kintoneとLINE WORKSを連携して売上レポートを定期通知する方法

経営者や管理者の多くは、売上や日報のチェックを毎日のルーティン業務にしています。
kintoneならそれらの情報を一元管理できるものの、「必要な情報をもっとコンパクトに、レポート形式で受け取りたい」と思ったことがある方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、kintoneとLINE WORKSを連携して、売上レポートを自動通知する仕組みの作り方を紹介します。
毎朝のチェック作業を効率化したいとお考えの方は、ぜひご覧ください。

前日の売上･日報データをレポート形式で受け取りたい！

kintone(キントーン)を導入している企業さまの多くは、「売上管理アプリ」「日報アプリ」「トラブル報告アプリ」などを作って、さまざまな情報を一元管理されています。
一方で、経営者や管理者が状況を把握する際は「kintoneにログインする→対象アプリを開く→見たいレコードを探して開く」という手順が必要です。

決して難しい作業ではないのですが、その裏には「何を知りたいか」「そのためにはどのアプリの、どのレコードを開けば良いか」といった無数の意思決定が隠れています。
場合によっては、部門ごとの数字を集計したり、予算と実績を見比べたりする必要もあるでしょう。

こうした作業は、経営者や管理者のリソースを消費していきます。
また、どの数字に着目するかを属人的な感覚に頼ってしまったり、重要なデータを見落としたりするリスクもあります。

そこでおすすめなのが、kintone上の売上や日報を自動集計して、レポート形式で定期通知する方法です。
今回は、コミュニケーションツールとして使っている方が多いLINE WORKS(ラインワークス)と連携して、チャットでレポートを定期通知する仕組みを構築していきます。

kintoneデータを自動でLINE WORKSに通知できる「kintone for LINE WORKS」

kintoneとLINE WORKSは、「kintone for LINE WORKS」というサービスを使って連携できます。
このサービスには「通知機能」と「チャット機能」という2つの機能があるのが特徴です。

通知機能を使うと、kintoneデータをLINE WORKSの任意のグループやアカウントに通知できるようになります。
通知の件名や本文も自由にカスタマイズできるため、kintone内の特に重要な項目だけを抜粋して共有できるのがメリットです。

また、kintoneアカウントを持っていない人でも、LINE WORKSのアカウントさえあれば通知できるため、アルバイトや業務委託が多い組織にもぴったりです。
kintone for LINE WORKSについてはこちらの記事でも詳しく紹介していますので、あわせてご覧ください。

▼【kintone for LINE WORKS】kintoneとLINE WORKSの連携でできること･できないことを導入事例とあわせて紹介

「kintone for LINE WORKS」のサービスページはこちら

kintoneとLINE WORKSを連携して売上の集計とレポート送信を自動化

ここからは、kintoneとLINE WORKSを連携してレポートを自動通知する方法を解説します。
はじめに、レポート作成に必要なアプリと項目を決めます。

以下は、アプリと項目の一例です。

• 予実管理アプリ:今月の売上目標、前日までの実績
• 案件管理アプリ:受注した企業名、受注金額
• 日報アプリ:共有事項、気づいた点

案件管理アプリ

次に、「krewData(クルーデータ)」を使って先ほど選んだ項目を集計します。
krewDataは、kintone上の複数アプリにまたがるデータを自動で集計･加工できるプラグインです。

プログラミングの知識が無くても、設定画面でパズルのようにコマンドを組み合わせるだけで、集計フローを設定できます。
今回は、各項目のとりまとめに加えて、予算に対する実績の進捗率や着地予測も自動計算したうえで、結果を「送付文章アプリ」に保存するよう設定しました。

続いて、kintone for LINE WORKSで自動通知の条件を設定していきます。
専用の「通知設定アプリ」を開いて、項目に沿って1つずつ選択していくだけで簡単に設定できます。

今回の事例では、次のように設定しました。

• アプリID:「送付文章アプリ」のID
• タイミング:毎朝10時
• 通知させるBot:LINE WORKSのトークルーム
• 通知内容:本文＋該当するkintoneレコードのURL

