kintoneにデータを集約してFBデータの自動作成を実現！作業時間の85.5％削減に成功｜ハートランド社会保険労務士法人さまのアプリ開発事例

顧問料の回収のため、FBデータ(全銀形式データ)を作成して一括でインターネットバンキングに送信している社会保険労務士法人さまも多いでしょう。
このFBデータを作るとき、請求データや銀行情報が分散していると、データの転記や加工が発生して手間がかかり、ミスのリスクが生じます。

kintoneに各種データを集約すれば、FBデータの作成まで自動化することが可能です。
今回は、kintoneに請求データと銀行情報を集約し、FBデータの作成フローを構築したことで大幅な業務の効率化に成功されたハートランド社会保険労務士法人さまの事例を紹介します。

「FBデータ作成のためのデータが分散している」「FBデータを自動作成したい」という企業さまは、是非ご覧ください。

FBデータの作成に時間がかかる……kintoneを使って自動作成したい！

ハートランド社会保険労務士法人さまは、大阪･東京を拠点に、人事･労務管理の課題解決を軸として、社会保険･労働保険の各種手続き、就業規則の作成･運用、助成金申請サポート、給与計算代行まで幅広い労務サービスを全国のクライアントに提供しておられる社会保険労務士法人さまです。
ハートランド税理士法人と一体のグループ体制が整っており、税務･労務の両面から企業を支援できる強みを持っておられます。

「人事と労務が上手くいっている会社は、業績が良い」という確信のもと、単なる手続き代行にとどまらず、お客さまの声に耳を傾け冷静かつ的確なアドバイスを届けることで、クライアントの業績向上と健全な組織づくりへの貢献を事業の根幹に据えておられるのが特徴です。

ハートランド社会保険労務士法人さまの課題は、FB(ファームバンキング)データの作成にありました。
FBデータとは、給与や顧問料の振込先や振込日、金額などを整理したデータのことです。

一般社団法人全国銀行協会が定めたフォーマットに従って作成し銀行に送信することで、データに記載された口座に一斉振込を依頼することができます。
ハートランド社会保険労務士法人さまの場合、請求データ自体はkintoneで管理していましたが、顧問料の請求は別ツールを通じて行っていました。

このとき、FBデータを作成して送信する必要があり、kintoneの請求データを手動でコピペ･手入力していたため、転記作業によるミスのリスクがあります。

また、FBデータの作成作業は煩雑で、毎月33.25時間(約4営業日分)を費やしていました。
これらの状況を改善して業務を効率化するために、すでに導入されていたkintone(キントーン)を使って、請求データを加工したうえでFBデータ形式に出力したいと考えていたハートランド社会保険労務士法人さま。

ハートランド社会保険労務士法人さまの課題を解決するため、kintoneに蓄積された請求データをベースに、krewData(クルーデータ)を使って自動集計する仕組みを構築することになりました。

ハートランド社会保険労務士法人さまのkintone導入時のエピソードについては、以下の記事で詳しく紹介しているのであわせてご覧ください。
▼“やりたいこと”を実現できる未来が見えたことが決め手でした｜ハートランド社会保険労務士法人さま

kintoneにデータを集約！krewDataで自動集計させFBデータの自動作成･出力までを一元化

今回構築した仕組みは、kintoneに蓄積された請求データをkrewDataで自動集計し、さらにその集計データをもとにワンクリックでFBデータを出力する仕組みです。

ここからは、実際の仕組みについて解説します。

顧問先リストアプリに銀行情報のフィールドを追加

まずは、kintoneの顧問先リストアプリに銀行情報が登録できるよう、以下のようにフィールドを追加しました。

このとき、FBデータの作成対象かどうかのチェックボックスも設置しています。
顧問先によって口座振替の対象ではないケースもあるので、チェックによって対象を選別するためです。

チェックさえ入れておけば、後ほど手動で非対象顧客を除外する必要がなくなり、作業効率が上がります。
あらかじめデータ作成に必要なデータをkintoneに集約させることで、この後のフローや作業が格段にラクになります。

krewDataで自動集計のフローを構築

次に、krewDataを使用して、請求データを銀行情報と紐づけ･集計するフローを構築しました。
krewDataとは、複数のkintoneアプリのデータを自動集計するフローを構築できるプラグインです。

kintoneは、標準機能だと複数アプリにまたがるデータを集計する手段がありません。
krewDataなら、kintone内に蓄積されたデータを自由かつ柔軟に自動集計できます。

請求データと銀行情報のデータがベースのシンプルな構造になっており、アプリを結合してデータを集約しています。

FBデータ作成アプリにファイル出力機能を実装

FBデータを作成するときは、FBデータ作成アプリの上部に設置したボタンをクリックするだけの仕組みにしました。

アプリ下部に整理されている情報がFBデータに加工され、テキストファイルとして出力されます。
なお、出力形式は固定長テキストファイル(全銀フォーマット)で、出力設定はJavaScriptによるカスタマイズで対応しています。

このJavaScriptでデータ加工を行っているため、従来手動で行っていた転記や加工作業が不要になります。

FBデータを口座振替サービスへ連携

ここまでご紹介した流れで、FBデータの作成工程がkintone化され、集計が自動化されました。
あとは、出力されたFBデータのファイルをインターネットバンキングや口座振替サービスに取り込むことで、顧問先への請求(口座振替)が実行されます。

このように、kintone上でデータの集約と集計フローが完結するため、別ツールへの手入力やコピペといった作業が発生しない仕組みになっています。

作業時間が85.8％削減！kintoneでFBデータを自動作成するメリット

ハートランド社会保険労務士法人さまは、kintoneを使ってFBデータを自動作成する仕組みを構築したことで、以下のように月間の業務時間の大幅な削減に成功されました。

• 改善前:33.25時間(ほぼ4営業日分)
• 改善後:4.7時間
• 削減時間:28.55時間/月(85.8%の削減)

年間換算すると、削減時間は約342時間(約42.8営業日分)に相当し、約2ヶ月分の事務コストを削減したことになります。
銀行情報の登録が必要になったことで顧問先データのメンテナンス範囲は広がったものの、すべてのデータがkintoneに集約されたことで、データ管理の一元化も実現できました。

さらに、思わぬ副次効果も生まれています。
今回の取り組みをYouTubeのショート動画で発信したところ、バックオフィス業務の自動化に関心が強い優秀な人材の採用につながったのです。

「バックオフィス業務の自動化･省力化をして、その時間をクライアント対応に充てる」という考え方に共感し、求人情報サイト経由で応募をしてくれたとのことでした。

kintoneに蓄積されたデータのさらなる活用を目指す

ハートランド社会保険労務士法人さまは、これまでkintoneで管理していた請求データを手作業でFBデータに加工し別ツールで送信していましたが、kintoneにデータを集約し自動集計する仕組みを構築したことで、大幅な業務改善に成功されました。
作業時間が85.8％も削減されたほか、採用面にも良い影響が見られています。

今後は、今回蓄積された請求データをもとにさらなる分析への活用を検討しておられます。
どの顧問先にどれくらい時間を使っているかを日報形式で登録し、請求金額で割り込むことで、顧問先ごとの採算分析ができる環境を目指されるとのことです。

経営判断に活かせるデータ基盤として、kintoneの活用を広げていきます。
コムデックでは、お客さまのニーズに合わせてその場でアプリを構築する「kintone対面開発」を提供しています。

「kintoneでFBデータを自動作成したい」「顧問料の請求業務を効率化したい」という社会保険労務士法人さまは、お気軽にご相談ください。

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