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kintone×LINE WORKS連携によるリマインダー通知で見落としゼロ!スムーズな業務進行が可能に|設計・製造・施工業 ステアックス株式会社さまのアプリ開発事例

kintone×LINE WORKS連携 リマインダー通知も実装!タスクの見逃しゼロへ

kintoneを導入している企業さまは、標準の通知機能をご利用の方が多いのではないでしょうか。
kintoneには標準で通知機能が備わっており、確認・作業漏れの防止に役立ちます。

一方で、標準機能ではメールやkintoneポータル、モバイルアプリでの通知しかできないため、アプリや業務の数が増えれば増えるほど通知が埋もれてしまいやすい……という問題があります。

そこでおすすめなのが、kintoneとビジネスチャットツールのLINE WORKSを連携することです。
両者を連携することでkintoneからLINE WORKSへ通知を飛ばすことができるため、普段からコミュニケーションツールとしてLINE WORKSを利用している企業さまなら、よりスムーズに仕事を進めることができるでしょう。

今回は、kintoneとLINE WORKSを連携して通知することで、抜け漏れのない業務進行を実現したステアックス株式会社さまのアプリ開発事例を紹介します。

これまでのLINE WORKS連携ではできなかったリマインダー通知も設定できるようになりましたので、「kintoneの通知が常に+99になっている」「重要な通知を見逃してしまうことがある」といった課題を抱えていらっしゃる企業さまは、ぜひ最後までご覧ください!

▼kintone for LINE WORKSについての動画はこちら!

kintoneの通知が多くて見逃してしまう…LINE WORKSと連携できないか?

ステアックス株式会社さまは、東京都豊島区に本社、茨城県桜川市に工場を構える設計・製造・施工業の企業さまです。
鋼製階段を扱っており、あらゆる階段の技術者集団が顧客のニーズに合わせて、設計から製造、施工までを一貫して提供しておられます。

ステアックス株式会社さまでは、約4年前からkintone(キントーン)を活用しておられます。チャットツールには「LINE WORKS(ラインワークス)」を導入し、通知はkintone、コミュニケーションはLINE WORKS、というように2つのツールを使用していました。

階段の設計から開発、製造や施工までを担うステアックス株式会社さまでは、搬入日等の日付管理が重要です。
工事に関わる各種日付を正確に管理できていないと、最悪の場合、搬入漏れや工期の遅れが発生してしまう恐れがあります。
そのような事態を避けるためにも、ステアックス株式会社さまではkintoneのリマインダー通知機能を活用していました。

リマインダー通知を使えば、例えば「施工日の〇日前」「ToDoの締め切りが過ぎたとき」など、特定のタイミングで通知を送ることができます。
しかし、kintoneアプリや業務の数が増えるにつれ、次第に工事の日付に関わる通知が埋もれるようになってしまいました。

これはkintoneを活用して業務効率化を実現していればいるほど発生する課題ですが、kintoneの利用範囲が拡大するにつれて通知の数が多くなり、重要なお知らせが埋もれてしまいがちです。
通知が多すぎると、大事なタスクを見逃してしまったり、通知内容を確認するためにわざわざkintoneを開かないといけなかったりと、通知の意味をなさない状態になっていました。

そこで、より重要な通知はkintoneからLINE WORKSにチャットを飛ばすことで、リマインダーを強化し、従業員がスムーズに仕事を進められるようなアプリ開発を目指しました。

kintoneとLINE WORKSを連携する方法

kintoneとLINE WORKSを連携する方法はいくつかありますが、今回は「kintone for LINE WORKS」を使いました。

kintone for LINE WORKSAPIを用いた連携システムで、kintoneで管理しているデータをもとに、LINE WORKSの任意のグループや個別アカウントへ通知を飛ばすことができます。
通知内容も柔軟にカスタマイズできるので、必要な人に伝えたい情報を届けられます。

今回は、アプリに新規レコードが登録されたタイミングで実施する通知の設定をしました。

コムデック kintone LINE WORKS 通知 連携 プラグイン LINE WORKS サイボウズ 連携

連携アプリに「一つの通知条件と通知内容」を1レコードとして登録していきます。
通知内容は通知対象アプリのフィールドコードを指定することで変数にできるため、例えば日付やお客様の名前等を通知に含めることが可能です。

