kintoneの社労士業務改善パッケージによるタスク管理で業務全体を見える化！｜士業 A社会保険労務士法人さまのアプリ開発事例

社労士業務は、案件･顧客管理をはじめ社員ごとの進捗管理やデータ集計などが煩雑になりがちです。
特に各種手続きのタスク管理については、複数のエクセルやシステムを用いており、「管理が煩雑」「集計のたびに時間がかかる」「リアルタイムで進捗状況を把握できず、手続き漏れのリスクがある」などの課題を抱えてはいないでしょうか？

このような課題は、kintoneを活用することで一気に解決できます。
この記事では、社労士業務改善パッケージでタスク管理の一元化を実現した、A社会保険労務士法人さまのアプリ開発事例を紹介します。

▼社労士パッケージの紹介動画はコチラ！

案件管理や顧客管理、進捗状況などの把握が困難…タスク管理を効率化したい！

社労士業務ではタスク管理が煩雑になりやすく、例えば以下のような課題が生じがちです。

• 依頼された手続きを紙やエクセルで管理しており、抜け漏れのリスクがある
• 各スケジュールを担当者ごとが管理しており、全体の進捗状況を把握できない
• 業務の全体像がわからず、フォローすべきところまで手が届かない

京都府内に4つの事務所を構えるA社会保険労務士法人さまも前述のような士業特有の悩みを抱えていました。

一時はとあるSFAシステムによる顧客･案件管理を検討したものの、他社事例がないことや仕様変更による管理の複雑化といった懸念があり導入に踏み切れず、その後kintone(キントーン)を導入して試行錯誤を繰り返していましたが活用は一部の機能に限定されている状況でした。
そんな中、「kintone社労士業務改善パッケージ」を導入された社労士の成功事例を耳にし、自社でも同じように業務改善をしたいと考え、今回のパッケージ導入を決断されたのです。

社労士のkintone導入事例はこちらからご覧ください！

既存アプリを活かしながらパッケージの機能を統合してカスタマイズ

「kintone社労士業務改善パッケージ」とは、士業における業務課題に焦点を当てて開発されたアプリ･プラグインの詰め合わせパッケージです。
契約内容に応じて委託された各種社会保険手続きに伴うタスク全般の管理が可能な他、請求データの自動作成や工数管理、採算管理等もできるようになっています。

社労士業務改善パッケージの機能について、詳しくはこちらの記事で詳しくご紹介しています！
▼サイボウズ×船井総研×コムデック　社労士向けkintone活用セミナーに登壇しました

タスク管理の効率化を実現すべく社労士業務改善パッケージを導入することになったA社会保険労務士法人さま。
パッケージ内のアプリをそのまま使うことも可能ですが、A社会保険労務士法人さまの場合にはすでに利用しているkintone環境があったことから、以下のような流れで既存アプリを活かしながらパッケージの機能を追加していくカスタマイズを実施していきました。

1. お客様を含めてkintone担当者を選任する
2. 少数のメンバーでkintoneの改善に取り組む
3. 既存アプリで運用が続いているものを確認する
4. 社労士業務改善パッケージで活用していく機能を選定する
5. 顧客管理簿は従来から利用しているものを引き継ぐ

まずはA社会保険労務士法人さまの社内からkintone担当者を選任いただき、既存のkintone環境で運用しているアプリを抽出いただきました。
その上で、パッケージのタスク管理機能を利用するために必要な管理項目を現行のアプリへ統合しました。

例えば、社労士業務改善パッケージの「顧問先/契約管理アプリ」に含まれる「その顧問先のその月に実施するタスクを管理する項目」や「その会社の加入健保に合わせて入退社の手続きをセットしておく項目」を既存アプリへ統合することで、既存アプリに登録されている顧問先のデータを活かしながらパッケージの機能を追加することができます。

その顧問先のその月に実施するタスクを管理する項目

その会社の加入健保に合わせて入退社の手続きをセットしておく項目

社労士業務改善パッケージのタスク管理には、大きく分けて2つの種類があります。
それは、給与計算や賞与計算、算定基礎届等の「1年の内毎月や一定の決まった月に実施するタスク＝定期タスク」と、入社や退社等の「顧問先からの依頼に応じて実施するタスク＝不定期タスク」です。
A社会保険労務士法人さまでは、まずは不定期手続き管理を中心に利用していくことに決め、kintone自体の定着化を推進していきました。

