kintoneで産休･育休の手続き管理を効率化！社労士 業務改善パッケージのカスタマイズ事例5選

産休･育休に関する手続きタスク管理は、社労士業務の中でも特に大変な業務の1つです。
エクセルや自作のkintoneアプリで管理しているものの、使いにくさを感じているという方も多いのではないでしょうか。

そんなときにおすすめなのが、「kintone 社労士業務改善パッケージ」の活用です。
パッケージはそのままでも十分に機能しますが、カスタマイズすることでさらに自社の業務にぴったりのシステムに仕上がります。

本記事では、社労士業務改善パッケージのカスタマイズ事例を5つ紹介します。

タスク管理の難しさがトップクラスの「産休･育休管理」

産休･育休に関するタスク管理は、数ある社労士業務の中でもトップクラスに複雑です。
改めて、なぜ難しいのかを紐解いてみると、大きく3つの理由が見えてきます。

1つめの理由は、管理対象となる期間が長く、1年以上に及ぶケースもあるためです。
人によって半年、1年など取得期間が異なりますし、状況に応じて延長や短縮もあります。

2つめの理由は、出産予定日と実際の出産日のズレによって、産休･育休のスケジュールが変動するためです。

3つめの理由は、産休･育休が健康保険、厚生年金、雇用保険など複数の制度に関係してくるためです。
それぞれに申請が必要で、申請書の様式や添付書類も異なります。

こうした背景から、社労士さまからはよく次のようなお悩みが聞かれます。

• 手続きが漏れたり遅れたりしやすい
• 事務所内の担当が変わると引継ぎが大変
• 共通のエクセルで管理しているものの、複数人で同時に使えない
• メールやファイルサーバーにも情報が分散してしまう

産休･育休の給付金は、ご本人の生活に直結する手続きのため、正確かつ迅速に対応しなければならず、多くの社労士さまが苦労されているのが実情です。

kintoneで社労士業務を一元管理できる「社労士 業務改善パッケージ」

産休･育休のタスク管理でお悩みの方におすすめしたいのが、コムデックが提供する「kintone 社労士 業務改善パッケージ」です。
このパッケージには、顧問先管理アプリ、契約管理アプリ、手続き管理アプリ(定期･不定期)などが含まれています。

パッケージにはアラート機能もついているため、各種手続きの抜け漏れを防止できます。
スケジュール管理、日報管理、請求管理など、あらゆる業務をkintone(キントーン)に集約できるのがメリットです。

産休育休についても、「産休育休管理簿アプリ」に顧問先と対象者を登録すると、人別のタスクが「不定期手続き管理簿」に自動作成される仕組みになっています。
この時、タスクの実施日は出産予定日と出産日を元に自動計算される他、それぞれを基準日として作成されるタスクを分けることで、予定日と実際の日付のズレにも対応できるようにしています。

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社労士業務改善パッケージのカスタマイズ事例5選

社労士業務改善パッケージはそのままでも使えますが、事務所の業務フローに合わせてカスタマイズされる社労士さまも多くいらっしゃいます。
例えば「社労士業務改善パッケージのタスク自動作成は育休が最大限延長された場合の手続き数で出力される仕様のため、人によっては不要なタスクの削除が必要になる」といった、ちょっとした不便さの解消です。

パッケージをカスタマイズすることで、「業務をシステムに合わせる」のではなく、「システムを自社の業務に合わせる」ことが可能になります。
ここからは、社労士業務改善パッケージのカスタマイズ事例を5つ紹介します。

事例①krewSheetの行列変換ビューで理想の一覧表を実現

社労士業務改善パッケージでは、タスクを自動作成すると「1手続き1レコード」の形でタスク登録されます。
1手続き1レコードにすることで、手続毎にアラートを出したり、進捗状況を管理することができる仕組みです。

一方で、「縦軸に会社名と産育休の対象者を表示し、横軸に全ての手続きとその手続きの実施状況や日付を表示」はできないため、「特定の従業員の手続きがどこまで終わっているか」を一貫して確認するには一覧を対象者名で絞ったり、産休･育休管理簿アプリ側の関連レコードを確認したりする必要があります。

