改善パッケージ」や「マネーフォワードクラウド請求書連携システム」の導入がおすすめです。
「自社の業務に合うかどうか心配……」という方も、ぜひお気軽にお問い合わせください。

「社労士業務改善パッケージ」サービスページはこちら