kintone × AI で提案資料の作成を効率化｜シニア事業 ENSOUホールディングス株式会社さまの事例

営業活動において、提案資料の品質や提供するタイミングは受注を決める大事な要素です。

一方で、資料作成に時間がかかったり、担当者によって品質にばらつきがあったりするケースも多く見られます。
「誰でも、短時間で高品質の提案資料を作れる仕組みがあればいいのに……」と思っている方も多いのではないでしょうか。

そんなときにおすすめなのが、kintoneとAIを連携した活用法です。
本記事では、kintone × AIで資料作成の効率化を実現したENSOUホールディングス株式会社さまの事例を紹介します。

提案資料の作成に手間がかかり、品質もバラバラ……誰でも簡単に作成できる仕組みを作りたい！

ENSOUホールディングス株式会社さまは、横浜市に本社を構え、シニア向け事業を展開される企業さまです。

老人ホーム紹介事業を中心に、リサイクル事業、不動産事業、身元保証事業など幅広いサービスを提供されており、「老人ホームの紹介が成約したら、空いた物件や不用品の処分も提案する」というように、1人のお客さまを複数の事業部で連携してサポートするのが特長です。

ENSOUホールディングス株式会社さまでは、以前からKPI/KGI管理にkintone(キントーン)を導入されています。
kintoneを導入する際には、事業部間のつながりを考慮した管理システムを構築し、ダッシュボードも作成することで、スムーズに情報共有できる環境を実現されました。

当時の開発事例については、こちらの記事でも詳しく紹介していますのであわせてご覧ください。

▼kintone構築に向けた要件定義も伴走支援でスムーズに！｜シニア事業 ENSOUホールディングス株式会社さまのサポート事例

▼kintoneでKPI管理を効率化！自動集計と進捗率のダッシュボード化を実現｜シニア事業 ENSOUホールディングス株式会社さまのサポート事例

そんなENSOUホールディングス株式会社さまが、さらなる業務効率化のために着目したのが、提案営業の資料作成業務です。

例えば不動産事業であれば、お客さまの希望条件に合う物件をいくつかピックアップして、場所･築年数･面積･賃料などをパワーポイントでまとめた資料を作成していました。
この資料は、毎回そのお客様に合わせてゼロから手作業で作成するため、手間がかかることが課題となっていました。

また、担当者ごとにパソコンスキルや作業にかける時間も違うため、どうしても資料の品質や見栄えにバラつきが出てしまいます。
物件や施設のリストを羅列するだけでは、資料を受け取るお客さまが比較検討しづらく、他社と差別化できていないことも課題でした。

そこでENSOUホールディングス株式会社さまは、提案資料の作成にかかる工数を減らし、誰でも高品質で見栄えの良い資料が作れる仕組みはできないかと考えました。
商談の場で、比較検討できる資料をスピーディーに出せるのが理想です。

以上を踏まえて、すでに運用しているkintoneとAIを連携して、提案資料を作成できるシステムを構築することにしました。

提案資料作成効率化のカギはkintone × AI

kintoneとAIを連携した活用法は、提案資料の作成業務との相性が抜群です。
理由は大きく2つあります。

1つめは、kintoneには顧客情報や商談履歴などのデータが蓄積している点です。
AIがこれらを参照することで、自社のデータに基づいた独自性の高い資料を自動で生成できます。

情報が更新されたときにも、元となるkintoneレコードさえ更新しておけば自動で反映されるので、資料をあちこち手直しする必要がありません。

2つめは、優れた提案資料の「型」をテンプレートとして共有できる点です。
テンプレートにしておけば、新入社員やパソコンが苦手な人が作成しても、一定の品質を担保でき、業務の属人化も防げます。

kintoneとAIを連携する方法はいくつかありますが、コムデックでは「コムデック 生成AI for kintone」というサービスを提供しています。
このサービスを使うと、kintoneの複数アプリに保存されている情報を横断的に参照して、検索･分析･入力できるようになります。

プロンプトの設定や出力結果の保存も全てkintoneアプリでできるため、プログラミングの知識が無い方や、AIツールを初めて使う方にもぴったりです。
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kintoneアプリの情報をAIで統合して、提案資料のテンプレートに反映する仕組みを構築

