kintoneで担当者別の売上管理を自動化！｜ハートランド社会保険労務士法人さまのアプリ開発事例

社会保険労務士さまの多くは、給与計算や社保手続きを複数人のチーム制で行っています。
そのためスタッフの成果を客観的に評価したくても、担当者ごとの貢献度や売上を把握することが難しく、お悩みの方も多いのではないでしょうか。

エクセルやスプレッドシートで細かく按分して管理するという方法もありますが、これだと毎回集計や按分に手間がかかりますし、間違いも起きやすくなります。
そこでおすすめなのが、kintoneとプラグインを活用した集計システムの構築です。

本記事では、担当者別の売上･インセンティブ集計の自動化を実現した、ハートランド社会保険労務士法人さまの事例を紹介します。

担当者別の売上･インセンティブを手作業で集計するのが大変……請求データから自動集計できる仕組みを作りたい！

ハートランド社会保険労務士法人さまは、大阪市と東京・五反田に事務所を構える社労士法人さまです。
グループ内に税理士法人やコンサルティング会社もあり、資金調達から税務、労務まで、ワンストップで企業さまの経営をサポートされています。

労務分野においては、給与計算や社会保険手続きだけでなく、人事制度の設計や助成金申請など幅広いサービスを提供されているのが特長です。

以前からkintone(キントーン)を導入されていて、これまでに口座振替のFBデータを自動作成する仕組みを構築された実績があります。
そのときのアプリ構築の様子については、こちらの記事で詳しく紹介していますのであわせてご覧ください。

▼kintoneにデータを集約してFBデータの自動作成を実現！作業時間の85.5％削減に成功｜ハートランド社会保険労務士法人さまのアプリ開発事例

そんなハートランド社会保険労務士法人さまが、さらなる業務効率化のために着目したのが、担当者別の売上･インセンティブの集計作業です。

これまでは、スプレッドシートに担当者･対象月･売上を入力して、手作業で集計されていました。
集計の元となる顧問先様への請求データはkintoneアプリで管理できていたのですが、品目名が自由入力だったため表記にバラつきがあり、集計を自動化できずにいたのです。

顧問先企業によっては、顧問料が1レコードに複数月分まとめて登録されていて、月別･担当者別に分解できないことも、集計を自動化できない一因でした。
集計用のプラグインを使って自動集計を試みたこともありますが、データの取込時に手で修正したレコードが消えてしまい、うまくいきませんでした。

スポット業務や解約などのイレギュラーな請求明細も毎回手で入力している状況だったため、担当者ごとの売上･工数･時給を考慮した生産性や原価が見えづらいことが課題となっていました。

そこでハートランド社会保険労務士法人さまは、kintoneに今ある請求データを活かして、担当者別の売上やインセンティブを自動集計できる仕組みを作りたいと考えました。
これらの数字を判断材料にすれば、人事評価もより客観的で納得感のあるものにできるはずです。

こうして、既存のkintoneアプリをベースにした自動集計システムの構築が始まりました。

kintoneでの売上管理に欠かせない「krewData」

売上管理では複数アプリをまたぐデータの集計が必要ですが、kintoneの標準機能では対応できません。
そこで役に立つのが「krewData(クルーデータ)」というプラグインです。

krewDataを使えば、プログラミングの知識が無い方でも、ノーコードで集計フローを設定できます。
ドラッグ＆ドロップでパズルのようにパーツを並べるだけで、部門別･担当者別･期間別など、さまざまな切り口の自動集計が可能になります。

集計データは、数字、文字列、日時、チェックボックス、ラジオボタンなどあらゆるフィールドに対応しているため、売上管理以外の集計に使えることもメリットです。
krewDataの操作方法や活用例については、こちらの記事でも詳しく解説していますのであわせてご覧ください。

▼krewDataの使い方完全ガイド！基本操作や活用のコツを徹底解説

既存の請求データアプリに按分率を追加して、担当者別売上を自動集計

ここからは、ハートランド社会保険労務士法人さまのアプリ構築の流れを詳しく解説します。

はじめに、現状をヒアリングして、全体像を設計しました。
具体的には、顧問先リストアプリ、税務/労務スポットアプリ、助成金管理アプリなど、今あるアプリの運用状況や、売上･インセンティブの集計ルールを確認しました。

