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kintone×RPAで集計作業を完全自動化!集計に割く時間をゼロに!|エクステリア・造園業 エクステリア・ガーデニングショップ フローラさまの導入事例

企業もユーザーもデジタル化が進み、さまざまな数字や情報をインターネット上で集められるようになりました。

しかし、その膨大なネット上のデータの収集・集計作業は、人が時間と手間をかけて行っているという企業さまもまだまだ多いのではないでしょうか。

今回は、kintoneとRPAの連携によって集計作業の完全自動化に成功した、エクステリア・ガーデニングショップ フローラさまの導入事例をご紹介します!

集計作業自体は単純…でも、作業時間は毎月16時間!

三重県松阪市でエクステリア・造園業を営むエクステリア・ガーデニングショップ フローラさま。(http://g-flora.com/)

いわゆるお花屋さんとしての店舗を構えていらっしゃるほか、外構やエクステリアの設計・施工の事業も展開し、寄せ植えや季節のお花を使ったリース作りなどの教室を主催して地域のコミュニティづくりに尽力されていらっしゃいます。

そんなエクステリア・ガーデニングショップ フローラさまでは、HPのアクセス数や工事件数、公式LINEの登録会員数、店舗での商品別売り上げ、仕入金額など、毎月データを収集、集計しなくてはならない情報が多くありました。

以前からkintone(キントーン)を活用していらっしゃったエクステリア・ガーデニングショップ フローラさまでは、kintone上で手間なく集計できるようにアプリは構築済み。

そこへ、手順に沿ってデータを収集し、データを集計のためのkintoneアプリにまとめて転記をする…毎週この転記作業に4時間程度の時間がかかっている状態でした。

人の手で作業を行うと、時間がかかるのはもちろんですが転記漏れや転記ミスが発生し、正確な集計値を得ることができなくなる恐れもあります。

kintoneと連携できるRPAの登場により目指した、集計作業の完全自動化!

エクステリア工事などの依頼が増えていく中、この集計作業にかかる時間と手間を削減したいと考えられたエクステリア・ガーデニングショップ フローラさま。

集計はkintoneで効率よく行える状態になってるため、課題はkintoneへと情報を転記する部分にありました。

そこで、エクステリア・ガーデニングショップ フローラさまが導入を決められたのがkintoneと連携できるクラウド型RPA「Coopel(クーペル)」

RPAとはRobotic Process Automation(ロボティック・プロセス・オートメーション)の略で、人がパソコンなどを使っておこなう定型的でくり返しの多い作業を自動化できるソフトやサービスを指します。

WEBページへのログインや、コピー&ペーストによる転記作業などを自動化できるため、エクステリア・ガーデニングショップ フローラさまが実現したい「ミスをなくしながら、集計時間を削減できる状態」を自動化で叶えられるツールと言えます。

Coopelとkintoneを活用し、目指すは「人の手を介さずに、データが集計されていく仕組みづくり」です!

難しいプログラミングの知識不要のRPA!シナリオ作りはクリックで記憶

集計作業の自動化に向け、kintoneを活用している集計業務にRPAを連携させるべく開発をスタート。

RPAツールCoopelの特徴は、難しいプログラミングの知識がなくてもシナリオを作成できること。

基本的には実行させたい操作をクリックで記憶させることでシナリオを作っていけるため、プログラミングの知識がなくても開発が可能です。

実際にエクステリア・ガーデニングショップ フローラさまでも、これまで従業員さんがkintoneやエクセルでおこなっていた操作をひとつずつ記録しながら自動化のためのシナリオを作成していきました。

これまで従業員さんがおこなっていた集計に関する作業の流れを確認し、RPAの実行時間がなるべく短くなるようにシナリオを調整。

そして、集計されたデータが見やすい形で表示されるようにkintone側のアプリの設定も工夫し、よりスムーズに、より使いやすく集計がおこなわれるようにしていきました。

集計作業完全自動化が実現し、集計作業時間ゼロ!週次、日次で確認できる状態へ

kintoneとRPAの連携が実現した結果、エクステリア・ガーデニングショップ フローラさまで集計のために従業員さんが作業をおこなう時間ゼロになりました

毎週4時間、月16時間の作業時間が削減されたことにより、その作業時間を別の業務に充てることができるようになりました。

エクステリア・ガーデニングショップ フローラさまの松倉社長は、「データ収集の自動化により、単純計算で月3万円の経費削減になっている」と話されます。

集計結果は数値の変化なども見やすいように、表の形式で出力されます。

例えば、LINEの公式アカウント登録者数の集計は経年による変化と月ごとの数が見やすい表として出力。

Airレジの会計明細もカテゴリごとに集計されるなど、とても読みやすくなっています。

エクステリア・ガーデニングショップ フローラさまが今回得られたものは、集計作業時間の削減だけではありません。

集計作業の完全自動化が実現した結果、これまでコピーミスや漏れなどにより生じていた集計ミスもゼロになりました。

また、従業員さんの作業が不要になったことから、引継ぎやマニュアルなども不要になって、作業以外の部分の業務も削減されるという効果もありました。

さらに、これまでは月に一度だけデータを転記、集計をしていたため月次のタイミングでしか集計データを確認することができませんでしたが、RPA導入によって日ごと、週ごとに自動的に集計されるようになりました。
RPAシナリオの実行タイミングを調整することにより、ほぼリアルタイムのデータをより細かく追いかけることができるようになったのです。

データが取得しづらかったものや集計作業以外も自動化していきたい!

kintoneとRPAツールの連携により、集計作業の完全自動化を実現されたエクステリア・ガーデニングショップ フローラさま。

集計やそれに関係する作業をおこなっていた時間を、集計結果を考察する時間に使えるようになりました。

今回導入したRPAツールCoopelはWEBブラウザで操作できるものを対象とできるため、今後はこれまでデータ取得が煩雑だった集計も自動化し、分析していきたいのだとか。

さまざまな集計結果をじっくりと考察することができれば、事業の展開にもよい作用が生まれるのではないでしょうか。
また、集計以外のくり返し作業についても、自動化できるものがあれば実現されたいそうです。

エクステリア・ガーデニングショップ フローラさまの今後の業務改革や発展に期待が膨らみます!

この記事を書いた人

佐田薫士

『kintoneスペシャリスト』

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 主にkintoneのカスタマイズを得意とし、サイボウズ認定資格である「kintone Associate」「kintone Customization Specialist」「kintone AppDesignSpecialist」を取得しています。 kintoneは他ツール(RPAや販売管理システム等)との連携も得意としていますので、皆様の業務の手助けになりそうな事例を見つけ、是非ご相談ください! youtube「俺たちkintone芸人」で検索!

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 主にkintoneのカスタマイズを得意とし、サイボウズ認定資格である「kintone Associate」「kintone Customization Specialist」「kintone AppDesignSpecialist」を取得しています。 kintoneは他ツール(RPAや販売管理システム等)との連携も得意としていますので、皆様の業務の手助けになりそうな事例を見つけ、是非ご相談ください! youtube「俺たちkintone芸人」で検索!

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