SFAをkintoneで構築！低コストで実現する移行のポイントとは？｜造園･エクステリア業 株式会社ガーデンラボさまの事例

最近は多くの企業がSFAやCRMといった営業支援ツールを導入されています。
それらのツールは機能が豊富なのが魅力ですが、一方で「レポート作成の設定が煩雑」「自社の規模感ではコストが見合わない」と感じている方も多いのではないでしょうか。

そんな方におすすめなのが、kintoneでSFAを構築する活用法です。
本記事では、SFAツールをkintoneに移行した株式会社ガーデンラボさまの事例を紹介します。

低コストで操作がシンプルなSFAが欲しい……

株式会社ガーデンラボさまは大阪府箕面市に本社を構え、造園やエクステリア工事を手掛ける企業さまです。
社名の「ラボ(＝研究所)」には、ただ庭を作るのではなく、常に新しいことにチャレンジしたいという想いが込められています。
その名の通り、庭づくりや緑地管理を通して人や社会を豊かにすることを目指して、都心の壁面緑化から個人邸まで幅広いフィールドで実績を積み重ねていらっしゃいます。

そんな株式会社ガーデンラボさまではこれまで、SFAの専門ツール使っていました。
SFAとは「Sales Force Automation」の略で、営業活動を自動化･効率化するためのシステムのことです。

顧客･案件情報の管理、売上の管理･予測、レポート作成など、営業活動に必要な機能が備わっています。

専門のSFAツールは豊富な機能が魅力のツールですが、その分ランニングコストが高いことが課題になりやすいツールです。
株式会社ガーデンラボ様でも、1人当たりの月額費用がかさむことや、売上や原価を毎月集計してレポートを作成するのですが、条件を設定するのに手間がかかることも課題でした。
設定やレイアウトの変更も都度ベンダーに依頼が必要になるため、そこにも時間とコストがかかります。

そこで、必要な機能が使えて、ランニングコストを抑えられる方法は無いかと考えた株式会社ガーデンラボ様。
毎月のレポート作成やシステム自体の変更も、もっとフレキシブルに対応できるのが理想です。
また、将来的には、様々なツールと連携しながら業務効率を高めていける環境にしたいと考えました。

これらを実現できる方法を検討した結果、kintone(キントーン)を導入して、SFAとして利用することに決めました。

kintoneがSFAに適している5つの理由

実は、kintoneはSFAとして活用するのに適した特長が数多くあります。
ここでは、特に重要な5つのポイントに絞って解説します。

自社の業務に合わせて柔軟にカスタマイズできる

kintoneは、非エンジニアの方でもノーコードでアプリを構築できます。
自社に特有の業務フローや項目なども、自由に設定できるのがメリットです。

導入後に変更が生じた際も、自分たちで簡単に反映できます。

集計･レポート機能が充実している

kintoneはデータの集計やグラフ化の機能も充実しています。
これらもノーコードで設定でき、さまざまな切り口で思い通りのレポートを作成できます。

蓄積したデータをリアルタイムで集計するため、資料作成の手間を大幅に削減することが可能です。

操作がわかりやすい

直感的に操作でき、パソコンが苦手な人でも使いやすいこともkintoneの特長です。
スマホやタブレットにも対応しているため、営業先や施工現場、店舗など、インターネットが繋がればどこでも使えます。

コストパフォーマンスが高い

kintoneの利用料金は、プラグイン利用等拡張性の高いスタンダードコースで1人あたり月額1,800円です。
SFAとしてはもちろんのこと、請求管理や勤怠管理など、あらゆる業務管理ツールとして活用できるため、コストパフォーマンスはかなり高いと言えます。

従来のツールではコスト面を考え利用アカウント数を絞って利用されていたという株式会社ガーデンラボさまも、kintoneはアカウントを増やして運用することに決めました。

