kintoneとYoomの連携でメール管理を効率化する仕組みを構築！kintone上でメールの履歴を一元化しよう

社内の担当者や取引先とのやり取りをメールで行っている場合、当たり前ですがやり取りの内容は各担当者のメールボックスに分かれて保存されていきます。
そのため、特定の案件について過去のやり取りを確認しようとしても、誰とやりとりしていたのか、どう探せばよいのかがわかりにくく、情報の管理や共有が難しくなることがあります。

そんなとき、kintoneとYoomを連携させれば、各担当者がこれまでどおりメールソフトを使いながらメールのやり取りを自動で案件レコードに紐づけてkintone上に蓄積する仕組みを構築することが可能です。

今回は、Yoomを使ってkintone上でメールを一元管理する仕組みを紹介します。
「メールのやり取りや情報を一元管理したい」「メールの履歴を案件単位で時系列に確認したい」という企業さまは、是非ご覧ください。

メールでのやり取りは情報が散在しやすい……kintoneに一元化したい！

営業や案件の対応をメールで行っていると、担当者が管理する個別のメールボックスにメールが溜まっていきます。
当然、やり取りもメールで蓄積されるため、担当者以外には見えない状態になりがちです。

一般的な運用なので問題なさそうに思いますが、たとえば以下のように困る場面も多々出てきます。

• 担当者が変わったときに過去のやり取りを把握するために、前任者のメールボックスを探したり直接確認したりする必要がある
• 同じ取引先に対して複数の担当者が別々にメールを送ってしまい、相手に不信感を与えてしまうことがある
• 「あの件についてどんなやり取りをしたか」をあとから確認しようとすると、誰のメールボックスを探せばよいかわからず、関係者に聞いて回ることになる

このように、担当者個人にメールのやり取りが紐づいていると、案件単位でやりとりの履歴を時系列で追うことができず、情報が分散したままになってしまいます。

kintoneでメール管理を一元化するには？Yoomを使えばノーコードで仕組みを構築できる

今回は、各担当者のメールボックスに情報が分散してしまう問題を解消するために、Yoom(ユーム)とkintone(キントーン)を使って仕組みを構築しました。
メール件名にkintoneの案件IDを入れておくと、YoomがそのIDを読み取って自動で該当案件レコードにメールを紐づけて登録する仕組みです。

Yoomとは、さまざまなクラウドサービスを連携させて、業務の自動化を実現できるノーコードツールです。
プログラミングの知識がなくても、メールやアプリのデータをトリガーにして処理を自動実行する仕組みを構築できます。

たとえば、メールの受信をきっかけにkintoneへ情報を登録したり、特定の条件に応じてデータを振り分けたりといった処理を自動化することが可能です。
今回のように、メール件名に含まれる案件IDをもとに該当レコードへ自動で紐づけることで、これまで担当者ごとに分散していたメール情報をkintone上に集約し、誰でも同じ情報を確認できる状態を実現できます。

kintoneとYoomを連携させてメール管理を一元化する仕組み

ここからは、今回実際に構築した仕組みについて解説します。

AIによるID自動抽出

今回構築した仕組みは、以下のようにメールを受信したらYoomが起動し、AIでIDを抽出してkintoneにレコードを追加するという流れで動きます。

メールのやり取り自体は、今までどおりメールソフトを使いますが、担当者がメールの件名にkintoneの案件IDを入力するというルールを設けます。
件名の冒頭に入力された案件IDをChatGPTが自動で読み取り、kintoneのルックアップフィールドで該当の案件と紐づける仕組みになっているためです。

この仕組みにより、案件ごとのメールのやり取りをkintone上に自動で集約できるようになります。
面倒に感じるかもしれませんが、「(791)打ち合わせの件」のように、件名の冒頭にIDをカッコで囲んで入力するだけです。

「(791)」「（791）」「[791]」など、カッコの種類や全角･半角など表記が多少ばらついていても、ChatGPTがメールの件名からIDを正しく読み取ることができるため、入力形式を厳密に統一する必要はありません。

