総務だってkintone(キントーン)アプリ作れます!一覧レコード集計/コピープラグイン活用で毎月タスク管理

毎週、毎月、毎年といった頻度で繰り返し発生するタスク。
総務や経理といったバックオフィスは特に繰り返しタスクが多く、そのタスクを実施すべきタイミングも決まっています。

今回は、kintone(キントーン)により繰り返しタスクをワンクリックで作成し、抜けもれなく実施する方法をご紹介します!

「毎月〇日」が多い経理・総務タスク…「チェックリスト」は次第に形骸化

毎月1日には請求を締めて発送し、毎月10日に税金の支払いと給与振り込み…総務や経理には、このような「毎月そのタイミングまでに実施しなくてはいけない業務」が数多くあります。
ベテランの担当者の方であれば、もうすべて頭に入っているということも少なくないでしょう。しかし、新しく担当者になった方や、今後引継ぎを行う場合、そして、上長がタスクの進捗を確認したい場合はどうでしょうか?

口頭で伝えるだけでは抜け漏れが発生しかねず、また進捗状況は担当者の頭の中にしかない状態では「どのタスクが終わっていて、どのタスクはまだなのか」を都度担当者に確認する必要があります。

「抜けもれなくタスクを実施する」「進捗が分かるようにする」ために、エクセル等でチェックリストを作成して管理していらっしゃる会社さまも多いのではないでしょうか?

しかし、「自分しか見られないチェックリスト」では、結局業務に慣れてくると使わなくなって形骸化してしまうケースが多く、内容もメンテナンスされないためいざ引継ぎの時に使おうとしても実態に即していない…ということが起こり得ます。

kintone(キントーン)でタスク管理アプリを作成!

エクセルや紙のチェックリストが形骸化してしまう理由は、「自分しか見ない」「毎月のルーチンなので慣れてきたら使わなくてもできる」「業務に合わせて内容をメンテナンスするのが面倒」なことにあります。

そのため、「部署全体で使えるものにし、担当者を明確にする」「月のタスク量を全体で把握し、やるべきことが減っていく様子を見える化する」「メンテナンスしやすい環境を作る」の3つのポイントを軸に作成したkintone(キントーン)アプリがこちら!

タスクの納期や担当者はもちろん、タスクの詳細やマニュアルも記載しておくことができます。
タスクの状況を一覧で確認でき、本人も上長もタスク管理アプリを見ればその月の作業状況を把握できます。

繰り返しタスクは「一覧レコード集計/コピープラグイン」で解決

タスクを管理するアプリはできましたが、現段階では単純にタスクを個別に登録することしかできません。
CSVでタスクを一括取り込みもできますが、それではエクセルでチェックリストを毎月コピーして作っていた時よりも手間がかかってしまいます。

kintone(キントーン)の標準機能では、個別のレコードのコピーはできますがすべてのタスクを一括で登録することはできません
有料のプラグインを使うことで毎月・毎年といった定期発生のタスクを自動的に作成することもできますが、内部的なタスクのためにそこまでは…という場合には、
「一覧レコード集計/コピープラグイン」を使うことでワンクリックでタスクを作成することができます。

有料プラグインで定期タスクを自動作成する方法はこちら!
▼士業でkintone(キントーン)活用!タスク作成の自動化、見える化で作業時間大幅短縮

「一覧レコード集計/コピープラグイン」で一括でタスクを作成するために、タスク管理の元となる「毎月タスクマスタ」アプリを作成しました。


アプリの中身は先に作成したタスク管理アプリと全く同じですが、「終了区分」を設けることでもう必要なくなったタスクは一覧に表示されない=コピーしないように設定しています。
このマスタアプリに登録されたタスクの一覧を、「一覧レコード集計/コピープラグイン」でタスク管理アプリに一括コピーします。

「一覧レコード集計/コピープラグイン」は、「コピーしたデータが登録されるアプリ」つまりタスク管理側のアプリで設定を行います。
設定方法は以下の通りです!


毎月新しいタスクを作るため、上書きキーフィールドは指定せずに各項目をコピーするよう設定します。
この設定を行うことで、タスク管理アプリ側に「月作業からデータを取得」ボタンが表示され、このボタンを押すことでマスタに登録されたタスクが一括でコピーされるようになっています。


ボタンを複数回押してしまうと、その分だけタスクが作成されるのでご注意ください!

「一覧レコード集計/コピープラグイン」活用タスク管理アプリのポイント

「一覧レコード集計/コピープラグイン」を活用したタスク管理アプリとタスクマスタアプリには、いくつか「部署全体で使えるものにし、担当者を明確にする」「月のタスク量を全体で把握し、やるべきことが減っていく様子を見える化する」「メンテナンスしやすい環境を作る」ためのポイントがあります。

1.タスクの納期はだいたいで指定

タスク管理アプリと、タスクマスタアプリの中身はほぼ同じですが、ここでポイントとなるのは「納期(月次タスク用)」という項目です。
タスクには必ず納期がありますが、毎月きっちりと納期を指定しようとすると、土日や祝日を考慮する必要があり手間がかかります。
個別に指定するのではなく、「毎月だいたいこれくらいまでに実施する」という目安を入れておくことで、毎月ワンクリックだけでタスクを一括作成することができます。

2.一覧画面は「一覧画面編集プラグイン」でエクセルのように編集

紙やエクセルのチェックリストが使われなくなる一番の理由は、「更新や作成が面倒だから」です。

マスタにタスクを追加するときや、タスクが完了してステータスを変更したいとき、わざわざ+ボタンで追加したり、レコードの内部に入って編集したりするのは面倒くさい!ということで、編集の手間を軽減するために「一覧画面編集プラグイン(https://www.tis2010.jp/grideditor/)」を使っています。

こちらのプラグインを使うことで、一覧画面であってもエクセルのように項目を追加したり、編集したりできます。

メンテナンスのしやすさは継続して使ってもらうための重要なポイントです。

3.タスク量はグラフで見える化

タスク管理アプリでは、一覧でタスクの状況を見れる他に「今月のタスク実施状況」や「担当者ごとの残タスク状況」等をリアルタイムで確認することができます。
タスクの状況を見える化し、これらのグラフをkintone(キントーン)のポータルに貼り付けることで、業務状況が把握できる他「タスクを進めなくては」「やったらステータスを完了にしなくては」という意識付けを行うことができます。


専用アプリがなくてもkintone(キントーン)で繰り返しタスクは管理できる!

世の中にはタスク管理をするためのアプリやツールがたくさんあります。
毎日・毎週・毎月等、あらかじめ設定した頻度でタスクを自動作成してくれるのは非常に便利ですが、「タスク管理だけ」を行うツールでは次第に使われなくなってしまい、結局また記憶頼りのタスク管理に戻ってしまうことも少なくありません。kintone(キントーン)は、今回のようなタスク管理はもちろん、バックオフィスに留まらず会社全体の情報管理プラットフォームとして活用できるクラウドツールです。

仕事の基盤がkintone(キントーン)になっていれば、タスク管理もkintone(キントーン)で行うことで、kintone(キントーン)を見れば仕事の状況を一元管理できるようになります。

もし御社が紙やエクセルのチェックリストで毎月のルーチンタスクを管理しているの出れば、kintone(キントーン)と無料プラグインでタスク管理をされてみてはいかがでしょうか?