kintone × k-Reportで帳票印刷の手間を大幅カット！｜一般社団法人ヘルサさまのアプリ開発事例

医療･福祉業界では、患者さまや利用者さまについて、他の連携機関と文書で情報共有することがよくあります。
身近なところで言うと、病院でもらう紹介状もこうした文書の1つです。

情報共有のための文書は、施設ごとに決まったフォーマットがあり、患者情報は個別に記入しなければならないのが特徴です。
そのため、毎回エクセルやワードに手入力して作成しているという現場も多いのではないでしょうか？

手入力で作成すると時間がかかるうえ、転記を間違えてしまう恐れもあります。

そこで今回は、kintoneのデータを帳票印刷できるプラグイン「k-Report」を活用して送付状や文書の作成を効率化した、一般社団法人ヘルサさまのアプリ開発事例を紹介します。
「現行のフォーマットを変えずに書類作成を効率化したい」とお考えの方は、ぜひご覧ください！

帳票印刷時に毎回患者さまの情報を手入力する手間を減らしたい

一般社団法人ヘルサさまは、三重県津市で訪問歯科診療の「ナカハマデンタル」を運営されています。
通院が困難な患者さまを対象に歯科医師やスタッフが自宅や施設に訪問して診療を行っており、口腔ケアはもちろんのこと、持ち運び可能な診療器具やレントゲンを使って、一般的な歯科医院とほぼ同等の治療も受けられるのが特徴です。

一般社団法人ヘルサさまでは、以前からkintone(キントーン)を導入されており、スケジュール管理や患者情報の管理に活用しています。

一般社団法人ヘルサさまのkintone活用事例はこちら！
kintoneで訪問診療のスケジュールを管理、カスタマイズで利便性をさらにアップ！｜訪問歯科診療 ナカハマデンタルさまのアプリ開発事例

そんな一般社団法人ヘルサさまがさらなる業務効率化を目指すべく、今回注目したのが帳票の作成業務でした。
一般社団法人ヘルサさまでは、より良い歯科診療を提供するために、患者さまが普段かかっている医療機関の主治医に「診療情報提供依頼書」を送ることがあります。
これまでは文書を作成する際、「診療情報提供依頼書」は専用ソフト、「送付状」はエクセルをそれぞれ使っていましたが、この方法では書類ごとに何度も患者情報を転記しなければなりません。

転記の手間を省く方法はないかと考えていたとき、ちょうど専用ソフトを切り替えることになったため、これを機に「診療情報提供依頼書」と「送付状」の作成をkintoneに一本化することにしました。

kintoneデータの帳票印刷にはプラグイン「k-Report」がおすすめ

kintoneで帳票印刷をする方法はいくつかあります。
簡易的なものであれば標準機能でも対応できますが、自分たちでカスタマイズしたい場合は、プラグインや外部連携ツールの活用がおすすめです。

今回は、数あるプラグインの中でも高機能でコスパが良い「k-Report(ケーレポート)」を使うことにしました。

k-Reportは、kintoneのデータをあらゆるレイアウトの帳票にして出力できるプラグインです。

用紙のサイズや種類、縦横が自由に選べて、文字装飾や画像取り込みにも対応できます。
ロゴや印影も印刷できるので、請求書や宛名ラベルといった定番の帳票はもちろんのこと、名刺、チラシ、POPなどの作成にも対応可能です。

また、k-Reportは大量のデータも処理できるのが特徴です。
一度に1,000レコードまたは100ページまでPDF化できます。
画面のデザインや操作性はMicrosoft Officeに近いため、パソコンに詳しくない方でも直感的に設定できるプラグインです。

帳票印刷ができるプラグイン等についてはこちらの記事でも詳しく解説しているので、あわせてご覧ください。

▼kintoneで帳票を簡単に作成･PDF出力したい！便利なプラグイン6つを徹底比較！

k-Reportを使った帳票印刷の設定方法

今回、一般社団法人ヘルサさまでは「診療情報提供依頼書」と「送付状」を作成できるように設定しました。
ここからは、k-Reportを使った帳票印刷の設定方法について詳しく解説します。