メールを受信したらメール内のテキストをChatGPTが抽出します。
こちらはテキスト抽出の設定画面です。

対象のテキストとして件名を指定し、「カッコで囲まれた数値部分だけを抽出する」「カッコが存在しない場合は空白を返す」という指示を設定しています。
抽出されたテキストは、kintoneの該当レコードに保存されます。

kintoneへの自動登録･案件紐づけ

ChatGPTは、抽出したIDをキーにkintoneのルックアップフィールドで該当の案件を特定し、メールの送信者･件名･本文などの情報をメール送受信履歴アプリに自動で登録します。

これにより、メールを受信した時点で自動的に該当の案件レコードとメールの情報が紐づいた状態でkintoneに登録されるのです。
実際にkintoneに登録された状態を見てみると、以下のようになっています。

メールの件名とともに、IDと案件の名称が自動で紐づいた状態でレコードが登録されています。
件名のカッコの種類が異なる場合でも、IDが正しく抽出されて案件と紐づいていることが確認できるでしょう。

こちらはアプリに登録されたレコードの詳細画面です。

件名･抽出結果･From･To･本文･添付ファイルなど、メールに関する情報がまとめて登録されており、抽出結果のフィールドにはChatGPTが読み取ったIDが表示されています。

案件アプリ側からは、以下のように関連レコードとしてメールの履歴を時系列で確認することが可能です。

作成日時･From･件名が時系列で一覧表示されており、誰がいつどんなメールを送ったかを案件単位でまとめて把握できます。

添付ファイルの自動紐づけ

メールの本文情報だけではなく、メール上でやり取りした添付ファイルもkintone上でまとめて確認できるよう、自動で取り込める仕組みにしました。
Yoomのトリガーは専用の受信用アドレス宛のメールを検知する仕組みになっており、そのアドレス宛にメールが届くとフローボットが起動します。

フローボットとは、メールの受信などをきっかけに、自動で一連の処理を実行する仕組みです。
こちらはトリガーの設定画面になります。

受信用アドレスを作成し、そのアドレス宛にメールが届くとフローボットが起動する仕組みになっています。
受信メールはそのアドレスをToに指定し、送信メールはCCに追加するか転送設定をかけることで、送受信どちらのメールの添付ファイルも検知して取り込むことが可能です。

GmailやOutlookとアカウントを紐づけてトリガーを作成することもできます。
こちらは添付ファイルの有無による分岐フローです。

添付ファイルがある場合とない場合でYoomのフロー内の処理を分岐させており、ファイルが存在する場合はkintoneの該当レコードにファイルをアップロードして関連付ける処理が走るようにしています。

添付ファイル1が空かどうかを条件に分岐し、ファイルが存在する場合はkintoneにアップロードしてレコードに関連付ける処理が走ります。

この仕組みにより、メールの本文だけでなく添付ファイルまで含めたやり取りのすべてがkintone上の案件レコードに紐づいて蓄積されるため、過去のメールのやり取りや添付資料を案件単位でまとめて確認できるようになりました。

Yoomとkintoneの連携で構築したメール管理の仕組みにおけるメリット

今回構築した仕組みによって、これまで各担当者のメールボックスに分散していたメールのやり取りがkintone上に蓄積されるため、案件単位で履歴を時系列に確認できるようになりました。
また、kintone上に登録されることで検索性も上がり、過去のやり取りを素早く見つけられるようになっています。

メールの件名にイベントIDを入力するというルールは必要になるものの、一度ルールが定着すれば自動で案件レコードと紐づくため、履歴を遡る際に別アプリを探し回る必要がありません。
なお、ルックアップを使った紐づけのため、件名にIDが入っていないメールについても後から手動で案件と紐づけることが可能です。

kintoneとYoomを連携させてメール管理の仕組みを構築しよう

Yoomを使ってkintoneと現在利用しているメールソフトを連携させることで、各担当者のメールボックスに分散していた取引先とのやり取りをkintoneに一元化できます。
案件単位での履歴を誰もが追えるようになれば、業務の属人化の解消にもつながるでしょう。

コムデックでは、お客さまのニーズに合わせてその場でアプリを構築する「kintone対面開発」を提供しています。
「分散しているメールの履歴を一元化したい」「kintone上でメールを管理する仕組みを作りたい」という企業さまは、お気軽にご相談ください。

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