ここからは、実際にENSOUホールディングス株式会社さまでAIとkintoneによる提案資料作成の仕組みを構築した流れを解説します。

まずは、担当者さまにヒアリングを実施し、提案資料の作成に必要な情報は何か、現在はどのように作成しているのか、理想とする提案資料はどのような形か、といった内容を確認しました。

次に、kintoneで必要なアプリを用意します。
ENSOUホールディングス株式会社さまの場合は、以前からkintoneを運用されているため、一部のアプリは既にあるものをそのまま使いました。

今回用意した主なアプリと役割は以下の通りです。

施設管理アプリ:物件や施設の基本情報を管理

担当者マスタアプリ:担当者の名前、連絡先、保有資格、得意分野、一言メッセージなどを管理(提案資料の自己紹介欄に使用)

テンプレートアプリ:提案営業の種類に応じて、複数のテンプレートを管理

提案資料アプリ:資料作成の条件を入力したり、生成結果を保存したりする

必要なアプリが用意できたら、コムデック生成AI for kintoneで各アプリの情報を統合して提案内容を生成し、「資料作成アプリ」に保存できるよう設定します。

保存した提案内容は、項目ごとに自動でパワーポイントに配置されて、資料が完成する仕組みです。

また、資料を見たときにより具体的に場所や距離をイメージできるように、物件や施設の位置をGoogle Mapで自動取得し、資料内に表示する仕組みも追加しました。

kintoneとGoogle Maps APIを連携して、ボタンを押すだけで距離や移動時間を自動取得できるようになっています。

最後に、出力されたパワーポイント資料を確認し、微調整をすればシステムの完成です。

実際にできあがった資料がこちらです。

資料を作成する際の手順は「作成者名を入力→提案先の情報を入力→テンプレートを指定→実行」という、とてもシンプルなものです。
完成したパワーポイントは、ボタン操作だけでダウンロードできます。

提案資料の作成にkintoneとAIを活用するメリット

今回のアプリ開発のポイントは、Google Mapと連携して、地図や移動時間を自動取得できるようにした点です。
この機能を使うためには、Google APIキーの発行が必要になります。

また、パワーポイントのテンプレートは、デザインを自由に変更できるため、自社のイメージに合う形にできるのもメリットです。
既存のテンプレートが無い場合は、テンプレート作りからAIに考えてもらうことも可能です。
プロンプトを調整すれば、物件･施設の比較軸も柔軟に変更できます。

ENSOUホールディングス株式会社さまは、このシステムを構築したことで、提案資料の作成作業にかかる時間を約30%も削減できました。
営業担当は、提案したい物件や施設を選ぶだけで、資料の大枠を作成できるようになりました。
誰が作っても一定の品質を担保できるのもメリットです。

さらに、地図表示や見やすい比較資料によって、他社との差別化にもつながっています。
商談時にその場で比較検討できる資料を用意できるため、提供スピードの面でも優位性を発揮できます。

kintone × AI活用は、営業活動のこんなシーンでも活躍

kintoneとAIを連携した活用法は、資料作成以外のシーンでも重宝します。
例えば、問い合わせフォームに届いた情報をAIで分析すれば、至急対応すべき問い合わせと営業目的の問い合わせを自動的に選別し、優先度をランク付けすることが可能です。

▼kintoneとChatGPTの連携で問合せの優先度を自動判定して対応の効率化を実現！

他にも、案件管理業務では、営業担当が記録した簡易的な営業メモをAIで整理し、自動で「案件管理アプリ」に登録する仕組みを構築できます。
これにより、営業担当の手間を増やすことなく、社内の情報共有やデータ活用を強化できるのがメリットです。

▼kintone × AI で営業メモの内容を案件管理アプリに自動登録｜介護施設紹介業 株式会社オッターライフさまの開発事例

kintone × AIで資料作成の時間短縮･品質向上を実現しよう！

kintoneとAIを連携して活用すれば、資料作成の時間を短縮し、一定の品質を保てるようになります。
ENSOUホールディングス株式会社さまは、今後も不動産業の物件提案や人材紹介業の提案、メンテナンス業の設備更新提案など、さまざまな分野でこの仕組みを広げていきたいとのことでした。

コムデックでは、kintone × AI の活用をサポートする「コムデック 生成AI for kintone 導入コンサル」というサービスを提供しております。
「AIを導入したいけど何から始めたら良いのか分からない」という方も、ぜひお気軽にご相談ください。

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