kintoneでアンケート用のWEBフォームを設置する方法とは？フォームブリッジで管理コスト大幅削減

アンケートやお問い合わせ用に、社外向けのWEBフォームを設置している企業さまは少なくありません。
アンケートに回答してもらえればお客さまのニーズや要望を把握できますし、お問い合わせから案件に繋がるケースもあるため、WEBフォームは企業にとって重要なチャネルのひとつと言えるでしょう。

しかしその一方で、回答をもらったあとは「WEBフォームからの問い合わせにいつ対応したか」を管理したり、「回答のデータをエクセルに入力しなおして集計」したりといった手間がかかります。
エクセルや別システムへの転記に加えて、対応漏れや入力ミスといったリスクも懸念すべき課題です。

そんな時、kintoneの連携サービス「フォームブリッジ」を活用して、kintoneに直接回答内容が反映されるWEBフォームを作成すれば、管理を簡略化できます。

そこで今回は、kintoneとフォームブリッジを活用し、アンケートWEBフォームの管理を容易にしたコムデックのアプリ開発事例を紹介します。

アンケートの管理で無駄なコストが発生…kintoneで対応漏れを防ぎつつ効率化したい！

コムデックでは、IT導入補助金の「支援事業者」として登録し、IT活用を進めたい中小企業の申請支援も行っています。

コムデックでは、お問い合わせをいただいた企業さまに対し、補助金申請のために必要な情報をメールで収集していました。
回答結果を元に補助金申請の準備を進めていくのですが、その過程で以下のような手間が発生していました。

• メールでいただいた回答をkintoneに登録しなおす必要があり、転記ミスや漏れが発生する
• 回答内容に不足があった場合に再度やりとりする手間が生じる
• メール文章は文字の情報が多くなるため、視覚的に把握しにくく見落としが発生しやすい

従来の方法では、やりとりをメールで実施し、顧客から得た情報については都度kintoneの補助金申請管理アプリに登録しなおしていました。

毎回情報を手作業で入力するのは作業効率が悪いだけでなく転記ミスのリスクもあるため、この作業を省略したいのが本音です。

加えて、お客様からの回答内容に漏れや不足があれば都度お客さまとのやりとりが必要となります。
不足部分について電話やメールで確認して、再度送ってもらって……というお互いにとって無駄な作業コストはできるだけ下げたいという思いがありました。

kintone×フォームブリッジでアンケートの対応漏れ･工数･コストを大幅削減！

従来のメールでの情報収集では、転記作業や入力ミス、情報漏れによる複数回のやりとり…といった課題が生じていた弊社。
これらの手間を削減し、なおかつお客様にとっても効率の良い状態を目指し、フォームブリッジを活用することになりました。

フォームブリッジとは、トヨクモ社が提供するkintoneの連携サービスです。
kintoneへデータが自動で保存されるWEBフォームを作成できるだけでなく、kintoneアカウントを持たない人でも直接データを保存できます。

フォームブリッジの導入は初期投資(フォームの作成工数)が必要となるものの、一度構築してしまえば繰り返し利用できます。

元々フォームブリッジを使ってセミナーのお申込み等を受け付けていたため、せっかくなら補助金のための情報収集にも活用しよう、とこれまでのメールからの切り替えを図ったのです。

メールから転記をするのではなく、最初から回答内容がkintoneに保存されれば、補助金担当者の作業のコストを削減できる他、転記漏れも防ぐことができます。

また、従来の方法ではメール回答時に「お客さまによる回答漏れ」が度々発生していましたが、フォームブリッジで入力項目を必須化することで回答漏れをなくすことも可能です。

シンプルかつ工数削減を実現するWEBフォームを作成

WEBフォーム(アンケート)を作成するときは「お客さまがひと目で理解できるシンプルな構造」に仕上げるのがポイントです。

コムデックでは、お客様がフォームを見ただけで「実施すべきこと」を理解でき、ご対応いただけるようにフォームを構築していきました。

kintone×フォームブリッジでシンプルかつ工数削減を実現するWEBフォームの作成方法はこちらの記事で詳しくご紹介しています！
▼kintoneで受付システムを構築！問い合わせフォームや自動返信メールの作成手順

コムデックがkintone×フォームブリッジで作成したWEBフォーム(アンケート)がこちらです！

必要入力項目の設定や数値入力の桁数チェック機能などを備えることで、お客さまが入力する際にご自身で誤りに気付いていただけるようになっています。

また、フォームブリッジであれば、必要最低限の項目を初期表示させておき、回答内容に応じて追加の回答欄を表示させるなど、入力者に分かりやすい条件分岐フォームも構築することができます。

例えば以下の設問では、「いいえ」と回答すると追加項目は出現しませんが、「はい」と回答すると必要項目が追加で表示されます。

以前は回答いただいた情報を以下の専用システムの項目にすべて手作業で転記を実施していましたが、フォームブリッジ化したことで回答と同時にkintoneに自動で回答結果が保存されるようになりました。

アンケート結果が自動保存されたkintone画面

kintone×フォームブリッジでWEBフォーム(アンケート)を作成すれば、入力情報がkinotneへ自動入力されるため転記工数が削減されます。
コムデックでは1顧客あたり5分の作業削減が可能となりました。

kintone登録時の転記ミスもなくなり、また一度作ってしまえば翌年度以降もアンケートを活用できます。

kintone×フォームブリッジでアンケート管理を一元化するメリット

kintone×フォームブリッジでアンケート管理を一元化するメリットは以下のとおりです。

• 補助金担当者のkintoneへの登録作業工数を削減
• メールからkintoneへの転記ミスを解消
• お客様とのやりとりの時間を最小限に
• アンケート回答にあたってお客様よりいただいた質問事項についてはすぐにフォームに反映が可能

転記作業やミスの削減だけでなく、お客さまとのやりとりを最小限にすることで、双方の作業コストも軽減できました。

また、作成したWEBフォームはいつでも修正を行うことができます。
修正は即時反映されるため、アンケート回答に際してお客様から質問等をいただいた場合には、別のお客様から同様のお問い合わせをいただかないようにフォームに注意書きを添える等の対応を取ることができました。

WEBでの入力が苦手なお客様の場合には、WEBフォームで利便性が上がったとは言い難いかもしれません。
しかし、全体で見れば「メールの文面を作成する必要が無く、回答すべき項目が明確」なWEBフォームの方が、メールで回答を作成するよりもわかりやすくかつ手間も削減されていると言えるでしょう。

kintoneを使ったアンケート管理はフォームブリッジでより便利に！

kintoneを使ったアンケート管理は、フォームブリッジでより便利な仕組みを構築できます。
メールによる顧客情報や必要書類の収集をフォームブリッジで自動化すれば、必要情報の収集やkintoneへの手作業入力は大幅に削減可能です。

アンケート管理の簡略化はお客さまとのやりとりを最小限にしつつ人為的ミスを防げるので、従業員の業務負担も削減できます。

フォームブリッジを使えばアンケート回答後の返信メールも自動で送ることができるため、kintoneを活用されている企業様は是非導入をご検討ください。