最後に、別のアプリ、例えば従業員マスタ等に登録されている通知先のLINE WORKSユーザーIDをルックアップで取得すれば設定は完了です。

ステアックス株式会社さまの場合には、各担当者それぞれ個別に通知を行いたかったため、レコードが新規登録されたタイミングで、「担当者名にAさんが入っていれば、AさんのLINE WORKSに通知が届く」ように設定しています。
これにより、自分に関わりのある通知だけが届くため、担当者はスムーズに仕事を進められるようになりました。

通知のタイミングや誰に通知するのか、通知内容などを柔軟にに設定可能で、条件を満たした場合に通知が送られ、LINE WORKS上からアプリの更新内容の確認ができます。

コムデック kintone LINE WORKS 通知 連携 プラグイン LINE WORKS サイボウズ 連携

実際にLINE WORKSに届く通知がこちらです。
LINE WORKSに届く通知を見れば、どのアプリがどのように更新されたのかがひと目でわかります!
添付されているURLをクリックすれば、直接該当ページにアクセスできる点も魅力です。

コムデック kintone LINE WORKS 通知 連携 プラグイン LINE WORKS サイボウズ 連携

kintoneからLINE WORKSに通知を送信!リマインダー機能で通知漏れゼロに

kintoneとLINE WORKSを連携したら、続いてリマインダー通知を設定します。

もともと、ステアックス株式会社さまではkintoneの標準機能のリマインダー通知を使っていました。
例えば、以下のように「搬入日時の7日前に工事担当者に通知を送る」といった内容です。

この標準機能のリマインダーと同等の通知をLINE WORKSに送る場合、以下のような設定となります。

コムデック kintone LINE WORKS 通知 連携 プラグイン LINE WORKS サイボウズ 連携

通知タイミングを「リマインダー」で設定することと、リマインダータイミング(時刻)を指定すること以外は通常の通知設定と変わりません。
リマインダーのタイミングは、1日複数回選択することも可能です。

コムデック kintone LINE WORKS 通知 連携 プラグイン LINE WORKS サイボウズ 連携

kintone×LINE WORKS連携のメリットとは?リマインダー通知設定は柔軟なカスタマイズ・メンテナンスが可能!

kintoneからLINE WORKSへの通知を実現したステアックス株式会社さま。
リマインダー通知によって、施工や搬入の確認・スケジュール漏れがなくなり、業務をスムーズに進められるようになりました。

kintone×LINE WORKS連携によるリマインダー通知を活用するメリットは、通知の見落としリスクを軽減できることです。

実際に、ステアックス株式会社さまでは、社内でも通知に気づきやすくなったと好評です。
レコードのフィールドに記載された情報も通知文面に記載されているため、kintoneを開かなくても、LINE WORKS上で概要がすぐにわかります。
さらに、詳細の確認が必要な場合にはURLから必要な情報にアクセスできます。

また、普段のコミュニケーションの中心であるLINE WORKSに通知が届くことで、そのままの流れで関係者にチャットを送信できる点も魅力です。

当初は「通知の設定を自分たちで追加修正できるのか?」という不安もありましたが、レコードに通知条件を登録していくだけなので、kintoneを使っているユーザーであれば簡単に設定できます。
kintoneの設定画面は直感的に操作できるようになっているため、自社で通知条件の柔軟なカスタマイズ・メンテナンスが可能です。

ステアックス株式会社さまでは、ご紹介した搬入日のリマインダー通知以外にも、「営業担当者に本日搬入予定日のプロジェクトをリマインダーで通知を送る」「プロセス管理で自分が作業者になっているレコードをリマインダー通知する」など、さまざまな通知に活用しています。

kintone×LINE WORKS連携で通知漏れをなくし、業務をシームレスに進めよう!

kintoneとLINE WORKSを連携すれば、通知設定の柔軟なカスタマイズが可能です。
リマインダーの仕組みが充実することで、通知漏れリスクを防ぎ、業務をシームレスに進められるようになります。

通知先のグループを通知によって適切に設定するという工夫を施せば「LINE WORKSへの通知が送られすぎる」「通知が多すぎて埋もれてしまう」といった課題を解消できます。

「通知機能に満足できていない」「リマインダー通知の確認漏れを回避し、社内業務を円滑に進めたい」とお考えの企業さまは、ぜひkintone for LINE WORKSの導入をご検討ください!

この記事を書いた人

前村 拓哉

DX化の伝道師

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 主にkintoneのカスタマイズを得意とし、サイボウズ認定資格である「kintone Associate」「kintone AppDesignSpecialist」「Kaizen Management Expert」を取得しています。 Youtube「kintone芸人」では、実際の事例をわかりやすく説明したり、DX化を進めていく上で大事なことを提言しています!

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