kintoneの日報データを使ってKPI集計を自動化したい！| 不動産業 株式会社センチュリーダイソーさまの開発事例

みなさんの職場では、KPI･KGI管理をどのようにされているでしょうか。
日々の営業日報とは別で、KPI管理のために訪問数や契約数などを管理表にまとめている、という声もよく聞かれます。

このような管理方法は、同じことを異なる資料に何度も入力する必要がある他、週次や月次で集計する手間がかかりますし、リアルタイムで進捗状況が分からないことも難点です。

そんなときにkintoneを活用すれば、日報データからKPIを自動で集計し、ダッシュボード化まですることが可能です。

本記事では、日報を使ってKPI集計の自動化とダッシュボード化を実現した、株式会社センチュリーダイソーさまの事例を紹介します。

営業日報を使ってKPI･KGIを管理できる仕組みを作りたい！

株式会社センチュリーダイソーさま は、大阪市に本社を構え、関東･九州にも支店を持つ不動産会社さまです。
主に事業用不動産の仲介･管理･コンサルティングを手掛け、貸倉庫や貸店舗を紹介したり、オーナー向けの資産活用を提案したりされています。

以前は業務管理にSalesforce(セールスフォース)を使っていらっしゃいましたが、より業務にフィットするシステムを求めて、kintone(キントーン)に置き換えられた実績があります。

kintone導入時のエピソードについては、こちらの記事でも詳しく紹介しています。
▼お客さまインタビュー｜株式会社センチュリーダイソー

そんな株式会社センチュリーダイソーさまには「KPI･KGI管理を強化したい」という思いがありました。
KGI(重要目標達成指標)とは、「売上10億円」「営業利益率15%」など、組織が最終的に達成すべきゴールを数値で表した指標のことです。

またKPI(重要業績評価指標)は、KGIに至る過程を測る中間指標で、「商談数」「受注率」「訪問件数」など日々の行動や成果のことを指します。
株式会社センチュリーダイソーさまでは、kintoneで営業日報を管理していました。

しかし、拠点や部署、担当者ごとに目標が異なるため、統一した方法でKPIを管理できないことが課題となっていました。
KPIをカウントするのに、何の数字を･どのようにカウントするかが整理されていなかったのです。

KPI集計の対象となる業務が、契約･案内･内覧･写真撮影･物件確認など多岐にわたることも、管理が難しい一因でした。
そこで株式会社センチュリーダイソーさまは、KPI･KGI管理のために追加で何かを入力するのではなく、日々の日報を登録するだけで集計できる仕組みはできないかと考えられました。

売上や金額、件数などを、拠点、部署、担当者、期間といったさまざまな切り口で予算と実績を確認できる仕組みが理想です。
以上を踏まえて、既に営業日報を運用しているkintoneを活用してKPIの自動集計とダッシュボード化の仕組みを構築することになりました。

KPI･KGI管理に役立つプラグイン

KPI･KGIを管理するためには、kintone内の複数アプリを横断して集計･分析することが必要ですが、標準機能ではそれができません。
ここでは、kintoneデータの自動集計やダッシュボード化に役立つプラグインを2つ紹介します。

複数アプリのデータを自動集計できる「krewData」

「krewData(クルーデータ)」は、kintone内の複数アプリにまたがるデータを集計･加工できるプラグインです。
プログラミングの知識が無い方でも、パーツをドラッグ＆ドロップでパズルのように並べるだけで、集計フローを設定できるのが特徴です。

krewDataを使えば、予実管理や経費管理などを部門別･期間別･担当者別のように、さまざまな切り口で自動集計できるようになります。
また、krewDataは数字の他に、文字列、日時、チェックボックス、ラジオボタンなどのデータも集計できます。

集計のタイミングは、月次や日次のように決まったタイミングで実行する「スケジュール実行プラン」と、アプリの操作に連動して実行する「リアルタイム実行プラン」が選べます。

krewDataの操作方法や活用例については、こちらの記事でも詳しく解説していますのであわせてご覧ください。

▼krewDataの使い方完全ガイド！基本操作や活用のコツを徹底解説

リアルタイムでダッシュボード化できる「krewDashboard」

「krewDashboard(クルーダッシュボード)」は、kintoneアプリのデータを表やグラフで1画面にまとめてダッシュボード化できるプラグインです。
わざわざデータを切り貼りしなくても、最新の数値を自動で反映できるのがメリットです。

