kintoneで売上管理を効率化して集計も自動化！｜建築申請サポート業 株式会社エムズアーキプランニングさまの開発事例

売上管理をエクセルやスプレッドシートで行っている企業さまは多くいらっしゃいます。

しかし、これらの管理方法では月末の集計作業でデータを切り貼りする手間がかかり、ミスも起きやすくなってしまうのが難点です。
集計作業よりも、その先の結果分析や戦略立案など、もっと本質的な業務に時間を使いたいと考える方も多いのではないでしょうか。

そんなときにkintoneを使えば、自社の業務にぴったりの売上管理アプリを作成でき、集計も自動化できます。
本記事では、kintoneで売上管理を効率化し、集計の自動化を実現した株式会社エムズアーキプランニングさまの事例を紹介します。

売上の集計作業にかかる時間を、もっと大事な仕事のために使いたい！

株式会社エムズアーキプランニングさまは、福岡県福岡市に本社を構え、建築申請のサポート業を営む企業さまです。
木造住宅を建築する際に必要になる、フラット35Sや住宅性能証明書といった複雑な手続きについて、申請条件の確認や図面･申請書の作成、審査機関とのやりとりなどをサポートされています。

株式会社エムズアーキプランニングさまの過去のアプリ開発事例については、こちらの記事でも紹介していますのであわせてご覧ください。

▼エクセルからkintoneへの切り替えで案件管理業務や売上集計の大幅改革を実現！｜建築申請代行業　株式会社エムズアーキプランニング　福岡ファクトリーさまのアプリ開発事例

そんな株式会社エムズアーキプランニングさまでは、売上管理にある課題を抱えていらっしゃいました。
売上に関するデータをエクセルで管理しているため、受注額や担当1人あたりの物件量などを月末に手作業で集計しなければならなかったのです。

集計作業に時間がかかってしまい、結果の分析や戦略立案など、本来力を入れるべき作業にまで手が回らない状況でした。
また、月末にならないと集計できないため、リアルタイムで進捗を確認しづらいことも課題でした。

そこで、売上管理における集計の手間をなくし、浮いた時間を本来やるべき申請業務や戦略立案のために使いたいと考えた株式会社エムズアーキプランニングさまでは、kintoneを活用して売上集計の自動化を実装することになりました。

kintoneが売上管理に適している3つの理由

kintoneはあらゆる業務に対応できるアプリですが、中でも売上管理は特に得意な業務と言えます。
kintoneが売上管理に適している理由を、3つの視点で解説します。

ノーコードで柔軟にカスタマイズできる

kintoneは、プログラミングの知識が無い人でも簡単にアプリを作れるツールです。
自社の業務に合わせて、項目や集計ルールを自由に設定できます。

既製品の売上管理ソフトの場合、ソフトの仕様に合わせて自分たちのやり方を変えなければならないこともありますが、kintoneならその心配がありません。
エクセルやスプレッドシートからの移行がスムーズにできることもポイントです。

リアルタイムでデータを集計･共有できる

複数の拠点や事業部がある企業さまでは「月末の集計結果が出るまで、全体の進捗状況はよく分からない」というケースがよく見られます。
支店ごと･事業部ごとのエクセルファイルをいくつも開いて、画面を切り替えながら小さな数字を追う……という作業は、とても非効率です。

kintoneなら、日々の売上さえアプリに入力しておけばリアルタイムで自動集計できるため、集計の手間がかかりません。
インターネット環境があればどこでも使えるので、外出先やリモートワーク先からでも最新情報を確認できます。

グラフやレポート機能が充実している

kintoneは、集計結果を簡単に表やグラフにして可視化できます。
表現できる表やグラフの種類が豊富なこともメリットです。

また、集計結果は「部門別･担当者別･期間別」のように、さまざまな切り口で分析できます。
これにより、瞬時に知りたい情報が得られるため、素早い経営判断が可能になります。