診療情報提供依頼書

はじめに、kintoneで「診療情報提供依頼書作成アプリ」を作成しました。

対象となる患者さまの名前を入力し「取得ボタン」をクリックすると、住所や生年月日、かかりつけの医療機関、主治医などの情報が表示される仕組みです。
これらの患者情報は、「患者情報アプリ」からルックアップ機能を使って参照しています。

次に、「平素より大変お世話になっております…」といった書類に印刷する定型文を、テンプレートとして保存しておきます。
書類を作成する際は、テンプレートを呼び出すだけで本文ができあがり、必要に応じてレコード内で編集することも可能です。

別アプリに保存されている情報を参照してくるため、エクセルやワードで作るときのように、テンプレートを壊してしまう心配もありません。

実際に「診療情報提供依頼書」を作るときは、レコード保存後に「PDF出力ボタン」を押すだけです。
各レコード毎に一件ずつ出力することもできますし、一覧画面でまとめて一括出力も可能です。


帳票の枠線や文字の配置も、すべてk-Reportの機能でカスタマイズが可能です。
今回作成した「診療情報提供依頼書」では出力する文字数によってテンプレートの表示位置が変わりますが、k-Reportの機能を駆使して以下のような「診療情報提供依頼書」を出力できるようになりました。

送付状

送付状の設定も、基本的な流れは「診療情報提供依頼書」と同じです。

「送付状作成アプリ」で対象となる患者さまの名前を入力し「取得ボタン」をクリックすると、個人情報や主治医の情報が反映されます。

ここでのポイントは、送付状の種類を「医療機関向け」と「患者さま向け」の2パターンに対応させたことです。
「送付状作成アプリ」の「送付先」を選択することで、連携する情報が自動で切り替わるよう設定しました。

本文のテンプレートも、「条件分岐プラグイン」を使うことで送付先に応じた文章が反映されるようになっています。

医療機関に送付するときの送付状

患者に送付するときの送付状

出力する文字数によって、「備考」「以上」などの文言の表示位置も変わりますが、ここもk-Reportの機能を使って調整しています。
実際に作成した「送付状」がこちらです。

kintoneで帳票出力するメリットとは

kintoneにすでに登録されている患者情報を活用すれば、帳票作成時の入力項目を最小限に抑え、工数を削減することができます。

デメリットはほとんどありませんが、強いて挙げるとすれば、k-Reportの利用には料金がかかることや、新しい帳票を追加する際には構築の手間がかかることです。
ただ、送付状のように使用頻度の高い帳票については、コストをかける価値は十分にあるでしょう。

kintoneはプラグインの活用でさらに便利に！

一般社団法人ヘルサさまは、「診療情報提供依頼書」や「送付状」の作成をkintone化したことで、帳票印刷の手間や転記ミスのリスクを大幅に削減できました。
今後は、他の帳票でもk-Reportを活用できるよう整備を進めつつ、さまざまな情報をkintoneに集約していきたいとのことです。

株式会社コムデックでは、kintoneの導入･運用に関するお悩みを、お客様に伴走しながら解決する「kintone伴走支援」というサービスをご提供しております。

伴走支援では、ただシステムを構築するだけではなく、お客さまの事業の特性に合わせて、最適な解決方法をご提案いたします。
今回のように、「既存のkintoneデータを活かしたい」「自社に合わせた帳票を作りたい」という方にもぴったりのサービスです。

市販ソフトでは対応できなかったことや、他社さまでは難しかったことも、kintoneをカスタマイズすれば解決できるかもしれません。
導入後も、現場で定着するまでしっかりサポートさせていただきますので、ぜひお気軽にご相談ください。

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