kintoneで請求書の作成を自動化！担当者の負担を軽減｜建築業 株式会社 建.LABOさまのアプリ開発事例

kintoneの標準機能では、kintone内の複数のアプリに登録されたデータをもとに請求データを自動で作成したり、リアルタイムに更新するといった複雑な処理はできません。
そのため、案件管理アプリや見積管理アプリなど、それぞれのアプリ内で請求データを管理し、手作業で請求書を作成している企業さまは多くいらっしゃいます。

複数アプリから自動でデータを集計し、請求書の作成を自動化することで、請求書作成業務の負荷を軽減したい企業さまも多いのではないでしょうか？

今回ご紹介するのは、krewDataを活用することで請求書作成業務を自動化した株式会社 建.LABOさまの開発事例です。
kintone上のデータから請求書を自動作成したい企業さまや、今手作業で請求書を作成している企業さまは、是非ご覧ください。

kintoneで請求書の作成を自動化し業務を効率化したい！

株式会社 建.LABOさまは、東京都新宿区に本社を構える内装デザイン事務所です。
東京都だけでなく、北は北海道、南は沖縄まで、全国各地の美容室やサロン、クリニックの内装の設計、施工を手がけています。
さらに、サロンに関わるプロダクトやグラフィックデザインなど、デザインに関する事業も展開しています。

株式会社 建.LABOさまでは以前からkintone(キントーン)を活用されており、仕入先の管理に伴うインボイスの登録事業者番号チェック等を効率化しています。
▼kintoneのAPI連携で適格請求書(インボイス)における登録事業者の確認が容易に｜建築業 株式会社 建.LABOさまでのアプリ開発事例

当時の株式会社 建.LABOさまでは請求書を手作業で作成しており、案件数も多いため手間を感じていました。
kintone案件管理アプリと見積管理アプリで請求に関わるデータを管理しているため、それぞれのアプリを確認しながらそのお客様に請求すべき金額が今月いくらになるのかを確認･集計して請求書を発行する必要があります。

契約書情報に基づく請求データ(完工金等)：案件管理アプリ

個々の見積に基づく請求データ(部材やその送料等)：見積管理アプリ

請求に必要なデータがkintone上にあるのなら、自動で請求データを作成してくれるのが理想です。
そこで、株式会社 建.LABOさまではkrewData(クルーデータ)を導入し、請求タイミングにあわせて自動で請求書を作成する仕組みの構築を目指すことになりました。

krewDataリアルタイム実行プランで請求書を即時発行！

株式会社 建.LABOさまの課題を解決するにあたって導入したkrewDataは、標準機能では難しい「複数アプリをまたいだ集計」や「集計結果を別アプリに自動登録」といった処理をおこなうことができます。

krewDataはスケジュール実行、リアルタイム実行、どちらを選ぶべき？

krewDataには、スケジュール実行プランとリアルタイム実行プランがあり、基本的な使い方や機能は同じものの、「実行されるタイミング」と利用料が異なります。

スケジュール実行プランは、毎月31日のように決まったタイミングで自動的に請求書を発行できます。

多くの会社さまではこちらのスケジュール実行プランで問題ないでしょう。
しかし、株式会社 建.LABOさまの場合、契約締結に伴い早急に着手金の請求書を発行したいケースがあるため、決まったタイミングで請求データが作成されるスケジュール実行プランでは不十分でした。

スケジュール実行プランでも手動で「実行」ボタンを押すことで都度集計フローを動かすことが可能ですが、よりリアルタイムに、「案件管理アプリを更新したら自動で請求データが出来上がる」状態が理想だったのです。

そこで、株式会社 建.LABOさまでは、集計元になるアプリのデータが更新されたら即時自動で請求書を発行できるリアルタイム実行プランの導入が決まりました。

krewDataで2つのアプリから請求データを作成

案件管理アプリと見積管理アプリ、それぞれから請求データを作成できるように構築したフローがこちら！

リアルタイムでデータを更新していくため、既に今月のデータがある場合にはそれを上書きしていくように設定しています。
また、手作業を極限まで減らすため、ステータスの変更等も可能な限りすべて自動化しました。

krewDataで請求データを作成したら、kintoneから請求書も発行できます。

※見積ベースの御請求書

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kintone上で請求書管理業務を自動化したことによる3つのメリット

株式会社 建.LABOさまでは、kintone上で請求書を自動作成できるようになったことで以下の3つのメリットがありました。

1つ目のメリットは、大量の請求書を手作業で作成しなくてよくなり、担当者の負担を軽減できたことです。

2つ目のメリットとして、業務を自動化したことによりデータの作成忘れや請求漏れを防ぐことができました。

そして3つ目のメリットは、営業メンバーがリアルタイムでデータを更新したらすぐに請求書を発行できるようになったことです。
これにより、営業活動がより効率化されました。

今回は、操作されたレコードだけをリアルタイムで更新すればよいため、krewDataのフローをシンプルかつ最低限の処理に留めることができました。
そのため、スケジュール実行プランよりも請求データ作成･更新の処理の高速化ができています。

しかしその一方で、リアルタイム実行プランでは「CSVの一括取り込みによるデータ更新･作成」をトリガーとしてkrewDataを自動的に実行することができません。
つまり、CSVデータを取り込んで案件情報等を作成した際には、リアルタイムで請求書を発行することができないのです。

そのため、CSV取り込みで案件管理の更新を行った場合には、案件管理にある「請求データ作成」のボタンを押すことでkrewDataが実行されるようにJaveScriptでカスタマイズを行っています。

kintoneで請求書管理以外の業務自動化も目指す

krewDataのリアルタイム実行プランを導入し、フローの構築を工夫することで、kintoneの標準機能では難しかった請求書作成の自動化を実現しました。

大量の請求書作成業務がなくなったことで、担当者の負担を軽減しています。

さらに、データの更新をリアルタイムに反映したうえで請求書を発行できるようになったことで、営業活動の効率化にもつながりました。

株式会社 建.LABOさまは今後、請求書管理だけでなく在庫管理や原価管理にもkrewDataを活用したいと考えています。

株式会社コムデックでは、kintoneを通じて業務課題を解決したいお客さまの要望をお聞きし、目の前でアプリを構築する「対面開発」を承っております。
請求書の作成業務を自動化･効率化したい場合は、お気軽にお問い合わせください。