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サイボウズ×船井総研×コムデック 社労士向けkintone活用セミナーに登壇しました

顧問先との契約に応じて様々な社会保険業務を請け負う社会保険労務士。

請け負う手続きは多岐にわたり、手続きに伴うタスク管理や工数管理に頭を悩ませている社労士の先生も多いのではないでしょうか?

今回は、2021年10月13日にコムデックがサイボウズさま、船井総研さまとタッグを組んで開催した「社労士向けkintone活用セミナー」から、生田専務がお伝えした「社労士の業務課題を解決するkintone業務改善パッケージとは?」の講義をレポートします。

社労士の業務によくある課題を解決!社労士業務改善パッケージ

コムデックがkintone(キントーン)の導入相談を受ける中で、社労士の方からよく伺う課題は以下の通り。御社にはいくつ当てはまるでしょうか?
  • 契約内容応じて発生/依頼される各種手続きのタスク管理が属人化している
    ※各種手続き:給与計算、賞与計算、36協定、入社、退社、育休、労災等
  • 顧問先の加入社会保険によって手続きが異なり、その顧問先の担当者しかわからない
  • 全体のタスク量や進捗が分からず、タスクの抜け漏れが発生する
  • 各従業員の顧問先別工数が把握できていない、工数集計に時間がかかる
  • 顧問先毎や各契約プラン毎で本当に採算が取れているのかどうかが分からない
  • どの手続きの処理に時間がかかっているのか、誰の業務量が多いのかを把握できないため、改善に繋げることができない
  •  依頼された手続きについて、顧問先から進捗確認の連絡が来て業務が止まる
  • ・顧問先別にエクセルで請求書を作成し、郵送またはメール送信を行っている

これらの課題に対応し、タスクの属人化を防いでタスク量・進捗を見える化、さらに工数の集計や請求書の発行まで実現できるのが、「社労士業務改善パッケージ」です。

コムデック 士業業務改善パッケージ

社労士業務改善パッケージでいったいどんなことができるのか、kintoneを活用することでどんなメリットがあるのかを詳しく解説していきます。

kintone士業業務改善パッケージでできること

社労士業務改善パッケージでは、大きく分けて5つの機能を有しています。

kintone士業業務改善パッケージでできること

顧問先管理/契約管理

パッケージのベースになる情報です。

各顧問先について、加入している社会保険は何か、給与計算を請け負っているのか、賞与は何月か、昇給月は、36協定の届け出月は等々、手続きや請求を管理する上で必要となる情報を集約しています。
顧問先管理や契約管理に基本情報が集約されてるため、「ここを見れば顧問先のすべての情報が分かる」状態を作ることができます。
住所等の変更があった場合にも、顧問先管理を変更すればあとは自動的に変更となるよう設定可能です。

士業業務改善パッケージ 顧問先管理/契約管理

手続きタスク管理

1.定期発生手続き管理

顧問先管理や契約管理に登録された情報を元に、社労士の1号、2号業務に関わる定期発生手続きのタスク自動作成します。

エクセルをただ置き換えただけと異なり、人の手を介さず自動で作られるため、タスクの抜け漏れの心配がありません

対応手続:給与計算、算定基礎届の提出、労働保険の年度更新、社会保険の定時決定、36協定届、賞与支払届、昇給に伴う月額変更届

士業業務改善パッケージ 定期発生手続き管理

2.不定期発生手続き管理

顧問先からの依頼、事由発生に伴うタスク自動作成します。

各社会保険の手続きに応じた「タスクセット(この社会保険であれば入社の時はこのタスクとこのタスクとこのタスク、といったようなタスクのセット)」をあらかじめマスタに作成し、そのタスクセットを顧問先管理に登録しておくことで、各社異なる社会保険であっても対応が可能となります。

加入している社会保険に応じて自動でタスクが作成されるため、「この顧問先の手続きは担当者しかわからない」ということが無くなり、引継ぎや仕事の分担をスムーズに進めることができます

