kintoneはマニュアルの作成･管理にも便利！メリットやサンプルアプリ･プラグイン例を紹介
ワードやPDFをベースとしたマニュアル管理は、更新作業が煩雑になったり、必要な情報をすぐに見つけられなかったりと、現場の負担が大きくなりがちです。
そんな時、マニュアル管理にkintoneを活用すれば、マニュアルの作成から管理までを一元化し、業務の属人化を防げます。
本記事では、kintoneをマニュアルツールとして活用するメリットから、標準機能やサンプルアプリ、プラグインを使った具体的な運用方法までを詳しく紹介！
「社内マニュアルを整理したい」「kintoneで業務データとマニュアルを一元管理したい」という企業さまは、是非ご覧ください。
この記事でわかること
- kintoneをマニュアル作成･管理に活用する具体的な方法
- 標準機能やサンプルアプリを使ったマニュアル運用の仕組み
こんな人におすすめの記事です
- 社内マニュアルを整理したいが、専用ツールを導入するほどではないと考えている方
- kintoneをすでに導入しており、業務データとマニュアルを一元管理したい方
目次
kintoneでマニュアルを作成･管理するメリット
kintone(キントーン)は、営業管理や案件管理といった業務アプリのイメージが強いかもしれませんが、マニュアルの作成や管理も効率化できます。
ここでは、kintoneをマニュアル管理ツールとして使うことで得られるメリットを解説します。
マニュアルの項目を自社に合わせて設計できる
kintoneでは自社の運用に合わせて、マニュアルの見せ方や管理方法を自由に設計できます。
フィールド設計によって「作成日」「対象部署」「対象アプリ」などの項目を自由に定義できるため、一般的なマニュアルツールのように決められた構造に合わせる必要がありません。
たとえば製造業であれば「製造ライン」「設備名」といった独自のフィールドを追加することで、現場に即したマニュアル管理を実現できます。
マニュアルそのものをデータとして扱える
kintoneではマニュアルそのものをレコードとして保存できるため、従来のドキュメントツールでは難しいメタ管理が可能になります。
PDFやリンクとして管理する場合と異なり、ステータス管理、更新日の記録、自動通知など、動的な管理が可能です。
たとえば「半年以上更新されていないマニュアル」を一覧で抽出するといった運用を簡単に実現できます。
マニュアルを他の業務アプリと自然に結びつけられる
kintoneなら、マニュアルアプリを他の業務アプリと紐づけることで、現場が迷わず参照できる導線を作れます。
kintoneの強みは複数のアプリを連携させて業務全体を最適化できる点にあり、マニュアルアプリも例外ではありません。
案件管理や品質管理、教育管理などのアプリと連携させることで、必要なときにすぐマニュアルを参照できる環境を整えます。
たとえば新人教育のアプリから関連するマニュアルへ直接リンクを貼り、研修資料と実務手順を一体化した運用が可能です。
kintoneをマニュアル管理ツールとして使う方法
kintoneなら、標準機能でも十分にマニュアル管理ツールとして活用できます。
kintoneにデータを集約することで、マニュアルの整理や共有はもちろん、kintoneそのものをナレッジベースのように活用可能です。
ここでは、kintoneの標準機能を使ってマニュアルツールとして活用する方法を解説します。
サンプルアプリを元にマニュアル管理アプリを作る
サイボウズが提供するサンプルアプリを活用すれば構築の手間を省けるので、まずはどんな感じでマニュアル管理ができるのかやってみたいという方におすすめです。
なお、サンプルアプリについて詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。
▼kintoneのサンプルアプリとは？アプリストアの利用方法やおすすめアプリを紹介
FAQアプリ
FAQアプリは、社内でよくある質問と回答を登録できる標準サンプルアプリで、検索性が高い点が特徴です。
カテゴリ分けやキーワード検索を活用することで、目的の手順やルールを素早く参照できる環境が整います。
また、コメント欄を使えば、現場からの補足や改善要望を収集でき、マニュアルの質を継続的に向上させることが可能です。
ファイル管理アプリ
ファイル管理アプリは、PDFや画像、ワードなどで作成したマニュアル資料を一括で管理できるサンプルアプリです。
添付ファイルフィールドを活用すれば、複数資料をまとめて登録できるため、関連資料を一箇所に集約することが可能です。
さらに一覧ビューを使えば、カテゴリや更新日で並べ替えて閲覧しやすくできるため、必要な資料をすぐに見つけられます。
スペースを使ってマニュアルをまとめる
スペース機能を使えば、部署やテーマごとにマニュアルや手順書を体系的に整理できます。
スペース内の「掲示板」や「スレッド」を活用することで、更新履歴やコメントを自動で記録できるため、誰がいつ更新したかが一目で把握することが可能です。
また、社内メンバー全員がアクセスできるため、情報共有と検索がしやすく、必要な情報をすぐに見つけられる環境が整います。
スペースについて詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。