次に、必要なアプリを構築･更新していきます。
以前から使っている「顧問先リストアプリ」に、インセンティブの「按分比率」の項目を追加しました。

こちらのアプリでは、「X社の担当は、給与計算＝Aさんが10%、手続き＝Bさんが10%、全体＝Cさんが80%」といった情報を管理します。
あわせて、kintoneの標準機能で「売上歩合集計アプリ」も構築しました。

こちらのアプリでは、案件、担当者、月別売上などの項目を設置して、対象月で表示を切り替えられるようになっています。

続いて、krewDataを使って、各アプリの按分金額から担当者別の売上を自動集計できるよう設定していきます。
このとき、売上を集計するタイミングは「締日」ではなく「入金日」を基準としました。

また、前払いや複数月分、補填といったイレギュラーな請求情報については、専用のアプリに対象日、顧問先名、品目、数量、単価等を入力して、請求書と集計の両方に反映できるよう設定しています。

手動作成の請求明細には「区分」という項目を設置して、「顧問/スポット」等をプルダウンで選択することで、反映できる仕組みにしました。
こうして、請求データと担当者の按分比率さえ入力しておけば、売上やインセンティブを自動集計できる仕組みが完成しました。

kintoneで売上集計を自動化するメリットとは

今回、ハートランド社会保険労務士法人さまのアプリ構築でポイントとなったのは、集計や按分を請求ベースにするか、入金ベースにするかという点でした。

振込手数料や端数処理など、請求額と入金額の差まで考慮すると、実装負荷が高くなり過ぎてしまいます。
そこで現実的に考えた結果、集計は入金ベースで、按分は請求ベースで処理することにしました。

また、これまで自由入力だった品目名については、従来通りの入力方法を残しつつ、新たに集計用のプルダウン項目を設置することで、krewData実行時に自動反映できるようにしました。
これにより、運用を変えることなく自動集計できる仕組みを実現しています。

こうした工夫の甲斐もあって、ハートランド社会保険労務士法人さまは、いつでも担当者別･月別の売上を確認できるシステムを実現されました。
品目名のバラつきや、複数月分の請求データの分解など、自動集計の妨げになっていた問題も解決できています。

解約分やスポット業務のようなイレギュラーは自動で反映されるため、手作業で集計していた頃のように、漏れることもありません。
リアルタイムで数字を追えるようになったことで、公平な人事評価をするための土台ができました。

ハートランド社会保険労務士法人さまはこの集計システムを導入した後、さらに自社で発展させて、AIを活用したダッシュボードも構築されています。

これにより、担当者ごとの顧問料、担当社数、件数、金額を一覧化できました。
ダッシュボードなら、誰が、どれだけ業務を負担しているのかが、ひと目で分かります。

まだ運用を始めたばかりではありますが、既存の請求データを活かしたアプリ構築だったので、短期間で実装できたこともメリットです。

強いてデメリットを挙げるとすれば、請求書作成時に担当者の按分比率を入力する手間が増えたという点です。
また、担当者が期中で変わった場合は、集計時点の担当者情報で集計されるため、該当レコードの担当者を手で修正する必要があります。

今後はこうした手間も減らすため、一括更新できる仕組みにできないか、Claude Codeの活用も視野に入れて模索中です。

既存データを活かした集計システムの構築ならコムデックにお任せください

ハートランド社会保険労務士法人さまは、これまでスプレッドシートを使って手作業で行っていた集計作業を、kintoneで自動化することに成功されました。
また、ダッシュボードの構築や担当変更時の一括更新などにも取り組まれており、コムデックが作った土台を自社で発展させるという、理想的なサイクルができつつあります。

今後は担当者別の売上と工数×時給を用いて、案件ごとの実質利益や人時生産性などを可視化できる仕組みの構築も検討されています。
また、経営層からは1件あたりの手続き所要時間や、差戻･修正件数、ミスが発生した工程、ミスの繰り返しなどを可視化したいとのご要望もいただきました。

これらを1つずつ実現していくことで、「売上の可視化」からさらに「品質の可視化」が進むことが期待されます。

コムデックでは、お客さまのご要望をお聞きしてその場でkintoneアプリを構築する「対面開発」を行っております。
kintoneの知識はもちろんのこと、社労士業務に関する知識も豊富なスタッフが在籍しておりますので、是非お気軽にお問い合わせください。

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