kintoneの外部共有サービスを比較！ムダなコストを回避する4つの選定基準を紹介
kintoneの情報を社外の顧客や取引先と共有したいと考えたとき、どの外部共有サービスを選ぶべきか迷う企業は少なくありません。
「とりあえず有名なシステムを入れたが、コストに見合っていない」「ログインの手間がかかり、外部ユーザーに使ってもらえない」という失敗は多くの現場で起きています。
本記事では、kintone向けの主要な4つの外部共有サービスを徹底比較し、自社の規模や用途に合わせた最適なシステムの選び方を解説します。
本記事の内容は、こちらの動画でも詳しく解説していますのであわせてご覧ください。
目次
kintone外部共有サービスを選定するときの4つの基準
kintone(キントーン)の情報を外部と適切に共有するには、自社の運用に合わせたシステムの選定が必要です。
ユーザー規模やログイン方法、カスタマイズ性、そして他システムとの連携という4つの基準をもとに、失敗しない選び方を解説します。
利用する外部ユーザー数
利用する外部ユーザー数がどの程度になるかは、コストに直結する重要な要素です。
50名未満の小規模な利用から始める場合は、少ないID数かつ、低コストまたは無料で利用できるじぶんページが適しています。
一方、50名以上の利用や不特定多数のユーザーを対象とする場合は、ユーザー数が増えても料金が変わらない定額制のサービスを選ぶと、将来的なコスト増加を抑えられます。
ユーザーのログイン方法
外部ユーザーがシステムにアクセスする手順は、利用率に直結する要素です。
メールアドレスを入力して認証コードを受け取る方式は、セキュリティ面で安心感がある反面、毎回メールを開く手間がかかります。
あらかじめ設定されたIDとパスワードでログインする方式なら、ユーザー側の負担を軽減できます。
また、他のログイン方法としてLINE連携や専用のスマートフォンアプリに対応しているサービスを選べば、容易にアクセス可能です。
サイトの見た目やレイアウトのカスタマイズ性
外部に公開する画面のデザイン性も考慮すべき要素のひとつです。
社内や限られた取引先とのシンプルな情報のやり取りは、標準的なレイアウトでも問題ありません。
しかし、採用サイトや顧客向けのマイページなど、企業のブランドイメージを反映させたい場合は、ランディングページのような自由なデザインを構築できるサービスが適しています。
他の連携サービスとの親和性
外部共有サービス単体だけでなく、既存のシステムや他の拡張機能との連携のしやすさも確認しましょう。
フォームに入力された情報をもとに即座に見積書を出力する、あるいは外部のSaaSツールとデータを連携させるなど、業務フロー全体を見据えて拡張性の高いサービスを選ぶと、長期的な運用がスムーズになります。
主要な外部共有サービス4選の特徴と適した企業
kintoneと連携する外部共有サービスは、それぞれ特化した機能や適した運用規模があります。
代表的な4つのシステムの特徴と、最適な導入企業の条件を解説します。
今回はご紹介していませんが、ゲストスペースもkintone内の情報を外部に共有する一つの方法です。
こちらの記事で詳しくご紹介していますので、是非ご覧ください。
kViewer
トヨクモが提供するkViewer(ケイビューワー)は、kintone内に蓄積されたデータを外部に公開できるツールで、外部ユーザー向けのマイページ環境を容易に構築できます。
ログイン不要で情報を公開する公開ビュー機能も備わっており、認証を求めない形での情報共有にも対応しています。
また、kViewerは他のトヨクモ製品と組み合わせることで、さらに便利に活用できます。
例えば、外部ユーザーがFormBridge(フォームブリッジ)から注文依頼を入力すると、送信直後にPrintCreator(プリントクリエイター)で生成された注文依頼書をその場でダウンロードでき、同時にkMailer(ケイメーラー)で注文内容の自動返信メールを送る仕組みを構築可能です。
入力から帳票出力･メール送信までをシームレスにつなげられるのが、トヨクモ製品群ならではの強みです。
ただし、プランによって利用可能なユーザー数に上限があるため、規模に合わせて選びましょう。
kViewerを使って手続きの進捗状況をお客様に公開している社労士さまの事例はこちらの記事をご覧ください。
kViewerでkintone内情報の社外共有！いつでも進捗状況を確認できる安心感を提供｜バラスト社会保険労務士法人さまのアプリ開発事例
