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エクセルからkintoneへの切り替えで案件管理業務や売上集計の大幅改革を実現!|建築申請代行業 株式会社エムズアーキプランニング 福岡ファクトリーさまの導入事例

案件を管理するエクセル、請求書を作るエクセル、入金を管理するエクセル…
使い勝手が良い故に、仕事に必要なエクセルが5個も10個もある、そんな状態になっていませんか?
そんなエクセルでおこなっていた案件管理などの業務をkintoneへ切り替えたことで、社員さんの作業や社内全体での管理が飛躍的に改善したのが、株式会社エムズアーキプランニング 福岡ファクトリーさまです。

kintoneを活かした、その改善へのステップをご紹介します!

リピート率ほぼ100%、取引先増加により起こった業務量増加!

建築申請代行という事業を展開されている株式会社エムズアーキプランニングさま

株式会社エムズアーキプランニングさまはビルダーさんや工務店さんを取引先とし、長期優良住宅やフラット35S、住宅性能証明書など建築物に関するさまざまな申請作業を代行、サポートしておられます。

2014年の設立から、安価な料金ながらもスムーズで正確な対応を実現してこられた結果リピート率も高まり、最近では大手住宅メーカーさんからの受注も増えているのだとか。

リピーターのお客様や取引先が増え、大きな規模の会社さんとのやり取りも増えれば当然、同時に進行する案件数も膨れ上がっていきます。

株式会社エムズアーキプランニングさまでは、案件管理売上集計などはすべてエクセルを使って管理していらっしゃいました。

案件管理に関しては、それぞれの担当の方がエクセルへ入力して集計を行い、さらに管理者や総務の方もエクセルをチェックして…という作業をおこなっていたため、取引先や案件数が増えることにより、データ入力や集計、確認などの作業だけでもかなりの時間を取られる状況に陥っていました。

問題はそれだけではありません。ひとつのエクセルを複数人で管理していたため、誰かが編集している間の待ち時間が発生し、結果的に業務効率が下がってしまっている状態でした。

案件管理や売上集計業務をエクセルからkintoneへ移行!

膨れ上がった案件管理や売上集計といった業務の改革を目指し、kintone(キントーン)を導入することにした株式会社エムズアーキプランニングさま。

まずこれまで使用してきたエクセルをもとに、各エクセルがどのように関係しているのかを整理し、どのように情報を紐づけ、連携させていくかを検討していきました。

各エクセルの関係を整理する中で、「ここは情報が被るから、同じところで確認できたほうが良いよね」「この帳票だけは外せないから別で作りたい!」といった、活かしたい部分や改善したい部分が見えてきます。

それらを踏まえてアプリ化し、株式会社エムズアーキプランニングさまのご意見を頂戴しながら調整を重ねていきました。

「まずは現状を整理し、情報を見える化する」ことにより実現した株式会社エムズアーキプランニングさまのkintone案件管理では、取引先のデータはもちろん、案件の状況や請求書作成、入金の状況確認までの一連の業務に関する情報が一元管理されています。

さらに、案件管理アプリと顧客管理アプリを紐づけることで、ひとつの取引先に対して複数の案件が発生していてもそれぞれの情報を抜け漏れなくチェックできるようになりました。

また、エクセルでは決められたフォーマットや一覧でしか情報を見ることができないため、それぞれが必要な情報をまとめたエクセルで管理をすることがほとんどです。

それゆえに、「案件担当者が見るためのエクセル」「経理担当者が金額を確認するためのエクセル」といった、同じ案件についての情報でありながら複数のエクセルに情報が分かれている状態になってしまいます。

kintoneであれば、登録された情報をそれぞれが見たい形に絞って表示することができるため、これまでは別々のエクセルになっていたために二重入力が必要だった部分が不要になり、ひとつのアプリだけで管理できるようになりました。

エクセルとは違う作業にやや戸惑いも…でも生まれたたくさんのゼロ!!

株式会社エムズアーキプランニングさまでは、kintoneを導入し、アプリを作成するにあたって、「操作感」を意識されました。

日々触れる必要のあるツールの操作感が大きく変わると、ストレスや疲れにもつながり、逆に時間がかかってしまう場合もあります。

そういった状況にならないよう、kintoneでの操作が、これまでのエクセルでおこなっていたものと近くなるように作成を進めていきました。

エクセルならではの「一覧画面でセルを選択してコピー&ペースト」といった操作はできなくなりましたが、kintoneを導入したことにより、株式会社エムズアーキプランニングさまでは大きな変化が生まれました。

 複数の社員さんが同時にkintoneアプリで情報の登録や更新をおこなうことができるので、編集待ち時間がゼロに!

