kintoneとfreeeサインを連携させて電子契約書の作成から締結完了までを一元化！｜工事・メンテナンス業のアプリ開発事例

電子契約の導入が進み、顧客情報を管理するCRMとは別に電子契約システムを利用されている企業さまも多いでしょう。
しかし、複数のシステムを併用する運用だと、情報と作業が分散されて非効率な場合があります。

そんな時、kintoneとfreeeサインを連携させて使うと、kintone上で電子契約書の作成から契約締結までを一元化することが可能です。
今回は、kintoneとfreeeサインを連携させて、自社に合った電子契約システムを構築した株式会社アイフク・テックさまの事例を紹介します。

「電子契約の関連業務をもっと効率化したい」「電子契約システムのなかに自社にあったワークフローも組み込みたい」という企業さまは、是非ご覧ください。

スムーズに電子契約を進められる仕組みを作りたい！

今回の事例の企業さまは、三重県全域でインフラ設備の施工を手掛けていらっしゃいます。
これまでkintone(キントーン)を活用して予実管理や日報作成、スケジュール管理などのあらゆる業務の仕組み化を進めており、kintoneにデータと業務を集約させることで業務効率の大幅な向上を実現されています。

今回はkintoneをベースに、電子契約に関わる業務の効率化に着手することになりました。

きっかけは、さまざまな法改正のもと、取引先との間で電子契約の運用が始まったことです。
従来は電子ではないやり取りも多かったため、改めて電子契約に対応できる環境や仕組みが必要になった経緯があります。

送受信が可能かつ複数人で利用できるものが理想的というご要望を踏まえつつ、kintoneを軸とした電子契約システムの構築をコムデックでサポートさせていただきました。

kintoneとfreeeサインを連携！電子契約書の作成から締結完了までのプロセスを一元管理

今回はkintoneとfreeeサインを連携させる方法で構築を進めることになりました。

kintoneは、プログラミングなしで業務アプリを作成できるノーコードツールです。
カスタマイズ性が高く、機能を拡張できるプラグインが豊富なので、kintoneを基盤としたデータ統合や業務の効率化につながる仕組みを作れます。

freeeサインは、契約書の作成から締結･保管までをオンラインで完結できる電子契約サービスです。
約100種類のテンプレートが無料で使え、従来の契約業務にかかるコストと時間を大幅に削減できます。

この2つを連携すると、kintone上で電子契約書の作成から締結までを一元管理することが可能です。
今回構築した仕組みは、以下のプロセスに沿って電子契約を進めます。

1. kintoneアプリに契約内容を登録する
2. ワークフローを進める
3. 連携したfreeeサインを通じて注文書が作成される

電子署名の状況は自動でkintoneに反映される仕組みです。
契約締結完了後はkintone上で検索や管理ができるので、注文書の作成からfreeeサインの締結までをひとつのアプリ上で完結します。

ここからは、実際の仕組み構築過程を解説します。

注文書アプリを作成する

まずは、今回の仕組みの基盤となる注文書アプリを作成しました。
このアプリには、取引先情報や工事情報を登録し、契約情報をまとめます。

送信先情報として送信先の名称、メールアドレス、電話番号が登録できるようになっているのが特徴です。
電子契約書の送信先として、供給業者登録簿(ISO様式-E018)から登録業者を自動取得できる仕組みにしているので、わざわざ情報を手入力する必要がありません。

契約に必要な工事名や施工場所、その他の工事情報を登録できるフィールドも設置しており、情報を一元管理できます。

ワークフローを設定する

続いて、注文書アプリのワークフローを設定しました。
今回は、従来の発注書発行フローに合わせて、以下の流れで承認を回すように設定しています。

1. 担当者
2. 施工部門長
3. 管理責任者
4. 最終承認者

承認申請が回ってくるとkintone上で通知が届きます。
それぞれのチェックを終えて問題がなければ承認、不備があったら差戻しというようにkintoneのなかで承認申請を行えます。

コメント機能を利用すれば、別途メールやチャットツールを使わなくてもコミュニケーションがとれるので、電子契約に関わるやり取りもkintone上で完結できます。

kintoneとfreeeサインを連携させる

kintone側のデータが注文書を発行できる状態になったら、freeeサインと連携させます。
今回は、利用しやすいようkintoneにいくつかボタンを設置しました。

まず、「下書き作成へ」のボタンをクリックすると、freeeサインに自動で下書き状態のデータが作成されます。
少し時間をおくと、freeeサイン側から出来上がった注文書と文書リンクがkintoneに連携されるので、担当者はfreeeサインに遷移しなくてもkintone上でPDFを開いて中身をチェックすることが可能です。

内容に問題がなければワークフローを回します。
最終承認者がステータスを「完了」にすると「文書送信」のボタンが押せるようになる仕組みです。

あとは、ボタンをクリックすれば、最初に登録したメールアドレス宛てに注文書の受領依頼メールが自動で送信されます。
電子契約書の受領者が契約の締結を完了したらアプリに「締結を完了」ボタンが表示されるため、このボタンをクリックすれば注文書の電子締結は完了です。

freeeサイン連携を自然に業務に組み込むための工夫

今回構築した電子契約システムでは、承認フローの設定と、アプリそのものの項目設定において、スムーズに運用いただくための工夫を凝らしています。

まず承認フローについて、freeeサインで注文書を作成したあとに承認フローを回したいというご要望がありました。
実は、デフォルトだとプロセス管理と連動したfreeeサインとの連携設定はできませんが、freeeサインの作成手順とkintoneの機能をうまく組み合わせることで対応しました。

たとえば「文書送信」のボタンは、JavaScriptを使用して非表示にすることで、承認前に誤送信するリスクを抑えています。
また、注文書の作成において、フィールドを最小限に抑え、入力の簡略化に努めました。

そのために、計算式やTISの条件分岐処理プラグインを使っています。
このプラグインは、kintoneのレコードで「この条件のときはこのフィールドに自動でこの値を入れる」という処理をノーコードで設定できます。

今回は、ユーザーが入力する項目を最小限に抑えつつ、裏側でfreeeサイン連携用の別フィールドにデータを自動でコピーするという用途で活用しました。
kintoneとの連携も含めて、プロの助言をもとに設計することで、こうした工夫もスムーズに実現できます。

kintoneとfreeeサインを連携させるメリット

kintoneとfreeeサインを連携させると、kintoneに契約内容を登録すれば半自動的に電子契約書が作成されるため、freeeサインの使い方を改めて覚える必要がありません。
今回の場合、すでにkintoneを導入済みだったため、使い慣れているkintoneで電子契約書を作成できるのは大きなメリットだといえます。

また、kintoneからワンクリックで電子契約書を作成できるため、いちいちfreeeサインを開く必要がなく、ひとつのツールで作業を完結できます。

freeeサインのアカウントを持っていない社員でも利用できるため、社内全体に展開しやすいのもメリットです。
作成した注文書をチェックしたら、送信作業もkintoneアプリから実行できます。

受領者が締結を完了するとkintoneアプリ上に「締結を完了」のボタンが表示されるようになっており、締結完了までが一元化されます。

kintoneを基盤にさらなる業務効率化を進める

今回の事例企業さまでは、kintoneとfreeeサインを連携させて自社に合った電子契約システムを構築できました。
自社の運用に合わせたワークフローと組み合わせることで、kintone上で電子契約に関する業務を完結できます。

コムデックでは、お客さまのニーズに合わせてその場でアプリを構築する「kintone対面開発」を提供しています。
「電子契約システムとCRMを行ったり来たりしていて効率が悪い」という企業さまは、お気軽にご相談ください。

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