会計年度や集計軸を最適化した売上管理アプリを構築

ここからは、株式会社エムズアーキプランニングさまのアプリ構築の流れを解説します。
はじめに、従来のエクセルで管理していた内容や集計方法をヒアリングしました。

次に、kintoneで「受注･売上管理アプリ」を構築し、売上管理に必要な項目を設定します。
アプリの大枠ができたら、エクセルで行っていた方法をもとにkintoneで自動集計を設定し、表やグラフにするための設定もします。

最後に、売上分析の「スペース」を作成し、集計結果を一覧表示できるようにすればアプリ構築は完了です。

ちなみにkintoneの「スペース」とは、kintone上で特定のメンバーがアクセスできる空間のことを言います。
パソコンで言う「フォルダ」と似ていますが、kintoneのスペースでは単にデータを保存するだけでなく、スレッドやコメントでコミュニケーションをとることも可能です。

▼kintoneのスペース機能とは？作成手順･活用方法を紹介

こちらが、実際に株式会社エムズアーキプランニングさまで構築した経営分析スペースです。

今回のアプリ構築では、大きく2つの点にこだわりました。

1つめは、集計期間を会社の会計期と合わせることです。

株式会社エムズアーキプランニングさまの会計期は4月はじまりですが、kintoneの標準機能では1月はじまりで集計されます。
そのため、「受注･売上管理アプリ」では集計用の項目を1つ作成し、売上計上日から会計年度を自動判別できるようにしました。

これにより、4月〜翌年3月を一区切りとして、年度別の売上も比較できるようになっています。

2つめのこだわりは、集計の切り口です。

月次や年次といった期間別の他にも、担当者別、既存/新規別など、さまざまな切り口で集計できるように設計しました。
これにより、売上がなぜ伸びたのか(伸びなかったのか)といった要因も、より詳しく分析できるようになっています。

kintoneで売上管理をするメリットとは

株式会社エムズアーキプランニングさまは売上管理にkintoneを導入したことで、月末の集計作業がほぼゼロになり、従来に比べて2〜3割もの業務効率化を実現されました。
データの整理や集計のために残業することもなくなったとのことです。

また、データが見える化されたことで、月の受注額や担当1人あたりの物件量なども、素早く把握できるようになりました。
リアルタイムで把握することで工務店への進捗共有がしやすくなり、金額の差異にもすぐに気付けるようになるのでミスが減ったこともメリットです。

導入のデメリットを強いて挙げるとすれば、kintoneの標準機能では会計期に合わせた集計ができないため、集計用の項目を作成する必要があった、という点です。
また、新しいシステムに慣れるまでに一定の時間も必要でした。

いずれも、導入時に一時的に負荷がかかりますが、軌道に乗れば毎月の集計作業が自動化され、いつでも最新情報が把握できるようになると考えれば、メリットの方が大きいと言えるでしょう。

売上管理の脱エクセルにはkintoneがおすすめ！

売上管理をエクセルからkintoneに移行すれば、集計作業を自動化でき、日々の進捗状況もリアルタイムで共有できるようになります。

株式会社エムズアーキプランニングさまでは現在、kintoneで売上管理の予定日や実施日のみを入力されています。
現時点で工数や進捗率までは入力していませんが、今後は見積･納品までの日数や遅延件数なども指標として取り入れていく予定です。

これにより、将来的には各工程に何日かかっているのかを分析･可視化して、ボトルネックの特定と改善につなげていきたいとのことでした。

コムデックでは、お客さまのご要望をお伺いしてその場でkintoneアプリを構築する「対面開発」を行っております。
対面開発なら、これまでエクセルやスプレッドシートで管理してきた項目や運用ルールを活かしつつ、自社にぴったりのアプリを開発することが可能です。

kintoneの知識はもちろんのこと、業務知識や実務経験も兼ね備えたスタッフが対応いたしますので、是非お気軽にお問い合わせください。

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