kintone × AI で営業メモの内容を案件管理アプリに自動登録｜介護施設紹介業 株式会社オッターライフさまの開発事例

kintoneを活用する企業さまでは、しばしば「入力の二度手間」が発生します。
例えば「商談記録と案件管理」「見積データと受注データ」のように似た内容でも役割が違うアプリがあると、同じ情報を何度も入力しなければなりません。

データの管理は大切なことですが、現場の手間が増えすぎると業務効率が低下してしまいます。
みなさんの中にも「入力が面倒で、使わなくなってしまったアプリ」にお心当たりがある方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そんなときにおすすめなのが、kintoneとAIを連携した活用法です。
1つのアプリに最低限の情報を入力すれば、AIが必要な箇所を抽出して、別のアプリにも自動登録してくれます。

本記事では、営業メモの内容を案件管理アプリに自動登録できる仕組みを構築した、株式会社オッターライフさまの開発事例を紹介します。

営業担当の手間を増やすことなく案件管理を強化したい！

株式会社オッターライフさまは、兵庫県尼崎市に本社を構え、阪神エリアで高齢者向け介護施設の紹介業を営む企業さまです。
介護施設を探す方の施設選びや資料請求、見学、入所手続きなどを無料でサポートされています。

そんな株式会社オッターライフさまには「案件管理において全体の進捗状況が分かりづらい」という課題がありました。
利用者さまの施設入居は、大まかに言うと「ヒアリング→施設提案→見学→申し込み→契約→入居」という流れで進んでいきます。

利用者さまによって健康状態やご家族の状況、経済状況、希望条件などがさまざまなので、細かいヒアリングと情報共有が欠かせません。これまでは、各営業担当がヒアリングした情報をkintone(キントーン)の「営業メモアプリ」に入力して管理されていました。

しかし、入力形式が自由記述となっており、何を･どのように書くかも担当者任せだったので、内容はバラバラの状態でした。
これでは、どの案件が･どうなっているのかがよく分かりません。

過去に「案件管理アプリ」の導入を試みたこともあったのですが、「営業メモアプリ」と同じことを入力する手間がネックとなり、定着せずに終わってしまったそうです。
そこで、改めて「案件管理アプリ」を整備して、進捗状況を見える化したいと考えた株式会社オッターライフさま。

ヒアリング内容や対応履歴も、社内で共有できるようにしたいところです。
ただ、前回のように営業担当の入力の手間を増やすことは避けたいため、今ある「営業メモアプリ」の情報を活用できないかと考えました。

以上を踏まえて、今回はkintoneとAIを連携し、「営業メモアプリ」の情報をもとに「案件管理アプリ」に自動登録できる仕組みを構築することにしました。

kintoneはAI連携でさらに便利に

kintoneはアプリの自由度が高いので、自社に合ったデータベースを構築できるのが特徴です。
既製品のシステムには無い、独自の項目や集計フローも自由に設定できます。

さらに、kintoneはAIと連携することで、蓄積したデータの効率的な集計･分析も可能になります。
AIの出力結果もkintoneで保存できるため、データの登録から集計･分析･活用まで、全ての工程をkintone内で一元管理できるのがメリットです。

コムデックでも、kintoneとAIを連携できる「コムデック 生成AI for kintone」というサービスを提供しています。
この連携サービスを利用すると、kintoneの複数アプリの情報を、横断的に参照できるようになります。

また、AI-OCRにも対応しているため、書類の画像を読み込めば自動でデータ登録することが可能です。
AIに作業を指示するためのプロンプトはkintoneアプリ上で設定できるため、非エンジニアの方でも使いやすいのがメリットです。

「コムデック 生成AI for kintone」サービスページはこちら

現状を細かくヒアリングしてからAIによる自動登録の仕組みを構築

ここからは、実際に株式会社オッターライフさまで実施したアプリ開発の流れを解説します。
はじめに、現状について詳しくヒアリングしました。

営業担当の皆さんは、「案件管理アプリ」ではなく「営業メモアプリ」をメインで使っていることが明らかになったため、メモの書き方や内容の傾向も詳しくお伺いしています。
次に、「案件管理アプリ」の項目と、メモの内容をどのように対応させるかを整理しました。