この、「一人の従業員の手続き状況をまとめて確認」を実現するには、「krewSheet(クルーシート)」というプラグインがおすすめです。
krewSheetは、kintoneデータをエクセルのような視認性と操作性にできるプラグインで、kintoneの一覧レイアウトをそのまま使える「Sheetモード」と、ピボット集計や行列変換ができる「Xrossモード」が選べます。

今回はXrossモードの行列変換機能を使うことで理想のレイアウトを実現し、「対象者別」でタスク状況を横断的に確認できるようになりました。

▼krewSheetXrossモード活用！kintoneで進捗管理｜社会保険労務士法人とうかいさまのアプリ開発事例

事例②krewSheetで従来のスプレッドシートに近い使用感を再現

続いては、スプレッドシートで産休･育休を管理されていた社労士法人さまの事例です。
kintoneと社労士業務改善パッケージを導入するにあたり、「産休･育休管理簿アプリ」をkrewSheetでカスタマイズすることにしました。

krewSheetなら事例①と同じでは？と思うかもしれませんが、事例①は「タスクが出来上がった先の不定期手続き管理簿」にkrewSheetを適用しているのに対し、こちらの事例は産休･育休管理簿アプリそのものにkrewSheetを適用しています。
つまり、パッケージの標準機能である「1手続き1レコード」の形式はあえて利用せず、産休･育休管理簿アプリの中で手続きタスクの管理を完結させることで、従来のスプレッドシートに近い運用をkintoneで再現することにした事例です。

これにより、従来のスプレッドシートによく似た形式で、社保･雇保などでシートを分けて一覧表示できるようになりました。
日付計算のプラグインを使えば、「1手続き1レコード」の時と同様に、タスク実施予定日を自動入力することも可能です。
また、krewSheetの機能を使って、「当月の手続き対象を赤く表示する」「日付で絞り込む」といった対応や、この一覧画面上で状況を更新することもできます。

従来のスプレッドシートに近い運用が可能になる一方で、「1手続き1レコード」の形式ではないためタスクのリマインド・アラート機能については若干弱くなります。
kintone標準のアラート通知は設定条件が10個までとなっているため、アラート対象の日付項目が10以上になる産休･育休管理簿アプリでは、全ての項目に対してアラート設定ができないのです。

この問題に対しては、通常の期日管理の項目とは別に「次にアラート通知したい日付」用の項目を作成し、都度入力すれば通知可能です。

▼社労士事務所の産前産後･育児休業(産育休)の期日管理と手続きを効率化！｜社会保険労務士法人 大和総合労務事務所さまのアプリ開発事例

事例③krewDataで「タスク」と「対象従業員」をつなぐ

社労士業務改善パッケージは「産育休の手続きが必要な従業員」の情報と「その従業員に紐づく手続き」がそれぞれ別のアプリで管理されています。
手続の進捗は不定期手続き管理簿で管理していただく運用ですが、手続きが一つ一つのレコードに分解されているため、「この顧問先のこの従業員の手続きが今どこまで進んでいるか」を一目で把握するのは難しいかもしれません。

そこで、一つの解決策となるのが「不定期手続き管理簿に登録された進捗状況を産休･育休管理簿アプリに自動で連携する」という方法です。
このような場合には、「krewData(クルーデータ)」というプラグインを使うと、入力の手間を省くことが可能です。

不定期手続き管理簿アプリのどの手続きが産休･育休管理簿アプリのどの項目に連動するかをあらかじめ決めておけば、産休･育休管理簿アプリ側で従業員別の進捗状況を一目で確認可能です。

「産休･育休管理簿アプリ」では「01書類発送完了日」、「不定期手続き管理簿アプリ」では「01書類発送」といったように、「その手続きの状況を産休･育休管理簿アプリのどの項目に連携するか」を検討し、必要に応じて産休･育休管理簿アプリの項目を調整します。

次に、krewDataを使って「不定期手続き管理簿アプリ」の手続き状況を「完了」にしたら、「出産育児従業員管理簿アプリ」にも自動で反映するよう設定します。

これにより、手続きタスクの進捗管理は「不定期手続き管理簿アプリ」で、対象者別の状況は「産休育休管理簿アプリ」で見られるようになります。
手続はあくまで不定期手続き管理簿アプリにあるため、タスク別にアラートも可能です。

