【kintone × LINE WORKS × AI】チャットから簡単にkintoneの情報を検索･登録する方法

kintoneとLINE WORKSを併用している企業さま必見！
社内の情報管理としてkintone、コミュニケーションツールとしてLINE WORKSを利用している場合、以下のようなご要望を良くお伺いします。

• kintoneに蓄積された情報から、自動的にLINE WORKSへと通知をしてほしい
• LINE WORKSで送った内容がそのままkintoneに登録出来たらいいのに
• kintoneを開かなくても、LINE WORKSからkintone内の情報を呼び出せない？

そんな方におすすめしたいのが、コムデックの「kintone for LINE WORKS」です。
このサービスを使うと、kintonとLINE WORKSを連携して、情報管理とコミュニケーションをシームレスにつなげられます。

さらに生成AIも組み合わせれば、現場スタッフの入力･検索にかかる負担を大幅に削減できます。
本記事では、kintone for LINE WORKSと生成AIを掛け合わせた活用法について解説します！

本記事の内容は、こちらの動画でも詳しく解説していますのであわせてご覧ください。

kintoneとLINE WORKSを併用しているときによくある課題

kintoneとLINE WORKSの併用について、機器や設備のメンテナンス業を例に考えてみましょう。
メンテナンス業の企業さまでは、業務データをkintoneで管理しつつ、社内連絡をLINE WORKSでとるというケースが増えています。

一方で、このような活用法においては「報告に二度手間が発生する」「必要な情報をすぐに見つけられない」とお困りの方も多いのではないでしょうか。

メンテナンス業で質の高いサービスを提供するためには、記録の管理や社内の情報共有が欠かせません。
そのため、「前回の点検結果はどうだったのか」「担当者はいつ･どのように対応したのか」といった情報は、すぐに確認できる状態が理想です。
しかし、実際の現場では次のような課題がよく見られます。

• 報告書を作成する際、現場でメモして後からシステムに入力するため二度手間が発生する
• 顧客情報や対応履歴を確認するために、毎回事務所に電話で問い合わせている
• 情報が複数の場所に分散していて、検索に時間がかかる
• ベテラン社員の知識やノウハウが属人化している

このような課題を抱えたままでは、現場の負担が増えるだけでなく、対応の遅れや伝達漏れによって顧客の満足度を低下させてしまう可能性があります。

LINEチャットからkintoneが登録できる「kintone for LINE WORKS」

kintone(キントーン)とLINE WORKS(ラインワークス)をお使いの企業さまにおすすめしたいのが、連携サービス「kintone for LINE WORKS」です。
kintone for LINE WORKSを使うと、LINE WORKSのチャットから送信した内容を自動でkintoneに登録できます。

そのため、メンテナンスの現場でわざわざパソコンを開いてkintoneにログインしなくても、スマホから簡単に報告書や日報を作成できるのがメリットです。
登録項目についても、あらかじめシナリオで設定しておくことが可能です。

例えば、点検報告書であれば「点検日を入力してください」→(回答)→「顧客名を入力してください」→(回答)→「点検結果を入力してください」→(回答)……という風に、質問に答えるだけで必要事項を埋められます。
kintone for LINE WORKSの詳しい機能や活用例については、こちらのページもあわせてご覧ください。

「kintone for LINE WORKS」サービスページはこちら

kintoneはAI連携でさらに便利に

kintoneはAIと連携することで、入力･検索･分析などのより高度な作業を自動化することも可能です。
コムデックでは、kintoneとChatGPTを連携できる「コムデック 生成AI for kintone」というサービスを提供しています。

このサービスを利用すると、kintoneの複数アプリのデータを横断して検索したり、分析したりできるのが特長です。
プロンプトの設定や結果の保存も全てkintone上でできるので、大幅な業務効率化が期待できます。

「コムデック 生成AI for kintone」サービスページはこちら

ここからは空調設備のメンテナンス業を例に、「検索機能」と「登録機能」という2つの機能の活用法を紹介します。

検索機能

検索機能を実装すると、kintoneアプリに登録された過去の対応記録から類似事例を検索して、不具合の原因を分析したり、対処法を提案したりできるようになります。
ユーザーがLINE WORKSのチャット画面で「検索」と登録すると、「空調設備」「給排水設備」など、検索対象の選択肢が表示される仕組みです。

ここで「空調設備」を選択すると、次は「対象の設備/機器名」「症状」というように、検索に必要な情報を会話形式で聞き出していきます。

検索に必要な情報が揃ったら、AIがkintone内に保存されている過去の対応記録を検索します。
不具合の原因やその対処法として考えられることを、優先度の高い順に出力したものがこちらです。

過去の対応事例の要約、レコード詳細のURLも送ってくれるので、さらに詳しく知りたい場合はワンクリックで確認できます。
事例だけでなく、要因分析や推奨される対応手順まで出してくれるため、経験が浅い社員でもチャットで簡単に過去の事例を検索して、適切に対処できるようになるのがメリットです。

登録機能

登録機能では、チャット画面から簡単な点検メモを入力するだけで、kintoneの報告書アプリに登録できるようになります。
先ほどの検索機能と同様に、まずはkintone for LINE WORKSで登録用のシナリオを設定しておきます。

今回は「日報登録」と「点検報告書」という2つのメニューを用意しました。

ここで「点検報告書」を選択すると、「点検表に登録する内容をフリーで入力してください」と表示されるので、ユーザーは点検結果を自由記述形式で入力します。
入力は、テキストでも音声でも対応可能です。

情報が不足している場合は、チャット画面でAIから追加の質問が来ます。

必要な情報が揃うと、AIがメモの内容をkintoneアプリの各項目に自動で振り分けて、登録完了です。
登録したレコードのURLも表示されます。

実際に自動登録されたkintoneレコードがこちらです。

顧客名や対象設備といった項目がきちんと登録されており、メモに入力が無い項目は「異常なし」とみなして入力するよう設定しています。
また「特記事項」や「推奨対応」といった項目は、ユーザーはメモに書いていませんが、AIが自ら分析･生成して出力しています。

このように、チャット登録機能とAIを連携して活用することで、現場にいながらスマホで簡単に報告書を登録できるようになるのがメリットです。

kintone × LINE WORKS × AI で事務作業の負担を軽減しよう！

メンテナンス業においては、報告書の作成や顧客情報の検索といった事務作業の負担が大きく、本来の現場作業に集中できないケースがあります。
そんなときにkintone、LINE WORKS、AIという3つのツールを連携して活用すれば、スマホからチャットで検索や登録ができるようになり、目の前の作業に専念できる環境を整えられます。

コムデックでは、kintone × AI活用をサポートする「コムデック 生成AI for kintone 導入コンサル」というサービスも提供しておりますので、ぜひお気軽にご相談ください。

「コムデック 生成AI for kintone 導入コンサル」サービスページはこちら