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LINE WORKSでの情報共有で起こったポジティブな変化 |建築材料の卸売業株式会社いとうさまの事例

LINEWORKS 情報共有の意識を変えた社内コミュニケーション術 個人チャット→グループチャット

電話での顧客対応を格段に便利にする「カイクラ」の導入や、「Evernote」で配送状況を確認するなど、積極的な業務改善を行った株式会社いとうさま。
電話対応品質とスピードが向上しました。

▼カイクラとEvernoteで顧客満足度をアップ!|建築材料の卸売業株式会社いとうさまの事例

今回は、社内での連絡をさらに効率化するため「LINE WORKS」を導入。
さらなる改善を通じて起きた変化をご覧ください。

カイクラを見ながら電話対応をしている様子

社内の情報を社外からも見られるようにしたい

カイクラやEvernoteを導入することで、顧客対応時に起こっていた無駄な手間を省くことに成功した株式会社いとうさま。
事務員の時間が生まれ、営業スタッフのサポートができる時間を確保することができるようになりました。 

しかし、スタッフ間のコミュニケーションについては改善の余地がありました。
「〇〇の在庫状況は?」「この日は配送トラック空いてる?」
株式会社いとうさまの社内では、営業スタッフから事務員の方に対し、このような確認連絡が多々ありました。
トラックの稼働スケジュールは社内のホワイトボードで管理されているため、社外からは最新の情報がチェックできなかったのです。

そこでまずは、効果が一番出そうなトラックの配送スケジュールをLINE WORKSを活用し、社内全体で共有することから始めました。
すでに、個人のLINEで情報をやりとりしていたものの、アカウントを知っている人同士でしか連絡が取れないため、情報共有ができる人とそうでない人「二極化」を解消する必要がありました。

社内で配送スケジュールを管理しているホワイトボード

営業と事務員の情報共有をスムーズに

最新の納品スケジュールやトラックの配車状況は、誰しもが把握しておきたい情報です。
そのため、事務員ひとりに対して複数人の営業スタッフから同じ問い合わせを受けることも。
同じ内容を複数人に伝えるという、二度手間が発生してしまう事もありました。

配送状況を確認するために、社外から電話をかけている営業スタッフの様子

LINE WORKSのグループチャット機能を活用!

すでに個人LINEでのコミュニケーションが行われていた株式会社いとうさま。
LINE WORKS上でグループを作ることで、会社でグループへの参加者を管理できるため、社内の誰しもが情報共有できるようになりました。 

LINE WORKS(ラインワークス)はビジネスに特化した機能が充実しており、スケジュール共有も簡単です。
プライベートのLINEアカウントを業務に用いる必要がなく、ビジネスとプライベートを分けることが可能です。

LINE WORKSグループ上で配車スケジュールを1日2回発信

営業からの確認電話に割く時間を減らすため、全ての営業スタッフが知りたい情報は予めLINE WORKS上でお知らせすることにしました。 

いきなりホワイトボードをLINE WORKSに置き換えてしまうと営業スタッフの混乱を招く恐れがある、と考えた株式会社いとうさまでは、まず最初のステップとして、1日2回トラックの配車スケジュールを写真で共有することから始めました。

定時になると、最新の配車スケジュールがLINE WORKSのグループで共有されることで、社外からでも最新の情報を確認することができます。

事務員が同じ質問に対応しなければいけない状況が0になった訳ではないですが、グループへの発信だけで必要な情報伝達が完結する事も増えていきました。
営業スタッフにスマートフォンでの配車スケジュール確認が定着した際は、よりリアルタイムでのトラックの配車スケジュールを確認できる様に、LINE WORKSのカレンダー機能を活用していく予定です。

配車表を共有している事務員さん/社外から配車表を確認している営業スタッフ

LINE WORKSで会社はこう変わる

社内での情報格差をなくすことは、成果を生み出す上でも欠かせません。
次第にトラックの配車スケジュールだけでなく、「みんなが知りたい情報」がLINE WORKSで自発的に共有されるようになります。

 今後は、社内での困りごとや改善案など、より多岐にわたるコミュニケーションがLINE WORKS上で行われていくのではないでしょうか。
社内の情報が偏りなく共有されることで、お客様へ提供するサービスの質も向上するはずです。

ビフォー
(導入前)
アフター
(導入後)
社外の営業スタッフから事務員に対して同じ問い合わせが起こっていた。
(毎回、同じ質問に答えるため、時間がかかっていた)
LINE WORKS上のグループで必要な情報を共有
社内での問い合わせ対応の手間が大きく削減された
社内で個人LINEでのやりとりもあったため、情報共有が社内全体で効率よく行えていなかった LINE WORKSでの情報共有に統一する事で、社内の情報格差が少なくなった

株式会社いとうさま、ご協力ありがとうございました!

この記事を書いた人

西道涼

『クラウドサービスの先導者』

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 主に中小企業のクラウドサービスの提案から導入支援まで、一貫してサポートさせていただいております。 たくさんのクラウドサービスが普及する中、どのクラウドサービスが自社に合っているのか…お悩みではありませんか? 是非一度御社の理想をお聞かせください。ぴったりのクラウドサービスをご提案させていただきます!

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 主に中小企業のクラウドサービスの提案から導入支援まで、一貫してサポートさせていただいております。 たくさんのクラウドサービスが普及する中、どのクラウドサービスが自社に合っているのか…お悩みではありませんか? 是非一度御社の理想をお聞かせください。ぴったりのクラウドサービスをご提案させていただきます!

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