ダッシュボード画面では、ピボットテーブルやグラフなど10種類以上の多彩な表現が可能になっています。
スライサーやドリルダウン機能もあり、知りたい情報を詳しく見ることもできます。

krewDashboardを使えば、複数の事業部や拠点があっても、アプリをあちこち開かずに必要な数字を確認できます。

KPIや集計項目をマスタ化して、自動集計とダッシュボード化を設定

ここからは、アプリ構築の流れを解説します。
株式会社センチュリーダイソーさまは、数ある業務区分の中でも、まずは仲介･工事･仕入を中心にKPI･KGIと個人目標を整理することにしました。

はじめに、必要なアプリを構築していきます。

「日報アプリ」は、以前から使っているものを引き続き利用し、件名を選択したらその件名に紐づくKPI項目が何なのかが自動で参照されるようにしました。

どの件名にどのKPIが紐づくかについては、「件名マスタアプリ」に登録されています。
これで、営業担当がいつも通り日報を登録するだけで自動的にKPI集計できる基盤になります。

件名マスタアプリで参照されているKPIもマスタ化されており、現在利用しているKPI項目がどれなのか、そのKPI項目の区分等を管理しています。

今回、KPI集計を行うにあたって、「人別の目標値」を管理する「目標管理アプリ」も新たに作成しました。
年度、期、従業員名、所属、KGI(区分･数値･単月目標)、KPI(区分･指標項目･単月目標･単位など)を管理します。

ここまでの情報を元に、krewDataで「日報アプリ」と「目標管理アプリ」を集計できるよう設定しています。

集計された情報は、人別･年度別･KPI項目別に自動登録されます。

この情報を集計して表示するのがkrewDashboardです。
担当者別の目標･実績を表示できるようにして、項目、タイムライン、期ごと･月ごとで絞り込む機能も実装しました。

最後に、テスト運用と調整を行います。
集計漏れが無いかを検証して、マスタとの紐づけやkrewDataの集計フローを修正しました。

さらに、目標の表示の有無を切り替えられるように調整したり、半期合計や目標対比のグラフを追加したりしました。
月の並び替えもできるようにしています。

kintoneの日報でKPI集計をするメリットとは

株式会社センチュリーダイソーさまはkintoneをカスタマイズすることで、日々入力する日報データをKPI実績として再利用できる仕組みを実現されました。
この方法なら、二重入力や手集計を避けられるのがメリットです。

今回のアプリ構築では、日報のどの項目を･どのKPIと紐づけて･いつカウントするのか、という最初の設計に時間を掛けました。
現場の入力の負担を最小限にするために、従来の項目の使用をやめた結果、集計用のKPIレコード番号が日報と連携されず、集計できなくなってしまったこともありました。

これについては、不要なKPIは集計対象外として、件名マスタのKPIレコード番号をルックアップで再取得して修復しました。
また、ダッシュボード化によって拠点や部署、期間など多角的な切り口で進捗を確認できるようになりました。

表やグラフを切り替えれば、運用に合った表示方法を選べます。
KPIマスタや件名マスタを使っているので、指標の追加や紐づけの変更にも対応できます。

デメリットとしては、各種マスタの整備や継続的なメンテナンスが必要になることが挙げられます。
また、KPIと紐づけを行う前の件名で登録された過去の日報は自動集計できません。

紐づけを変更しても、過去登録済の日報には自動では反映されないため、日報を個別で修正するか、一括取り込み等で調整を行う必要があります。

kintoneを使ったKPI集計のことならコムデックにご相談ください！

株式会社センチュリーダイソーさまは、以前から使っている日報アプリを活用して、KPI管理を強化･効率化できる仕組みを実現されました。
今後は、実運用に合わせてKPI項目を再選定し、KPI･KGI管理を本格化する予定だそうです。

具体的には、売上見込みアプリから確定データを売上アプリに連携したり、必要に応じて日報以外のアプリから実績集計できるようにしたりすることも検討されているとのことでした。

コムデックでは、お客さまのご要望をお聞きしてその場でkintoneアプリを構築する「対面開発」を行っております。
プラグインの活用に関するご相談も承っておりますので、是非お気軽にお問い合わせください。

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