項目としては、案件名、顧客名、相談内容、ステータスなどを設けることにしました。
続いて、先ほど紹介したコムデックの「コムデック 生成AI for kintone」を使って、「営業メモアプリ」の内容をAIで解析し「案件管理アプリ」の各項目に自動で振り分けられるよう、プロンプトを設定します。

一通り設定ができたところで、試験運用を開始しました。
現在は、実際の「営業メモアプリ」のデータを使って、AIによる出力の精度を確認し、運用方法を検証している段階です。

開発のポイントは「今まで通りの営業メモをAIでいかに整理できるか」

株式会社オッターライフさまのアプリ開発は、まだ試験運用と調整を行っている段階ではありますが、すでに効率化の手応えを感じ始めています。
今回のアプリ開発における最大のポイントは、なるべく既存の営業メモの使い方を変えずに、AI側でうまく情報を拾う仕組みを作ることです。

もともと、営業メモの書き方は担当者によってバラつきがあることがネックでした。
とはいえ、あまり項目やルールを追加すると、現場の負担を増やしてしまいます。

そこで、AIがより正確に情報を振り分けられる書き方が無いか、いくつかのパターンで検証しました。
その結果、営業メモのテンプレートを作成しておき、それに沿ってヒアリング結果を登録してもらうのが良さそうだという結論に至りました。

このまま試験運用がうまくいけば、営業担当の手を煩わせることなく、「案件管理アプリ」を登録できる仕組みを実現できそうです。
データが蓄積されてきたことで、「どの案件が･どんな相談内容で･今どの段階か」が一覧で把握できるようになってきたこともメリットです。

kintone × AI で他にもこんなことができる！

株式会社オッターライフさまの事例は、kintone × AIで入力の二度手間を解消するというものでした。
kintone × AI には他にもさまざまな活用法があるので、ここで2つ紹介したいと思います。

お問合せの優先度を自動判定

ホームページの問合せフォームには、今すぐにでも商品やサービスを購入したいお客さまや、ちょっと資料が欲しいだけのお客さま、明らかな営業メールまで、さまざまな内容のメッセージが届きます。
全てのメッセージに目を通していると、優先度の高いお客さまへの対応が遅れてしまうかもしれません。

そこで、まずは届いた問合せを1件ずつkintoneアプリに保存し、その内容をAIで分析して優先度をA～Cランクで判定してもらいます。
判定結果とその理由を、出力用のkintoneアプリに保存することで、担当者は明らかな営業メールや迷惑メールに時間を取られることが無く、重要度の高い問合せに素早く対応できるようになります。

▼kintoneとChatGPTの連携で問合せの優先度を自動判定して対応の効率化を実現！

商談記録や議事録の自動作成

商談記録や議事録を作成するためには、会話中にメモをとったり、後から録音を聞き直して文字起こしをしたりと、多くの手間と時間がかかります。
会議そのものよりも、議事録作成に時間がかかってしまう、ということもしばしばです。

そんなときにkintoneとAIを連携して活用すれば、商談や会議の音声ファイルをkintoneにアップロードするだけで、自動で文字起こしや要約ができるようになります。
もちろん、最終的に人の目によるチェックや微調整は必要になりますが、一から作成するのと比べたら、大幅な効率化が期待できます。

▼kintoneとAIで議事録の作成･管理を効率化する方法とは？連携サービスとカスタマイズ事例を紹介

kintone × AI活用のことならコムデックにお任せください

kintoneとAIを連携して活用すると、さまざまなシーンで業務の効率化が実現できます。
株式会社オッターライフさまは今後の試験運用で、入力件数や入力漏れの削減効果なども定量的に検証される予定です。

単なる入力の自動化にとどまらず、将来的には営業メモの内容をAIで分析して「次にやるべきアクション」を提案できるようにするなど、活用の幅を広げていきたいとのことでした。
コムデックでは、kintone × AI の活用をサポートする「コムデック 生成AI for kintone 導入コンサル」というサービスも提供しております。

AIに興味はあるけど何から手を付ければ良いか分からない、現場でのAI活用が定着しない、とお悩みの方も、ぜひお気軽にご相談ください。

「コムデック 生成AI for kintone 導入コンサル」サービスページはこちら