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kintoneとLINE WORKSを連携!ほしい通知を逃さずキャッチ|介護業 社会福祉法人ゆめネットさまのアプリ開発事例

ほしい通知を逃さない!kitnoneLINE WORKS連携

kintoneにはアプリ内の情報に変更があった場合に関係者に通知したり、レコード内の日付を利用してリマインドのように活用できる通知機能が標準でついています。
しかしこの通知機能、PCではkintoneのブラウザ内でしか確認できず、スマホはアプリに通知されるものの数が多くて見逃しがち……という欠点も。

今回は、そんなkintoneの通知をビジネスチャットツールLINE WORKSに連携し、見逃さないよう工夫したアプリ開発事例をご紹介します!

kintoneで利用者様の情報管理を実現、新たな悩みが……

何度かコムデックラボにもご登場いただいている社会福祉法人ゆめネットさまは、愛知県を中心に10以上の事業所を運営されている介護業の企業さまです。
障害のあるお子さんの生活支援からカフェ運営などの就労継続支援まで、さまざまな形のサービスを提供していることが特徴で、数年前から業務改善プラットフォームのkintoneを業務に活用しています。

社会福祉法人ゆめネットさまの過去のアプリ開発事例はこちら!
▼kintoneで実現!旧システム脱却のキーとなった介護業の利用者情報管理とは?

▼介護業国保連請求をkintoneで実現!請求データ自動出力

利用者様の情報管理やアセスメント情報収集の効率化、そして国保連への請求データの自動作成等、より利用者様に向き合う時間を確保できるような取り組みを進めて来られた社会福祉法人ゆめネットさまですが、目下の悩みは「kintoneの通知に気が付けない」こと。
重要な情報共有はできるだけ素早く行いたいのに、標準機能では難しい……そんなご相談をいただき、kintoneの通知設定を見直すことになりました。

アプリ、メール、kintoneの通知は気が付きにくい!

kintoneの通知機能は、アプリでレコードが編集されたときやレコードにコメントが書き込まれたとき、ワークフローのステータスが進んだ時等に、kintoneの利用ユーザーに通知が届く非常に便利な機能です。
レコード内の日時情報をもとにした通知もできるため、リマインド機能としても有効活用できます。

kintoneの通知機能や設定方法についてはこちらの記事で詳しくご紹介しています!
▼kintone通知メールのカスタマイズ方法5選!おすすめプラグインも紹介

kintoneからの通知は、以下の3つの方法で確認することができます。

通知の確認方法

  • kintoneのブラウザ上で確認する
  • kintoneモバイルアプリで確認する
  • メールで確認する

「これだけ通知されるなら十分では?」と思うかもしれませんが、実際に使ってみると「ブラウザで自分で確認しにいかなくてはならない」「自分宛の通知でないとスマホには通知されない」「常にメールを見ているわけではないので対応が遅れる」等、社会福祉法人ゆめネットさまの業務の中で活用するのは難しいのではないかという意見も出ていました。

kintone標準機能通知のイマイチな点

  • ブラウザで自分で確認しにいかなくてはならない
  • 自分宛の通知でないとスマホには通知されない
  • スマホに通知が欲しければkintoneアプリをインストールしなくてはならない
  • 常にメールを見ているわけではないので対応が遅れる
  • kintoneアカウントが無い従業員には通知できない
  • この通知はこの人とこの人、こっちは……と個別に設定を行うのが手間
  • 通知を設定しすぎて重要なものを見落としてしまう

重要な情報はすぐに共有したい。そうだ、チャットに通知しよう!