対応手続:入社、退社に伴う雇用保険、社会保険、住民税の手続き 出産に伴う各種休暇の手続き、労災手続き

士業業務改善パッケージ 不定期発生手続き管理

定期発生手続き、不定期発生手続き共に、自動作成したタスクの進捗状況や担当者情報を元に自動集計を行いますので、
「タスクの進捗状況はどうなっているのか」
「今処理するべきタスクがどれくらいあるのか」
「各担当者がどれくらいタスクを受け持っているのか」

を一元管理できます。

士業業務改善パッケージ 手続きの状況を一元管理

また、各タスクの期日も基準日から自動計算されるようになっていますので、納期の一週間前に自動で通知を送ったり、すぐに対応が必要なタスクの色を変えたり等、抜け漏れを防止する機能が備わってます。

士業業務改善パッケージ アラート機能で抜け漏れ防止

さらに、社内で管理している情報を「顧問先様だけの専用マイページ」で共有することができます。

顧問先様からいただく「いつごろ保険証もらえそうですか」「この手続き依頼できてましたっけ?」「補助金対象者誰でしたっけ…?」といったお手続きに関する問い合わせは、事前に手続きの状況を共有することで削減できます。

知りたい情報があらかじめ共有されており、いつでも自分が知りたいときに確認できるようになれば、問い合わせが減って生産性が向上するだけではなく、顧問先にとって自社の付加価値を高めることにも繋がるのではないでしょうか?

士業業務改善パッケージ 顧問先への情報共有

請求管理

顧問先管理や契約管理に登録された顧問料、対象人数といった情報を元に、その会社に請求すべき金額を自動で集計することができます。

士業業務改善パッケージ 請求金額を自動集計

さらにまとめられた請求金額を元に請求書を発行したり、kintoneからそのまま請求書送付メールを送信することも可能です。

士業業務改善パッケージ 請求書をワンクリックで作成&送信

日報管理/原価管理

自社の社員がどんな仕事にどれくらい時間を使っているのかという工数管理と、その報酬設定で採算は取れているのかを図ることは、人時生産性を考えていく上で非常に重要な指標となります。

社労士業務改善パッケージでは、日報やスケジュールから自動で工数を算出することができます。

士業業務改善パッケージ 日報管理

従業員ごとの月の工数を算出するのはもちろん、顧問先別にどれくらい時間をかけているのか業務の種類別にどれくらい時間がかかっているのか等、様々な切り口で工数集計が可能。

士業業務改善パッケージ 日報管理

エクセルで管理していると、集計だけで時間がかかっていたものが、自動かつリアルタイムで集計されてくるため、集計後の分析に時間を使うことができます。

士業業務改善パッケージ 日報管理

また、請求管理で算出した顧問先別の売上額も計算に加えることで、顧問先別の時間当たり売上も算出することができます。

しきい値を下回っていたら、蓄積されている「月にその顧問先に対してどれくらいの手続を行っているか」のデータを元に分析、対策を検討していけるのではないでしょうか。

士業業務改善パッケージ 採算管理

社労士のkintone活用事例

社労士業務改善パッケージで何ができるかがわかったところで、実際にkintoneを活用された社労士さまでどのような効果があったのかをご紹介します。

Accessで顧問先情報を管理していらっしゃったあおい社会保険労務士法人さまでは、タスクの自動化を目指しまずは顧客管理をkintone化。
各顧問先がどのような契約内容となっているのかを集約し、kintoneを見ればその顧問先に関する情報がわかるようになりました。

▼顧客管理をkintoneで行うメリットとは?~士業編~|あおい社会保険労務士法人さまの事例

顧客管理をkintone化!脱Accessの効果とは?