また、数式が壊れたり、計算ミスが発生したり、といったExcelならではトラブルがゼロに!

日々の案件管理に関する作業でこのふたつがゼロになったことは、担当者さんたちにとって大きなメリットでした。

案件管理をkintone化したことで、案件に関する数字や金額もkintoneに蓄積されていきます。

これまでは各エクセルで集計を行った後、複数のエクセルを取りまとめる必要があったためかなりの時間をとられていた集計業務ですが、kintoneであれば登録された情報からリアルタイムに自動で集計を行うことができるため、担当者さんごとの月別の受注・売上に関するデータの集計にかかる時間もゼロになりました。

常に最新の登録情報を元に、全体だけではなく担当者さんごとの受注や売り上げもグラフ化できるようになったため、担当者さんはもちろん、管理者さんや総務の方もこれを確認すれば「今」の現場や各担当者の様子が一目でわかる、という状態を実現できました。

これまでは各エクセルをひとつひとつ開くか、担当者に確認しなければ会社全体の業務状況が把握できませんでしたが、kintoneに情報が集約されたことにより全体の進捗が俯瞰しやすくなり、案件管理や確認がしやすい環境を生み出したのです

さらには、kintone導入によりデータがクラウド保管となったため、社外でも業務が可能となりました。

コロナ禍での在宅業務推進にも一役買うことに!
kintoneには通知機能があり、新規の顧客からの依頼が登録されると総務の方や管理者さんに通知が飛ぶため、物理的・職種的に離れていても、時間ロスなく作業が進んでいきます。

次はkintoneを活かした取引先との進捗共有で、より迅速でよりよいサービスを提供したい

kintoneの導入で、案件管理や売上集計に関する業務の飛躍的な改善を達成された株式会社エムズアーキプランニングさま。
株式会社エムズアーキプランニングさまがkintoneで実現した案件管理の効果は以下の通りです。
  • エクセルとは異なり、同時更新ができるようになった
  • 案件それぞれに対して更新履歴が残るため、だれがいつどこを変更したのかが一目瞭然になった
  • 案件に対してコメントを残せるため、上長からのアドバイスや確認の手間が減った
  • 案件数や金額が自動集計されるため、計算ミスが無くなり、集計の時間もゼロになった
  • エクセルであれば誰かが触れた拍子に計算式が壊れてしまう可能性があったが、kintoneではその心配がなくなった
  • 管理者、総務が全体の進捗を管理しやすくなった
  • 過去の案件の検索が一瞬で済むようになった
  • 通知を飛ばすことで確認の抜け漏れが無くなった
今後の目標は、複数の案件を受注している取引先などと、それぞれの案件の進捗状況をkintoneでリアルタイムに共有することです。

株式会社エムズアーキプランニングさまが登録している案件の進捗状況等を必要な部分だけ取引先に提供することで、取引先に安心感を与えられる他、どの作業やステップに時間がかかりがちなのか、お互いに把握しやすくなります。

浮き彫りになったその作業やステップに対し、お互いの立場から改善に向けた連携ができると、ひとつひとつの案件がもっとスムーズに進み、よりよいサービスに繋がっていくと株式会社エムズアーキプランニングさまは考えておられます。

kintoneによる業務改善をきっかけとして、社員さんたちの労働時間の短縮の助けにもなるでしょう。

kintoneを活用し、サービスの速度や質の向上、さらなる業務改善や社員さんたちの労働時間短縮を目指されていく株式会社エムズアーキプランニングさまの今後がとても楽しみですね!

この記事を書いた人

佐田薫士

『kintoneスペシャリスト』

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 主にkintoneのカスタマイズを得意とし、サイボウズ認定資格である「kintone Associate」「kintone Customization Specialist」「kintone AppDesignSpecialist」を取得しています。 kintoneは他ツール(RPAや販売管理システム等)との連携も得意としていますので、皆様の業務の手助けになりそうな事例を見つけ、是非ご相談ください! youtube「俺たちkintone芸人」で検索!

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 主にkintoneのカスタマイズを得意とし、サイボウズ認定資格である「kintone Associate」「kintone Customization Specialist」「kintone AppDesignSpecialist」を取得しています。 kintoneは他ツール(RPAや販売管理システム等)との連携も得意としていますので、皆様の業務の手助けになりそうな事例を見つけ、是非ご相談ください! youtube「俺たちkintone芸人」で検索!

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