kintoneで案件管理と売買管理を一元化！現場の負担を最小限に抑えるシステムの構築方法
| 業種 | 商社(中古設備機器) |
| 従業員数 | 約10名 |
| 地域 | 首都圏 |
| 目的 | エクセルによる案件管理･売買管理をやめて、案件の獲得から請求までを一気通貫で管理したい |
| 課題 | ・案件管理や売買管理を複数のエクセルで行っているため、情報が散在している ・過去の情報を検索しづらく、入力の二度手間も発生している |
| 効果 | ・案件管理･売買管理の情報を一気通貫で管理できるようになった ・査定情報をデータベース化して、精度が向上した ・「まとめ査定」をはじめ、実際の業務に合わせた機能を実装できた |
中小企業の中には、案件管理や売買管理にエクセルを使っている企業さまが多く見られます。
しかし、1つのエクセルで管理できる情報には限りがあるため、どうしてもファイルの数が増えてしまうのが難点です。
ファイルが増えた結果、入力の二度手間が発生したり、検索しにくかったりして効率の悪さを感じている方も多いのではないでしょうか。そんなときにkintoneを使えば、管理したい項目や業務フローにぴったりのシステムを実現できます。
本記事では、kintoneで案件管理と売買管理の一元化を実現した、ある商社さまのアプリ開発事例を紹介します。
目次
案件管理と売買管理の情報を一元化したい！
今回紹介するのは、首都圏で中古設備機器の買取･販売などを手掛ける商社さまの事例です。
これまでは案件管理や売買管理にはエクセルを使ってきたのですが、査定･仕入･販売情報が散在して過去の取引履歴を横断的に確認できないことが課題となっていました。
中古設備の売買事業では、最大で10社の査定者を比較したり、「まとめ査定」として複数設備を一括査定したりすることもあるのですが、これらの情報も1件ずつ確認しなければならない状態でした。
さらに、案件管理と売買管理の情報が連動していないため、入力作業の二度手間も発生していました。
事業が拡大していく中で、エクセルによる管理は限界に近づいていると感じたこの企業さまは、4つの事業領域のデータ基盤を整備して、案件獲得から見積、収支管理、請求管理までを一気通貫できるシステムを作りたいと考えました。
また、この企業さまで扱う売買案件の95%は、売り先が決まってから仕入れるのが特徴です。
そのため、「仕入れてから売り先を探す」構造が基本の既製品システムとは違う、自社の業務フローに合わせた入力画面も実現する必要があります。
重視したのは、営業担当の負担を最小限に抑えて、使いやすいシステムにすることです。
加えて、過去の査定情報もデータベース化して、設備のモデル名で検索できるようにすることで、査定の精度を向上させたいという思いもありました。
以上をふまえて、この企業さまでは、業務管理アプリkintone(キントーン)を使ってシステムを構築することにしました。
対面開発で業務フローや使用感を確認しながら理想のアプリを実現
ここからは、実際に企業さまでkintoneアプリを構築した流れについて解説します。
はじめに、企業のご担当者さまとコムデックで、仕様確認のミーティングを行いました。
現在の業務フローや実現したいシステムについて詳しくヒアリングした結果、「売買管理･売買明細･査定情報･査定明細」という4つのアプリ構成で進めることになりました。
次に、試作版アプリを構築し、「まとめ査定」に対応するための機能も実装していきました。
試作版のアプリができたら現場の方々に操作方法をご説明して、テスト運用を実施しましたが、実際に現場で使ってみたところ、入力作業が複雑で現場の負担が大きいことが判明しました。
そこで、当初予定していた4つのアプリによる構成をやめて、「入力用アプリ1つ＋閲覧用アプリ1つ」に変更することを決めました。
このほか、「査定の複数選択機能」をはじめとするご要望も追加で実装しています。
これらのアプリ開発ができたところで、再度テスト運用を行い、細かい部分をさらに調整してから本稼働となりました。
アプリ構築のポイントは、実態に即した柔軟な設計変更
今回のアプリ構築は当初、「売買管理･売買明細･査定情報･査定明細」という4つのアプリで設計していました。
ところがテスト運用をしてみると、入力作業が複数アプリにまたがっていることが、思った以上に営業担当の負担になることが判明したのです。
特に、100台規模の設備を個別に管理するのは難しく、データを重視するあまり入力難易度が跳ね上がってしまう状態でした。
そこで方針を大幅に転換して、入力用の「売買管理アプリ」と、閲覧･検索用の「売買明細アプリ」という2つのアプリで対応できるように設計し直しました。
「売買管理アプリ」では、設備情報と査定情報(最大3社分)を1画面で横並びに表示できるようにしています。
また、「売買明細アプリ」では「売買管理アプリ」の査定情報を「krewData(クルーデータ)」で自動分割し、1レコードずつに切り分けています。
ここで使ったkrewDataは、kintoneの複数アプリにまたがるデータを自動で集計･加工するためのプラグインです。
標準機能では対応できない複雑な処理も、パズル感覚の簡単な操作で設定できるのが特徴です。
例えば、「売買管理アプリ」で「設備1の査定額＝A社〇円、B社〇円、C社〇円」と1件のレコードにまとめられている情報を、「売買明細アプリ」では「設備1＝A社〇円」「設備1＝B社〇円」「設備1＝C社〇円」というように、3つのレコードに分解して登録できます。
これにより、設備のモデル名で簡単に査定履歴を検索できる仕組みになっています。
こうして、入力作業は最小限にしつつ、データの蓄積･分析もしやすいシステムが実現できました。
案件管理と売買管理をkintoneで一元化するメリット
今回紹介した企業さまは、案件管理と売上管理をエクセルからkintoneに移行したことで、一気通貫した管理体制を実現されました。
当初は4つのアプリを使う予定でしたが、テスト運用の結果をふまえて入力用のアプリを1つに絞ったことで、営業担当の負担も大幅に軽減できています。
査定情報をデータベース化して検索できるようになったことで、査定の精度も向上したそうです。
この仕組みがあれば、営業担当の知識や経験に依存しなくて済むので、誰でも同じように質の高い査定ができます。
さらに、「まとめ査定」の仕組みなど、実務に合わせた柔軟な機能を実装できたこともメリットです。
kintone化による大きなデメリットはありませんが、今回の開発は途中でアプリの数を4つから2つにするという大きな変更があったため、やや遠回りになった部分はありました。
また、査定情報の入力欄について、実際は10社に及ぶこともありますが、現状は最大3社分となっています。
「売買管理アプリ」から「売買明細アプリ」へのデータ反映についても、krewDataを実行するタイミングの関係で、タイムラグが生じる場合があります。
このように、細かい部分を見れば100%理想通りという訳ではありませんが、システムでの実現が難しい部分は運用面でカバーすることで、現時点では最善の環境が構築できました。
kintoneのカスタマイズなら、コムデックにおまかせください
エクセルによる案件管理や売買管理は導入しやすい反面、企業の成長とともに使いづらくなってくるのも事実です。
入力作業が増えてしまったり、データを活用しづらかったりしてお悩みの方は、kintoneの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。
今回ご紹介した企業さまも、案件管理や売買管理をkintone化したことで、大幅な業務効率化に成功されました。
今後はkintoneとAIを連携して、過去の取引履歴から参考査定価格を提示できる仕組みを構築して、査定の精度とスピードをさらに向上させたいとのことでした。
コムデックでは、お客さまのご要望をお聞きしてその場でkintoneアプリを構築する「対面開発」を行っております。
今回のように、テスト運用をしながら現場の声を反映し、企業さまにぴったりのシステムを構築できますので、お気軽にお問い合わせください。
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