元々kintoneを導入されていた社会保険労務士法人とうかいさまでは、kintone上で各種手続きに関するタスク作成を自動化し、タスク量や進捗を見える化

顧問先によって発生時期の異なるタスクや、顧問先からの依頼に応じて不定期に発生する手続き、その両方を管理できるようになりました。

先々のタスクまで自動作成され、基準日を元に期日も自動登録されるため、仕事の抜け漏れがゼロの状態に。

さらに、日報から工数を自動集計し、顧問先ごとの採算も検討できるようになっただけではなく、顧問先から依頼された手続の状況各顧問先専用のマイページで公開して問い合わせを削減。

▼kintoneで工数管理!日報から作業工数を自動集計

kintoneで自動集計 「仕事の効率」の見える化へ 工数管理&採算管理

▼kViewerで情報共有!「ダッシュボードビュー」で顧問先の労務管理プラットフォーム構築

kintone×kViewer 士業でkintone活用 kViewerで「依頼手続きの状況」を顧問先に共有

社労士の業務にkintoneを活用するメリット

ここまでご紹介した社労士業務改善パッケージは、あくまで「多くの社労士事務所様で必要であろう」という標準的な内容となっています。
実際に導入いただく場合には、もちろんパッケージをまずそのまま使ってみるということもできますが、
「うちはこの項目はいらないけれど、代わりにうち特有の項目が欲しい」
「こういうアラートを出したい」
「こういう一覧も欲しい」

といったご要望に合わせて、パッケージ内容をカスタマイズすることが可能です。

kintoneの最大のメリットは「すぐ直せて、すぐ使える」ところ。

課題をヒアリングしながら、御社の業務にぴったり合った形にアプリを変えていきます。

コムデックの対面開発では、実際にアプリを修正する画面をお見せしながら構築していきますので、簡単な修正であれば自社で実施できるようにも。

ただパッケージを販売するだけでなく、実際に使えるようになるところまでサポートします!

kintone活用/パッケージ活用についてよくあるご質問

社労士業務改善パッケージについて、実際にセミナーの中で頂戴した質問をご紹介します。

既にkintoneを利用されている社労士様、まだkintoneを使ったことがない社労士様、それぞれの視点でご質問をお寄せいただきました。

Q.「cybozuオフィス」と「kintone」の違いは?
A.cybozuオフィスは外部連携ができない、形がきまっているその分安価に使えるサービスとなっております。
対してkintoneは、外部連携等kintoneの情報を他のシステムに連携させることが可能です。

Q.コムデックのサポート範囲は?
A.パッケージを販売するだけではなく、パッケージを御社に合わせてカスタマイズすることが可能です。
また、対面開発をご希望であれば、パッケージ外の業務管理アプリも開発いたします。
標準機能では難しいポイントも対面で調整していきますので、御社の社内でkintoneアプリを調整いただく方法を覚えていただくこともできます。

Q.既にkintoneで業務アプリを運用しているため既存環境から乗り換えるのは難しいが、既存環境にパッケージの機能を追加してもらうことは可能か
A.既にkintoneご利用であれば、既存環境にパッケージが内包する機能を追加することも可能です。
現在の業務を止めることなく、環境をアップデートいたします。

Q.顧問先から、依頼内容を直接入力いただくことはできるか
A.ゲストスペースや、FormBridgeを活用することで可能です。
FormBridgeの場合は、kViewerのマイページと連動させてご利用いただくことができます。

この記事を書いた人

生田智之

『DXの第一想起者』

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 kintoneをはじめとする、各社に合ったクラウドサービスの提案から導入、伴走まで一貫したサービスを得意としています。 また、youtubeではkintoneのノウハウを大公開する「俺たちkintone芸人」として活動しています。 「DX化したいけど具体的なイメージができない」「こうなりたい!はあるけど手段がわからない」…等の想いをお持ちの企業様、是非一度ご相談ください!

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 kintoneをはじめとする、各社に合ったクラウドサービスの提案から導入、伴走まで一貫したサービスを得意としています。 また、youtubeではkintoneのノウハウを大公開する「俺たちkintone芸人」として活動しています。 「DX化したいけど具体的なイメージができない」「こうなりたい!はあるけど手段がわからない」…等の想いをお持ちの企業様、是非一度ご相談ください!

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