これで、レポートを自動通知する仕組みの完成です。
毎朝10時に、LINE WORKSにこのようなレポートが届きます。

kintoneとLINE WORKSの通知を連携するメリットとは

今回は、kintoneとLINE WORKSを通知連携することで、わざわざ複数のkintoneアプリを開かなくてもレポート形式で情報を受け取れる仕組みを実現しました。
kintone標準機能の通知では「レコードが追加されました」のような定型文しか受け取れませんが、kintone for LINE WORKSなら件名や本文も自由に設定できるようになります。

本文にkintoneレコードのURLも添付すれば、詳しく知りたい時にワンタップでアクセスできるのがメリットです。
しかも、集計から本文作成、送信まで全ての工程を自動化しているため、担当者の手を煩わせることもありません。

経営者や管理者は、情報収集のために毎朝使っていたリソースを、より重要な意思決定に使えるようになります。
売上の進捗や着地予測をリアルタイムで把握できるため、素早く対応できるようになることもメリットです。

kintoneとLINE WORKSを連携した活用事例

kintone for LINE WORKSの通知連携は、他にもさまざまな活用法があります。
ここでは、実際に企業さまで導入した便利な活用法を2つ紹介します。

パソコンに向かう暇がない介護福祉の現場でもスマホ通知で情報共有

社会福祉法人ゆめネットさまは、合わせて10以上の障害者･高齢者向け福祉施設を運営されている企業さまです。
以前からkintoneを使っていましたが、介護の現場ではじっくりパソコンに向かえる時間が限られるため、通知の確認が遅くなってしまうことが課題でした。

そこで、普段からスタッフ間のコミュニケーションにLINE WORKSを使っていた社会福祉法人ゆめネットさまは、kintone for LINE WORKSを使って通知を連携させることにしました。
その結果、わざわざパソコンでkintoneにログインしなくても、現場にいながらスマホで素早く情報共有できるようになっています。

▼kintoneとLINE WORKSを連携！ほしい通知を逃さずキャッチ｜介護業　社会福祉法人ゆめネットさまのアプリ開発事例

通知フラグを使って、報告したいレコードだけを自動通知

ある製造業の企業さまではこれまで、新規案件を受注したらkintoneに入力して、LINE WORKSでも報告する、という運用をされていました。
しかし、同じことをkintoneとLINE WORKSで2回入力するのは非効率です。

そこで、kintone for LINE WORKSを使ってkintoneに登録した内容を自動でLINE WORKSにも通知できる仕組みを構築しました。
ところが、「ステータスが【受注】のものをLINE WORKSに通知する」という条件で設定すると、後からそのレコードを編集するたびに、同じ内容が何度も通知されてしまいます。

そのため解決策として、アプリ内に新たに「通知フラグ」の欄を設けて、本当に通知が必要なときにだけここにチェックを入れる仕組みにしました。
これにより、同じ内容が何度も通知してしまうという問題をクリアでき、kintoneに入力するだけでLINE WORKSに自動通知できる仕組みを実現できました。

▼kintone for LINE WORKSの通知連携で報告業務を自動化｜製造業のアプリ開発事例

kintone for LINE WORKSでレポート通知を自動化しよう！

kintoneは便利なツールですが、複数アプリのデータを横断的に確認するとなると、手間がかかることもあります。
経営者や管理者といった高度な意思決定を求められる立場の方にしてみれば、情報収集にかかる労力は最小限にしたいのが本音でしょう。

そんなときにkintoneとLINE WORKSを連携すると、必要な情報を自動集計してチャットで受け取れるようになります。
「レポート形式で受け取りたい」「すきま時間にスマホでサクッと確認したい」という方は、ぜひ通知連携をご検討ください。

コムデックでは、kintoneとLINE WORKSを連携できる「kintone for LINE WORKS」を提供しておりますので、お気軽にご相談ください。

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