この方法の場合、もし手続きマスタの内容が変更になった場合には、連携フローの設定も調整が必要になります。
また、進捗状況は自動で反映されるとは言え、二重管理になってしまうこと、「不定期手続き管理簿アプリ」の更新から「出産育児従業員管理簿アプリ」への反映にはタイムラグが発生することがデメリットです。

事例④産休･育休管理簿の表示をテーブル形式にアレンジ

「産休･育休管理簿アプリ」で進捗を確認するとき、横並びだとスクロールが必要で確認しにくいという場合には、テーブル形式でタスクを初期表示し、日付計算はkrewDataで実施するという方法もあります。

産休･育休管理簿アプリに「手続き内容･手続き開始日･申請日･完了日･納品日」をテーブル形式で新規項目追加し、テーブル初期表示のプラグインまたはルックアップ内のサブテーブルを参照できるプラグインで必要なタスクを一括で反映します。
その上で、出産予定日や出産日が入力されたら、krewDataを使って各タスクの実施予定日を自動でテーブルに反映する仕組みです。

この方法ならタスクが縦に並ぶので見やすく、必要であれば当月のタスクに色付けすることも可能です。

画像は製造業の工程管理ですが、このような形式でタスクを立て並びに表示し、進捗状況に応じた色分け等も可能です。

デメリットとしては、krewDataで日付を計算するため、krewDataが実行されるまで更新されない、という点が挙げられます。
また、自動計算された日付を手動で調整しても、krewDataが動けば元の日付に戻されてしまいます。

テーブル形式になるためそのままではアラート通知ができませんが、事例②と同様にアラートのタイミングを手動で登録すれば通知も可能です。

事例⑤パッケージの基本形を活かしながら、手続き状況を1つのアプリに集約

次にご紹介するのは、事例③と④のハイブリッドタイプです。
パッケージにもともと備わっている「出産育児従業員管理簿アプリ」から「不定期手続き管理簿アプリ」にタスクを自動作成する仕組みはそのまま使います。

産休･育休管理簿アプリでは、事例④と同様にテーブル形式での表示を実装しておき、事例③のように不定期手続き管理簿から産休･育休管理簿アプリに進捗状況を連携させる仕組みです。
ここでポイントとなるのは、事例③では「手続きに対応する項目」を一つずつ指定していましたが、今回のケースでは「その従業員に関わる出産育児の全ての手続きを集約して、産休･育休管理簿アプリのテーブルに都度登録を行う」仕組みになっていることです。

これにより、「不定期手続き管理簿アプリ」の項目を「出産育児従業員管理簿アプリ」のテーブルに自動反映できるようになります。
対応する項目を一つずつ作る必要が無いため、事例③よりも手軽に産休･育休管理簿アプリ側で進捗を確認できます。

この場合、「出産育児従業員管理簿アプリ」は最初の登録と状況確認で使用します。

このカスタマイズのメリットは、社労士業務改善パッケージの仕組みを活かしているため、カスタマイズ費用を抑えつつ、1つのアプリで状況を把握できる仕組みを構築できる点です。
タスクは「不定期手続き管理簿」で1つずつ登録されるため、翌月分を簡単に抽出できます。

アラートを出したり、担当者を分けたりすることも可能です。
全体の状況確認は事例①と同じ形式で確認できますし、手続きマスタを自動で反映するため、マスタが変わってもアプリを改修しなくて済みます。

デメリットとしては、事例③と同じく、自動で反映されるとは言え、二重管理になってしまうことが挙げられます。
また、「不定期手続き管理簿アプリ」の更新から「出産育児従業員管理簿アプリ」への反映にはタイムラグが発生します。

社労士業務改善パッケージのカスタマイズで、理想のシステムを実現しよう！

社労士業務改善パッケージはそのままでも十分活用できますが、カスタマイズを加えることで、より実務にフィットしたシステムを構築できます。
コムデックでは、kintoneの知識と業務知識を兼ね備えたスタッフが対応いたしますので、是非お気軽にお問い合わせください。

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