ちょっとした使い勝手を改善するkintoneカスタマイズ

不定期タスク管理では、「各手続の対象者(顧問先の従業員)を管理するアプリ」に登録をすることで「不定期手続管理簿アプリ」にタスクが自動作成され、入社や退社、変更手続き等といった顧問先からの依頼で不定期に発生する手続きの進捗状況を管理できます。
事務所が複数あるA社会保険労務士法人さまでは、各事務所ごとに必要な情報へアクセスできるように不定期手続管理簿アプリ一覧上にショートカットを作成しました。

• “顧問”のリンクを押下することで、自身の担当する顧問先のタスクのみにアクセスが可能
• “手続”のリンクを押下することで、自身が手続きの担当に指定されているタスクにのみにアクセスが可能
• “未振”のリンクを押下することで、事務所内のタスクの内、担当者が決定していないタスクへアクセスが可能
• “未完了”のリンクを押下することで、事務所内のタスクの内、作業が完了していないタスクへアクセスが可能

それに加えて、不定期手続管理簿の一覧画面上でタスクの状況が見えるように「状況」を色分けし、一覧上で直接タスクの編集ができるようプラグインを設定をしています。

手続きの状況についてもグラフで視覚的に確認できるほか、担当者別の業務量などもひと目で把握できます。

A社会保険労務士法人さまではこれらのカスタマイズを実施してから4拠点の従業員に対してZoomでの合同説明会を開催し、使い方や社労士業務改善パッケージの仕組みを理解いただいた上で実際の運用をスタートさせました。

権限設定で削除を制限、不要データは「非表示」へ

kintoneの社労士業務改善パッケージの導入と既存アプリのカスタマイズによって、タスク管理が見える化したA社会保険労務士法人さま。

説明会を実施することで運用方法はしっかり伝えられたつもりでしたが、実際の運用開始直後には誤操作によって必要なデータを削除してしまうケースが発生しました。
そこで、kintone利用者が誤って必要なデータを削除しないよう、細かくアクセス権限を制限することで対策しました。
このアクセス権限はkintoneの標準機能で設定することが可能です。

これでタスクを削除できるメンバーは一部に限られるため、誤操作で削除してしまうリスクはぐっと抑えることができます。
しかしその反面、「本来は必要ないタスクがずっと一覧に残り続ける」という点は利便性を下げる要因になりますし、正しいタスク量も把握できません。

そこで、何らかの都合で自動作成したタスクが不要になった場合、削除ではなく表示区分を「非表示」とすることで、普段従業員が閲覧する一覧上にデータが表示されないよう設定しました。

kintoneの社労士業務改善パッケージでタスク管理を一元化するメリット

kintoneの社労士業務改善パッケージでタスク管理を一元化したことで、A社会保険労務士法人さまには以下のようなメリットがありました。

• 各担当の業務量や対応状況の属人化が解消された
• タスクや進捗情報が見える化された
• 全体像の見える化によって、適切な業務配分が可能となった
• タスクの抜け漏れがなくなった

クラウド上でタスクを管理することで、代表者が他の拠点の状況についてもリアルタイムで把握できるようになりました。

今回の事例では、既存のkintone環境にコムデックのパッケージ機能を追加し、既存アプリと機能統合を進めました。
パッケージをカスタマイズすることで「この項目はいらないけど、代わりに自社特有の項目が欲しい」「こういう一覧が欲しい」といったその会社独自の要望に柔軟に対応できます。
それにより、今まで利用してきたアプリの使い勝手を犠牲にすることなく、不足していた管理機能を導入でき、運用定着まで実現できたのです。

kintoneの社労士業務改善パッケージを活用してタスク管理を効率化しよう！

社労士の業務をスムーズに進めるためにはタスク管理の見える化と効率化が欠かせません。
kintoneの社労士業務改善パッケージでタスク管理を進めることで、進捗の見える化だけでなく、従業員別の業務量把握したうえで業務改善を図ることができます。

A社会保険労務士法人さまでは今後、kintoneを活用したデータ分析や請求業務の自動化などを目指していかれるとのことです。

「複数のエクセルやシステムを用いてタスク管理を行っており、全体の把握ができない」「自社の業務に合った仕様に柔軟に対応できるシステムを探している」社労士法人さまは、kintone社労士業務改善パッケージの導入を検討してみてはいかがでしょうか？