他のツールと連携できる

kintoneはGoogleカレンダーやチャットツール(SlackやLINE WORKSなど)、会計ソフト(freeeやマネーフォワードなど)といった、他のツールとも連携できます。
プラグインや連携サービスも豊富に提供されている他、API連携によってデータを共有できるため、入力の手間を省き、ミスを防げるのがメリットです。

株式会社ガーデンラボさまでは、特にこの外部連携による拡張性が導入の決め手になったとのことです。

デモ環境で動作確認をしてからデータ移行を実施

ここからは、株式会社ガーデンラボさまで実施した、既存ツールからkintoneへの移行作業について解説します。

はじめに、現在利用しているツールにどのようなデータが入っているのかを整理したうえで、kintoneに移行する項目としない項目を仕分けしました。

次に、kintoneでデモ環境を構築します。
SFAとして使うために必要なアプリを構築し、サンプルデータを投入してから、欲しいレポートが出力できるよう集計･分析の設定をしていきます。

今回は、従来のツール同様の集計･分析を実現するために2つのプラグインを活用しました。

1つめは、複数アプリにまたがるデータを自動で集計･加工できる「krewData(クルーデータ)」、2つめは、複数のデータを1画面にまとめてダッシュボード化できる「krewDashboard(クルーダッシュボード)」です。
どちらもノーコードで設定でき、kintoneアプリのデータをリアルタイムで反映できるのがメリットです。

krewDashboardで構築した月次の売上集計

一通りデモ環境が構築できたところで、担当者さま向けに操作方法を説明し、実際に使っていただきました。
「この項目も欲しい」「表示をもっとこうしてほしい」といったご要望をヒアリングして、アプリに反映していきます。

続いては、データクリーニングと添付ファイルの移行です。
既存ツールからエクスポートしたデータを、kintoneのフォーマットに合わせて整形します。

重複レコードや表記ゆれなども、このときにチェックしなければなりません。
写真や図面、契約書などのファイルも移行します。

最後に、既存ツールとkintoneそれぞれで集計を実施し、集計結果が同じになることを確認して、移行作業は完了です。

kintoneでSFAを構築するメリットとは

今回の開発で苦労した点は、従来の集計ロジックをkintoneで再現することでした。
独特な条件で集計が行われていたため、必須項目などの都合でkintoneでは素直に再現できない箇所がいくつかありました。

そのため、システムで再現できない部分については、移行後に新しい運用ルールを適用するなど細かい調整をしてカバーしています。
こうした調整の結果、株式会社ガーデンラボさまでは毎月のレポート作成を自動化できました。

集計表は、見たいデータに応じてさまざまな切り口で作成することが可能です。
必要な項目の追加や不要な項目の非表示、レイアウト変更なども、臨機応変に設定できるようになりました。

もう1つの課題だったランニングコストを削減できたこともメリットです。

強いてデメリットを挙げるとすれば、従来のツールとkintoneでは画面の見た目や操作性が異なるため、実際に使いながら慣れる必要があります。
ただし、kintoneは直感的な操作性を強みとしているので、多くの方がスムーズに習得されています。

kintoneで理想のSFAを構築しよう！

SFAの専門ツールは、中小企業にとってはコストや操作の複雑さがネックになることもあります。
そんなときにkintoneを導入すれば、自社の業務にフィットしたSFAを低コストで実現できます。

株式会社ガーデンラボさまは今後もkintoneを使って、売上予測と先行管理ができる仕組みや、AIを使って売上拡大の施策を立案できる仕組みも構築予定とのことでした。
外部ツールの連携も検討していきたいとのことで、kintone活用はさらに広がっていきそうです。

SFAをkintoneで構築するためには、システムの仕組みを理解し、データを最適化することが重要です。
自社での対応が難しい場合は、専門家に相談するのがおすすめです。
コムデックでは、お客さまのご要望をお聞きしてその場でkintoneアプリを構築する「対面開発」を行っております。

kintoneの知識はもちろんのこと、業務知識も豊富なスタッフが多数在籍しておりますので、是非お気軽にお問い合わせください。

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