社会福祉法人ゆめネットさまでは、利用者様の通院記録等をなるべく早く関係者と共有したいという想いがありました。
もちろんkintoneの通知は設定していましたが、先ほど挙げた通りメール通知もスマホへの通知も今一つでなかなか気が付けない、加えて条件設定がややこしいという課題があったため、kintoneにレコード登録をした後LINE WORKSでチャットを送っていたのです。

それなら、最初からLINE WORKSに通知を送ることができれば二度手間が必要なくなるのではないか?と気が付いた社会福祉法人ゆめネットさま。
普段から活発にコミュニケーションを行っているLINE WORKSであれば、改めてアプリをインストールする必要もありません。

普段のチャットと同じようにkintoneからの通知が届けば、いつでもどこでも内容を確認することができます。
また、応用的な使い方として通知からタスクを作ることもでき、絶対に通知を見逃さない仕組みを構築することができるのではないかと考えました。

LINE WORKSでタスク管理を行う方法はこちらの記事で詳しくご紹介しています。
▼「連絡」「スケジュール管理」だけじゃない!LINE WORKSで「タスク管理」

任意に通知条件を設定できるkintone×LINE WORKS連携システム

kintoneの通知をLINE WORKSで受け取れるようにしたい!ということで、kintoneとLINE WORKSを連携させて任意の通知をチャットとして飛ばすことができるツールを導入することになった社会福祉法人ゆめネットさま。

kintoneからLINE WORKSに通知を送る方法はいくつかありますが、コムデックでは「kintone×LINE WORKS連携システム」をおすすめしています。

kintone×LINE WORKS連携システムでは、「1レコード=1つの通知条件」として登録していくことができるため、アプリの管理画面に入る必要がありません。
通知条件や対象となる従業員を柔軟に設定できるため、従来の通知設定の煩わしさが軽減されます。

コムデック ゆめネットkintone×LW連携

通知内容も任意に設定できますので、必要に応じて内容をカスタマイズすれば従来のアプリ通知やメール通知よりも多くの情報を通知から受け取ることができます。
標準で通知対象のレコードURLも添付されるので、URLをタップすればすぐに内容も確認可能となっています。

コムデック ゆめネットkintone×LW連携

kintoneとLINE WORKSを連携させることでできることについてはこちらの記事でご紹介しています。
▼kintoneとLINE WORKSを連携!チャット連携で業務効率を向上させる方法とは

kintoneとLINE WORKSを連携させるメリット

kintoneとLINE WORKSを連携させ、チャットで通知を受け取れるようになった社会福祉法人ゆめネットさま。
実際に運用いただいた所、以下のようなメリットがあったと言います。

kintoneとLINE WORKSを連携させるメリット

  • 常に見ているLINE WORKSに通知が来るので見逃さない
  • 通知内容も任意にカスタマイズできるので、通知の内容を確認するためにわざわざkintoneアプリを開かなくて良い
  • チャット形式で届くので過去の通知も遡れる
  • 通知設定を自分たちで簡単に変更することができる
  • kintoneのアカウントが無くても通知を受け取ることができる

スマホに届くアプリからの通知は「一度見てしまうと消えてしまう」ことも見逃しやすくなる一つの要因でしたが、チャットなら後からどんな通知が来ていたのかパッと振り返ることができます。
最初からLINE WORKSに通知されるため、kintoneに登録した後手動でチャットを送っていた手間もゼロになりました。

kintone×LINE WORKS連携システムの仕様上、標準機能では通知できるリマインド通知をLINE WORKSに送ることができないのが改善点ですが、それを指し引いても十分便利になったとのことです。

kintone×LINE WORKS連携システムでサービス品質の向上へ

社会福祉法人ゆめネットさまでは、kintoneとLINE WORKSを連携することで、重要な通知を見逃すこともなくなりよりスムーズな情報共有ができるようになりました。
今後はどういった情報がリアルタイムに通知されるとより便利かを各従業員からヒアリングし、通知設定をカスタマイズしてさらに効率的にコミュニケーションをとれる組織体制を作っていくとのことです。

常に最新の情報を共有できれば、その情報を活用してよりきめ細やかなサービスを提供することが可能となります。
せっかくスムーズに情報共有するための通知設定、もし御社がkintoneの通知をうまく活用できていないのであれば、LINE WORKSとの連携を検討してみてはいかがでしょうか?

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