▼kintoneのスペース機能とは？作成手順･活用方法を紹介
掲示板やスレッドで手順やルールを共有する
掲示板機能を活用すれば、マニュアルを一方的な情報提供ではなく、現場との双方向コミュニケーションツールとして機能させられます。
操作方法や業務ルールを投稿し、画像やファイルを添付して説明できるため、視覚的にわかりやすいマニュアルを作成できます。
コメント欄を活用すれば、現場からの質問や補足を受け付けながら、マニュアルを継続的に改善していくことも可能です。
投稿ごとに通知が届くため、更新情報をリアルタイムで共有でき、常に最新の情報を現場に届けられます。
検索とピン留めで必要な情報をすぐに見つける
検索とピン留め機能を活用することで、現場担当者が必要な情報に素早くたどり着ける実用的なマニュアル運用が実現します。
kintoneには検索バーでタイトルや本文のキーワード検索ができる機能が標準で備わっています。
また、よく使う掲示をピン留めしてトップに固定することで、アクセス性を高めることが可能です。
スペース内検索と一覧表示を組み合わせれば、探す手間を最小限に抑えられるのも魅力です。
kintoneのマニュアル作成･管理に活用できるプラグイン
ここまでご紹介したのはkintoneの標準機能でマニュアル管理をおこなう方法ですが、プラグインを導入することでさらに高度なマニュアル管理を実現することが可能です。
ここでは、マニュアル管理に使えるプラグインを紹介します。
manulet(マニュレット)
manulet(マニュレット)は、マニュアル作成･管理に特化したプラグインで、kintone上で手順書を一元化できる点が特徴です。
ワードやPDF、パワーポイントなど多様な形式を登録でき、最新版を常に共有できるため、バージョン管理の手間を削減できます。
閲覧権限やフォルダ構成を柔軟に設定できるため、情報の統制も容易です。
また、モバイル対応により、現場でもマニュアルを確認できるため、外出先や工場などでの作業時にも活用できます。
Runbook(ランブック)
Runbook(ランブック)は、kintoneアプリ上に操作手順やガイドを直接表示できるプラグインで、現場の作業効率を大幅に向上させるツールです。
画像や動画を埋め込んで、直感的に理解できるマニュアルを作成できるほか、改訂履歴の自動保存によって、古い手順との比較も容易になります。
マニュアルをもっと簡単に作り･探せる！kintone for 生成AIを活用しよう
kintone for 生成AIを使ってkintoneと生成AIを連携すれば、マニュアルの「更新が面倒」「探しづらい」という課題を解決できます。
ここからは、kintone × 生成AIによるマニュアル作成･管理のユースケースを紹介します。
AIがマニュアルのたたき台を自動作成
業務手順や作業内容を簡単にkintoneに登録するだけで、AIがマニュアルの初稿を自動で生成できます。
従来は担当者がイチから文章を作成する必要がありましたが、AIを活用すればただの箇条書きもわかりやすいマニュアルに早変わり。
担当者は、「作業内容」や「目的」を記入するだけで質の高い手順書を効率的に作成できます。
また、参照アプリを複数設定すれば、過去の記録をもとにマニュアルを自動で作成可能です。
マニュアルをイチから作るのではなく、AIが生成した結果を確認･修正するだけでよいため、短時間でマニュアルを整備できます。
必要なマニュアルを自動で参照表示
せっかくマニュアルがあっても、必要なときに探せない・見つからない状態では活用されません。
そんな時、kintoneと生成AIを連携させると、ユーザーからの質問に応じて、関連するマニュアルを自動参照することが可能です。
従来はマニュアルを探すために複数のフォルダを開いたり、検索キーワードを工夫したりする必要がありましたが、AIが文脈を理解して最適なマニュアルを提示してくれるため、作業効率が大幅に向上します。
既存の業務データからAIが関連情報を抽出する
kintoneと生成AIを連携させると、AIが過去の記録やコメントから関連する手順やナレッジを自動で抽出する仕組みを構築することが可能です。
複数のアプリを横断して参照できるため、情報の分散を防ぎ、kintone内のナレッジ資産を有効活用できます。
たとえばトラブル対応の履歴から類似事例を瞬時に検索し、対応方法を提示することで、経験の浅い担当者でも一定の品質で対応できるようになります。
属人化していた知識を組織全体で共有する仕組みとしても機能し、業務全体の生産性を高めることが可能です。
kintoneにデータを集約してマニュアルの作成･管理を効率化しよう
マニュアルの作成･管理にかかる負担は、kintoneを活用することで大幅に軽減できます。
標準機能やサンプルアプリでも十分効果的な仕組みを作れますが、生成AIと組み合わせれば、マニュアル作成と管理をより効率化することが可能です。
コムデックでは、kintoneとChatGPTを連携させて自社に最適な仕組みを構築する「kintone for 生成AI」を提供しています。
kintone × 生成AIによるマニュアル管理の効率化に興味がある場合は、お気軽にご相談ください。