じぶんページ
じぶんページは、外部ユーザーとのコミュニケーションに特化した共有サービスです。
UIがシンプルでわかりやすく、スマホからの利用に適しています。
ログインはIDとパスワード方式を採用しており、メールアドレス認証が不要なため、外部ユーザーの手間を最小限に抑えられます。
iOSのApp StoreとAndroidのGoogle Playストアの両方に専用アプリが用意されているのが最大の特徴で、レコードが更新された際にアプリへプッシュ通知を送れるため、メール通知しか手段がない他サービスと比べてユーザーの確認漏れを防ぎやすく、迅速なやり取りを実現します。
また、kintoneのレコード上で直接コメントのやり取りができる機能や、レコードの内容を直接編集できる機能も備わっているため、レコードの内容を編集してもらうためにわざわざ別のツールと連携して……といったコストがかかりません。
料金面では、2IDまで利用できるフリープランがあるため、まずは1〜2社との情報共有から試してみるという使い方も可能です。
ただし、50名を超えると1ユーザーあたりの従量課金が発生するため、大規模な利用を想定する場合はコストに注意が必要です。
じぶんページを使って入居者さまのご家族への情報共有を実現した介護事業者さまの事例はこちらをご覧ください。
kintone×じぶんページでご家族さまにスムーズな情報共有と大きな安心感を！｜介護業 合同会社パークヒルズさまのアプリ開発事例
Kanal-WEB
Kanal-WEB(カナルウェブ)は、どれだけ会員数が増えても料金が一定のユーザー数上限なしが魅力の外部共有ツールです。
数千名規模の顧客や不特定多数の会員を抱える企業でも、追加コストの心配なく運用を続けられます。
デザイン面もここまでご紹介した2つのサービスに比べると柔軟性があり、以下のような独自のデザインを自由に設定できます。
IDとパスワードによるログイン方式を採用しているため、メールアドレス認証のような手間がかからず、外部ユーザーにとっても使いやすい設計です。
さらにオプションでLINEログイン連携にも対応しており、LINEから直接ログインしてもらうことも可能なため、ユーザーのアクセスハードルをさらに下げられます。
さらに、マイページ機能を持たない「Webフォーム単体」のプランも提供されています。
何人の外部ユーザーが利用するか事前に読めない場合でも、ユーザー数無制限の料金体系であれば安心して導入できるため、不特定多数との情報共有が想定されるケースに特に適しています。
gusuku Everysite
gusuku Everysite(グスクエブリサイト)は、自由度の高さと情報の集約に優れた共有サービスです。
Kanal-WEBと同様に会員数の上限がなく、大規模な運用に向いています。
注目すべきは、注文履歴、ポイント管理、お知らせなど、kintone上の複数のアプリのデータをマイページにまとめて表示できる点です。
顧客はページを移動することなく、必要な情報を一元的に確認できます。
加えて、デザインの柔軟性は4サービス中で最も高く、kintoneのデータ表示にとどまらず、製品紹介のランディングページや採用の特設サイトのような見た目のページまで自由に構築できます。
「ブラウザで閲覧するものであれば何でも作れる」と言えるほどの自由度があり、見た目の整え方にこだわりたい企業にとっては第一候補になるでしょう。
新しいサービスながら、将来的にはさまざまなSaaSとの連携も予定されており、拡張性にも期待が持てます。
自社に最適な外部共有システムを導入して業務効率化を加速させよう
kintoneの外部共有サービスは、それぞれ異なる強みと特徴を持っています。
「kViewer」は他製品との連携、「じぶんページ」はアプリを通じた利便性、「Kanal-WEB」は無制限のユーザー規模とLINE連携、「gusuku Everysite」は複数アプリの統合とデザイン性に優れています。
自社が何を最も重視するのかを明確にし、費用対効果の高いシステムを選定して、外部との円滑な情報共有を実現してください。
コムデックでは、自社の課題に合わせたシステムの選定から業務プロセスの整理、アプリ構築までを共に進める「kintone伴走支援 」を提供しています。
「自社に最適な外部連携の仕組みを構築したい」「現場に定着するkintone環境を作りたい」とお考えの企業さまは、お気軽にお問い合わせください。
