kintoneで実績管理を実現！データ取込→膨大なデータを自動集計する仕組みを構築｜産廃業 ナガイホールディングス株式会社さまのアプリ開発事例

産廃業や物流業などで収集･運搬業務を行っている企業さまでは、日々の実績データを既存の業務システムで管理されていることが多いでしょう。
しかし、既存システムからデータを出力して集計作業を行う場合、データ量が膨大で作業に時間がかかったり、手作業に伴うヒューマンエラーの発生リスクがあったりと課題も伴います。

そんなとき、kintoneなら既存システムのデータを取り込んで一元管理し、krewDataとkrewDashboardを使うことで自動集計･可視化が可能になります。
今回は、毎月15万件以上の収集実績データをkintoneで自動集計し、実績管理を効率化されたナガイホールディングス株式会社さまの事例を紹介します。

「膨大なデータ集計に時間がかかっている」「既存システムのデータを活用して効率化したい」という企業さまは、ぜひご覧ください。

膨大なデータの実績管理に時間がかかる……kintoneで自動化したい！

ナガイホールディングス株式会社さまは、愛知県名古屋市を拠点に、一般廃棄物･産業廃棄物の処理やリサイクル事業を総合的に展開されている環境サービス企業グループさまです。
ナガイホールディングス株式会社さまは、実績管理において膨大なデータの集計に時間がかかることが課題となっていました。

実績データの集計とPDF化には手作業も含まれるため、ヒューマンエラーの発生リスクもあります。
こうした背景から、集計にかかる時間の削減とヒューマンエラーの発生予防のためにkintone(キントーン)で集計作業を自動化したいとのことで、コムデックにご相談いただきました。

kintoneによる実績管理を最適化！浮上した課題と解決策

今回、ナガイホールディングス株式会社さまの課題を解決するための環境を構築するうえで、いくつか工夫が必要でした。
ここからは、課題と解決策を分けて解説します。

膨大なデータ量を集計する仕組みがデータの欠損を生む

課題となったのは、膨大なデータ量を集計するための仕組みがデータの欠損を生んでいたことです。
ナガイホールディングス株式会社さまは、毎月約15万件以上のデータを産廃ソフトからkintoneへ移行しており、それらを集計対象にすると集計に多大なリソースを割かなければなりません。

これらのデータは、すべてkrewData(クルーデータ)を使って集計していました。
krewDataとは、複数のkintoneアプリからデータを収集して集計･加工できるプラグインです。

ドラッグ&ドロップで集計フローを組めるため、直感的にデータを集計したいように整形できます。
詳しくは以下の記事をご覧ください。

▼krewDataの使い方完全ガイド！基本操作や活用のコツを徹底解説

この段階では、コード別にまとめてデータを集計し、現場名ごとにkrewDataを設定している状態でした。
ナガイホールディングス株式会社さまは、コードごとのデータのうち、月に日付のないデータと曜日を表示させる仕組みを求められていました。

15万件以上のデータには365日の実績がありますが、コードごと・現場ごとのデータになると、「集計すべき実績が無い日」も存在します。
たとえば、現場別にデータを分けた場合「その現場が稼働していない日」が存在するため、「集計結果が無い日」つまり欠番となる日が発生します。

こうして生まれたデータの欠損がネックとなり、集計作業を複雑化していたのです。

「実績が存在しない日」を補完する仕組みを構築

コムデックでは、ナガイホールディングス株式会社さまの要望を叶えるために試行錯誤を繰り返し、欠損したデータを補完する仕組みを構築しました。
課題に対する解決策として、日付の欠損データを表示させる方法を3つ検証しています。

まずは、krewDashboard(クルーダッシュボード)の「日付のないデータを表示する」機能を使用してみました。
krewDashboardとは、kintoneアプリのデータをグラフやピボットテーブルを使ってダッシュボードに可視化できるプラグインです。

krewDataと併用すると、krewDataで集計したデータをダッシュボード化できます。
krewDashboardには、標準で集計元にないデータを表示させる機能が存在します。

たとえば、特定の「月」が抜けているデータに使うと、実績データのない「月」が補完されすべての月が出そろったグラフを作成することが可能です。
ところが、曜日を表示させるとバグが発生することがわかりました。

「曜日も表示させたい」というナガイホールディングス株式会社さまの要望を叶えられないため、この方法は不採用となりました。
続いて、kintoneコードごとにデータを分離したあと、krewDataで日付のないデータを抽出して表示させる方法を検証しました。

しかし、データがテーブルに分離していることから抽出ができなかったため、不採用となっています。

最後に検証したのが、集計前の15万件以上のデータに対してyyyy年の365日分のダミーデータを事前に作成するという方法です。

これがうまくいき、採用となりました。

日付のないデータも表示できるようにするため、krewDashboardの絞り込み設定では「いずれか」を選択しています。

これにより、実際の稼働データと基準データを組み合わせることで、稼働がない日も日付と曜日の表示が可能になりました。
集計画面では「すべての日付を表示する」設定にすれば、データの有無に関わらず全日が見える状態にできます。

あとは、膨大なデータ量を効率的に処理するため、集計フローを極力シンプルに設計するよう心がけました。

krewDataを使うときは集計フローが複雑に枝分かれするケースも多いですが、今回はかなりシンプルな構成です。
処理ステップを最小限に抑えることで、毎月の実行時間を短縮することができます。

完成した集計画面がこちらです。

従来の集計表と比較して視認性が大幅に向上し、日別･月別の集計が1画面で確認可能になりました。
また、曜日が表示されるようになったことで、曜日ごとの稼働傾向も把握しやすくなっています。

データが存在しない日も空欄として表示されるため、休業日や未稼働日が一目瞭然です。

今回は、集計作業用のスペースを作成し、以下のように作業手順を明記しました。
将来的にシステムの修正が必要になったときに担当者が迷わないよう、だれでも作業手順がわかるようにしています。

kintoneで実績管理を行うメリット

ナガイホールディングス株式会社さまは、産廃ソフトからデータを取り込んでkrewDataを実行するだけで膨大なデータの集計ができるようになりました。
当初の要望どおり、稼働していない日を含む全日付(曜日つき)の表示も実現しています。

これにより、集計作業にかかっていた時間を大幅に短縮することができました。
各アプリにデータさえ登録していればkintoneが集計してくれる仕組みのため、ヒューマンエラーの発生リスクも抑えられています。

今後もkintoneで業務の効率化を進める

ナガイホールディングス株式会社さまは、15万件以上の膨大なデータを集計するために時間をかけていましたが、kintoneにデータを取り込んで集計する仕組みを構築したことで、作業時間が短縮されました。
課題となっていたヒューマンエラーの発生リスクも抑えることに成功しています。

コムデックでは、お客さまのニーズに合わせてその場でアプリを構築する「kintone対面開発」を提供しています。
「実績管理を効率化したい」という企業さまは、お気軽にご相談ください。

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